Ob Sportclub, Kulturverein oder Quartiergenossenschaft: Auch ein Verein ohne Gewinnabsicht braucht eine saubere und nachvollziehbare Buchhaltung. Der Vorstand verwaltet fremdes Geld, nämlich die Beiträge und Spenden der Mitglieder, und muss darüber an der Generalversammlung Rechenschaft ablegen. Die gute Nachricht: Bei einem kleinen Verein bleibt die Vereinsbuchhaltung überschaubar, wenn man von Anfang an Ordnung hält. Dieser Leitfaden erklärt die wichtigsten Pflichten, Buchungen und MWST-Fragen so, dass auch ein ehrenamtlicher Kassier sie versteht.
Pflichten des Vereinsvorstands
Der Verein ist im Obligationenrecht (OR) geregelt und entsteht mit den schriftlichen Statuten. Für die Rechnungslegung gilt: Wer als Verein zur Eintragung ins Handelsregister verpflichtet ist oder eine gewisse Grösse erreicht, muss eine ordentliche Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung führen. Kleinere Vereine dürfen sich auf eine einfache Rechnung beschränken, die mindestens Einnahmen, Ausgaben und das Vermögen abbildet (sogenannte Milchbüchlirechnung).
Unabhängig von der Grösse gilt:
- Der Vorstand führt die Geschäfte sorgfältig und treuhänderisch.
- Jede Bewegung wird mit einem Beleg dokumentiert.
- Die Rechnung wird der Generalversammlung (GV) zur Genehmigung vorgelegt.
- Belege und Unterlagen werden zehn Jahre aufbewahrt.
Wer die Grundlagen sauber aufsetzen will, findet in den Buchhaltungsgrundlagen für KMU einen guten Einstieg, der sich auch auf Vereine übertragen lässt.
Mitgliederbeiträge verbuchen
Die Mitgliederbeiträge sind in den meisten Vereinen die wichtigste Einnahmequelle. Sie werden im Jahr ihrer Fälligkeit als Ertrag erfasst, nicht erst beim Zahlungseingang, sofern der Verein nach dem Prinzip der periodengerechten Abgrenzung arbeitet. Praktisch bewährt sich eine Mitgliederliste, aus der hervorgeht, wer bezahlt hat und wer noch offen ist.
Typische Buchungen rund um die Beiträge:
| Vorgang | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Beitrag in Rechnung gestellt | Forderungen Mitglieder | Beitragsertrag |
| Beitrag auf dem Bankkonto eingegangen | Bank | Forderungen Mitglieder |
| Bar an einem Anlass kassiert | Kasse | Beitragsertrag |
Offene Beiträge am Jahresende bleiben als Forderung stehen. Uneinbringliche Beiträge werden ausgebucht. Wer mit Soll und Haben noch nicht ganz sicher ist, dem hilft die Erklärung zu Soll und Haben erklärt.
Spenden und Sponsoring
Hier lohnt sich eine klare Unterscheidung, weil sie steuerlich und bei der MWST unterschiedlich behandelt wird:
- Spenden sind freiwillige Zuwendungen ohne Gegenleistung. Sie gelten nicht als Entgelt und sind für die MWST grundsätzlich kein Umsatz.
- Sponsoring ist eine Gegenleistung: Der Verein wirbt für den Geldgeber, nennt ihn auf der Webseite oder im Programmheft. Das kann eine steuerbare Leistung sein.
Führen Sie Spenden und Sponsoring deshalb auf getrennten Konten. So sehen Sie auf einen Blick, welcher Teil der Einnahmen mehrwertsteuerlich relevant sein könnte. Ein einfacher, an die Bedürfnisse des Vereins angepasster Kontenplan auf Basis des KMU-Kontenrahmens schafft hier Klarheit; mehr dazu im KMU-Kontenrahmen der Schweiz.
Kassenführung im Verein
Viele Vereine arbeiten an Festen, Turnieren oder Konzerten mit Bargeld. Genau dort entstehen die meisten Fehler. Eine ordentliche Kasse ist deshalb das Herzstück der Vereinsbuchhaltung.
Bewährt haben sich diese Regeln:
- Die Kasse wird tagesfertig geführt, also am Anlass abgerechnet.
- Der Saldo im Kassenbuch stimmt mit dem gezählten Bargeld überein.
- Jede Einlage und jeder Bezug wird sofort eingetragen.
- Vereins- und Privatgeld werden strikt getrennt.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung dazu finden Sie unter Kassenbuch führen in der Schweiz. Buchen Sie Tageseinnahmen aus einem Anlass als Sammelbuchung mit dem Abrechnungsblatt als Beleg, dann bleibt die Kasse übersichtlich.
MWST-Pflicht bei Vereinen
Auch ein gemeinnütziger Verein kann mehrwertsteuerpflichtig werden, wenn er steuerbare Leistungen erbringt und der Umsatz die massgebende Grenze überschreitet. Für nicht gewinnstrebige, ehrenamtlich geführte Vereine gilt bei der ESTV eine höhere Umsatzgrenze als für gewöhnliche Unternehmen, bevor die Pflicht eintritt.
Wichtig für die Beurteilung:
- Beiträge und Spenden zählen in der Regel nicht zum steuerbaren Umsatz.
- Verkauf, Eintritte, Festwirtschaft und Sponsoring können steuerbar sein.
- Wird die Grenze überschritten, ist die Anmeldung bei der ESTV nötig.
Prüfen Sie die Lage jährlich, vor allem nach einem grossen Anlass. Vertiefende Hinweise bietet die Übersicht zu MWST und Steuern in der Schweiz. Ist der Verein einmal registriert, hilft die Anleitung zur MWST-Abrechnung bei der ESTV einreichen.
Jahresrechnung für die GV
Zum Vereinsjahr gehört die Jahresrechnung, die der Vorstand der Generalversammlung vorlegt. Sie zeigt das Ergebnis und das Vereinsvermögen und ist die Grundlage für die Decharge, also die Entlastung des Vorstands.
Eine vollständige Jahresrechnung enthält typischerweise:
- eine Erfolgsrechnung mit Erträgen und Aufwand
- eine Bilanz mit Vermögen und Verbindlichkeiten
- einen kurzen Kommentar zu grösseren Abweichungen
- den Bericht der Revisoren beziehungsweise Rechnungsrevisoren
Viele Vereine wählen zwei interne Rechnungsrevisoren, die die Zahlen vor der GV prüfen. Wie eine ordentliche Rechnung nach Gesetz aufgebaut ist, zeigt der Beitrag Jahresrechnung nach OR.
Ehrenamtliche Entschädigungen
Vorstandsmitglieder arbeiten meist ehrenamtlich. Trotzdem sind Entschädigungen, Sitzungsgelder oder Spesen möglich, solange sie in den Statuten oder einem Beschluss geregelt sind. Buchhalterisch gilt:
- Echter Spesenersatz gegen Beleg ist Aufwand und kein Lohn.
- Pauschale Sitzungsgelder oder Honorare können als Lohnbestandteil gelten und sind dann unter Umständen AHV-pflichtig.
- Klare Spesenregeln vermeiden Diskussionen und Nachzahlungen.
Sobald regelmässige Entschädigungen oder Anstellungen ins Spiel kommen, lohnt sich ein Blick auf die Sozialversicherungen im Überblick, damit der Verein seinen Pflichten als Arbeitgeber nachkommt.