Immer mehr Selbstständige und kleine Unternehmen erledigen einen Teil ihrer Arbeit von zu Hause. Damit stellt sich die Frage, welche Homeoffice-Kosten sich steuerlich geltend machen lassen und wie man sie sauber von den privaten Lebenshaltungskosten abgrenzt. Wer hier mit System arbeitet, senkt die Steuerlast legal und übersteht eine Rückfrage des Steueramts ohne Stress. Dieser Leitfaden zeigt, wie KMU in der Schweiz Homeoffice-Kosten korrekt erfassen, anteilig berechnen und belegen.
Welche Kosten betroffen sind
Grundsätzlich ist nur der Teil der Wohnkosten abziehbar, der tatsächlich geschäftlich genutzt wird. Klassischerweise fallen darunter:
- Miete oder kalkulatorischer Mietwert des geschäftlich genutzten Raums
- Nebenkosten wie Heizung, Wasser und allgemeiner Unterhalt
- Strom für Beleuchtung und Geräte
- Internet und Telefon, soweit beruflich verwendet
- anteilige Reinigung und kleinere Instandhaltung des Arbeitszimmers
Rein private Ausgaben bleiben aussen vor. Die Regel lautet immer: Ein Aufwand ist nur dann abzugsfähiger Geschäftsaufwand, wenn er geschäftlich begründet ist. Eine vertiefte Übersicht dazu bietet der Beitrag zum abzugsfähigen Geschäftsaufwand.
Anteil für das Arbeitszimmer
Den grössten Posten bildet meist das Arbeitszimmer. Damit ein Raumanteil anerkannt wird, sollte der Raum überwiegend oder ausschliesslich beruflich genutzt werden. Ein Pult in der Ecke des Wohnzimmers reicht in der Regel nicht; ein separates, klar abgegrenztes Zimmer schon.
Üblicherweise wird der abziehbare Anteil nach der Fläche bestimmt: Die Fläche des Arbeitszimmers wird ins Verhältnis zur gesamten Wohnfläche gesetzt. Aus diesem Prozentsatz ergibt sich, welcher Anteil von Miete und Nebenkosten geschäftlich verbucht werden darf. Bei gemieteten Objekten zählt die effektive Miete, bei selbstgenutztem Wohneigentum ein angemessener kalkulatorischer Wert.
Strom, Internet und Telefon
Strom, Internet und Telefon lassen sich selten exakt aufteilen. Hier ist eine plausible und nachvollziehbare Schätzung gefragt:
- Strom folgt oft dem Flächenanteil oder einem moderaten geschäftlichen Prozentsatz.
- Internet wird häufig hälftig oder zu einem festen Anteil geschäftlich angesetzt, wenn derselbe Anschluss privat und beruflich dient.
- Mobiltelefon lässt sich anhand der tatsächlichen geschäftlichen Nutzung aufteilen; ein eigener Geschäftsanschluss ist sauberer.
Wichtig ist, dass die gewählte Quote realistisch bleibt. Wer 90 Prozent des privaten Internetanschlusses geschäftlich abzieht, weckt unnötig Aufmerksamkeit beim Steueramt.
Berechnung der Quote
Die Berechnung läuft fast immer über einen Anteilsschlüssel. Das folgende Beispiel zeigt das Prinzip für eine Wohnung von 100 m² mit einem Arbeitszimmer von 15 m², also einem Flächenanteil von 15 Prozent.
| Kostenart | Jahreskosten total | Geschäftlicher Anteil | Abziehbar |
|---|---|---|---|
| Miete | CHF 24'000 | 15 Prozent | CHF 3'600 |
| Nebenkosten | CHF 3'000 | 15 Prozent | CHF 450 |
| Strom | CHF 1'200 | 15 Prozent | CHF 180 |
| Internet | CHF 720 | 50 Prozent | CHF 360 |
Die Zahlen sind nur ein Rechenmuster und keine Vorgabe. Massgebend ist immer Ihre konkrete Situation. Halten Sie den verwendeten Schlüssel schriftlich fest, damit die Quote über die Jahre konsistent bleibt und nachvollziehbar ist.
Belege und Nachweise
Wie bei jedem Aufwand gilt: Ohne Beleg kein Abzug. Bewahren Sie Mietvertrag, Nebenkostenabrechnungen sowie Strom-, Internet- und Telefonrechnungen geordnet auf. Sinnvoll ist zusätzlich eine kurze Notiz, wie der geschäftliche Anteil berechnet wurde, etwa ein einfacher Flächenplan.
Beachten Sie die Aufbewahrungspflicht nach Obligationenrecht (OR): Geschäftsunterlagen sind in der Regel zehn Jahre aufzubewahren. Wer Belege laufend digital erfasst, hat sie bei einer Prüfung sofort zur Hand. Eine sauber geführte Buchhaltung mit klar getrennten Konten im KMU-Kontenrahmen macht den Nachweis deutlich einfacher.
Unterschied Selbstständige und Angestellte
Die steuerliche Behandlung hängt stark davon ab, ob Sie als Selbstständige oder als Angestellte arbeiten.
- Selbstständige (Einzelfirma) verbuchen den geschäftlichen Anteil direkt als Aufwand in der Geschäftsbuchhaltung. Er mindert den steuerbaren Geschäftsgewinn.
- Angestellte, auch wenn sie Inhaber einer GmbH oder AG sind, können Homeoffice-Kosten meist nicht frei abziehen. Hier greifen die Regeln für Berufsauslagen, oft über eine Pauschale. Alternativ kann die Gesellschaft einen Teil der Raumkosten als Entschädigung übernehmen, was sauber geregelt sein muss.
Gerade bei der GmbH/AG ist es entscheidend, private und geschäftliche Sphäre nicht zu vermischen. Eine vertraglich geregelte Raumentschädigung ist transparenter als ein informeller Abzug. Wie Sie die Geldflüsse generell sauber trennen, zeigt der Beitrag dazu, Privat- und Geschäftskonto zu trennen.
Privatanteil sauber abgrenzen
Der häufigste Fehler im Homeoffice ist eine zu grosszügige Abgrenzung. Wird ein Raum oder ein Anschluss auch privat genutzt, muss zwingend ein Privatanteil ausgeschieden werden. Das gilt analog zu anderen gemischt genutzten Positionen, etwa beim Fahrzeug. Wie das funktioniert, beschreibt der Vergleich Geschäftswagen vs. Privatfahrzeug.
Drei Grundsätze helfen, den Privatanteil sauber zu halten:
- Konsistenz: denselben Schlüssel über die Jahre verwenden und nur bei echten Änderungen anpassen.
- Plausibilität: Quoten so wählen, dass sie der tatsächlichen Nutzung entsprechen.
- Dokumentation: Berechnung und Annahmen schriftlich festhalten.
Da Miet- und Raumkosten oft den grössten Block bilden, lohnt sich auch ein Blick auf die allgemeine Behandlung von Miet- und Leasingkosten in der Buchhaltung sowie auf die Miete und Raumkosten im Kontenrahmen. Bei einer MWST-Registrierung ist zudem zu prüfen, ob auf dem geschäftlichen Anteil ein Vorsteuerabzug möglich ist.