Für viele KMU sind Geschäftsmiete und Leasing nach dem Personal die grössten fixen Kosten. Buchhalterisch wirken sie einfach, weil jeden Monat derselbe Betrag abgeht. Die Fehler stecken in den Details: ein Mietzinsdepot, das als Aufwand gebucht wird, eine Nebenkostenabrechnung, die nie abgegrenzt wird, oder Vorsteuer auf einer Miete, die gar keine MWST enthält.
Kontierung im Überblick
| Vorgang | Konto | MWST |
|---|---|---|
| Mietzins Büro, Laden, Werkstatt | 6000 Raumaufwand | ausgenommen, ausser der Vermieter hat optiert |
| Nebenkosten-Akonto | 6000 Raumaufwand (Unterkonto) | folgt der Miete |
| Parkplatz, separat vermietet | 6000 oder 6200 | steuerbar zum Normalsatz |
| Mietzinsdepot | 1140 Vorschüsse und Darlehen oder eigenes Konto im Anlagevermögen | keine |
| Fahrzeugleasing | 6260 Fahrzeugleasing und -mieten | Vorsteuer auf der Rate |
| Leasing von Maschinen und Geräten | 6105 Leasingaufwand mobile Sachanlagen | Vorsteuer auf der Rate |
| IT-Leasing | 6570 Informatikaufwand inkl. Leasing | Vorsteuer auf der Rate |
Miete und MWST
Die Vermietung von Geschäftsräumen ist von der MWST ausgenommen. Ein Vermieter kann jedoch für die Versteuerung optieren, wenn der Mieter die Räume für steuerbare Zwecke nutzt. Dann weist der Mietvertrag oder die Mietzinsrechnung MWST aus, und Sie dürfen die Vorsteuer abziehen. Prüfen Sie den Vertrag: Steht dort keine MWST-Nummer und kein Steuerbetrag, gibt es keine Vorsteuer. Die Regeln dazu stehen in den MWST-Praxispublikationen der ESTV.
Mietzinsdepot und Nebenkosten
Das Mietzinsdepot liegt auf einem Sperrkonto auf den Namen des Mieters und bleibt Vermögen Ihres Unternehmens. Es gehört deshalb in die Bilanz, nicht in den Aufwand. Zinsen auf dem Depot verbuchen Sie als Finanzertrag.
Die Nebenkosten werden meist akonto bezahlt und einmal im Jahr abgerechnet. Liegt die Abrechnung beim Abschluss noch nicht vor, schätzen Sie die Nachzahlung oder Rückerstattung anhand des Vorjahres und grenzen sie über 2300 bzw. 1300 ab.
Leasing nach OR
Im Abschluss nach Obligationenrecht werden Leasingraten bei KMU in der Regel als Aufwand gebucht. Ein Finanzierungsleasing kann alternativ aktiviert werden; der Kontenrahmen sieht dafür die Konten 2120 bzw. 2420 Verbindlichkeiten aus Finanzierungsleasing vor. Unabhängig davon verlangt Art. 959c OR im Anhang den Restbetrag der Leasingverpflichtungen, sofern sie nicht innert zwölf Monaten auslaufen oder gekündigt werden können.
Beispiel: Ein Lieferwagen ist für 48 Monate zu 650 CHF plus MWST geleast. Nach 18 Monaten bleiben 30 Raten offen. Im Anhang erscheinen 19'500 CHF als Leasingverpflichtung.
Privatanteil bei Leasingfahrzeugen
Wird ein geleastes Geschäftsfahrzeug auch privat genutzt, ist ein Privatanteil abzurechnen, sowohl für die MWST als auch für den Lohnausweis. Die ESTV legt dafür einen Pauschalsatz auf dem Kaufpreis fest, der auch bei Leasing gilt. Den aktuellen Satz und die Buchung zeigt der Beitrag Geschäftsfahrzeug: Privatanteil korrekt buchen.
Kontrolle im Abschluss
- Mietzins und Leasingraten mit den Verträgen abgleichen, inklusive Anpassungen nach Referenzzinssatz oder Indexierung.
- Mietzinsdepot gegen den Bankauszug des Sperrkontos prüfen.
- Nebenkostenabrechnung des Vorjahres verbucht und neue Abgrenzung erfasst.
- Restlaufzeiten aller Leasingverträge für den Anhang zusammenstellen.
Wie die monatlichen Belastungen selbst geregelt werden, erklärt der Ratgeber zu Lastschriften und Daueraufträgen in der Buchhaltung. Für weitere Angaben im Anhang hilft der Beitrag Anhang-Angaben aus der Buchhaltung.