Faktureringsprogram, der også følger pengene hjem

Et faktureringsprogram er software, der opretter, nummererer og sender dine fakturaer og holder styr på, om de bliver betalt. Det sidste er pointen. En faktura er hurtig at skrive i en skabelon, men skabelonen ved ikke, at kunden skylder dig penge tre uger senere.

Skabelon, fakturaprogram eller regnskabsprogram?

Der er tre niveauer, og du skal ikke vælge et større, end du har brug for.

Sender du to fakturaer om året, er den gratis fakturaskabelon rigeligt. Sender du to om ugen, begynder det manuelle arbejde at koste: du skal huske næste nummer, finde kundens CVR-nummer igen og selv opdage, at en faktura er forfalden.

Hvad skal en faktura indeholde?

Sælger du til andre momsregistrerede virksomheder, skal du udstede en fuld faktura. Efter momsbekendtgørelsens § 58 skal den indeholde:

1. fakturadato
2. et fortløbende fakturanummer, der entydigt identificerer fakturaen
3. dit momsregistreringsnummer, altså CVR- eller SE-nummer
4. dit navn og din adresse
5. købers navn og adresse
6. mængde og art af de leverede varer eller omfang og art af ydelserne
7. leveringsdato, hvis den er en anden end fakturadatoen
8. momsgrundlaget, det vil sige pris pr. enhed uden moms og eventuelle rabatter
9. den gældende momssats
10. det momsbeløb, der skal betales

Listen står i Skattestyrelsens juridiske vejledning om fakturaens indhold. Et godt faktureringsprogram udfylder punkt 1 til 4 for dig hver gang og regner 8 til 10 ud. En uddybning af de enkelte felter finder du i guiden om obligatoriske oplysninger på en faktura.

Det skal et faktureringsprogram kunne

Nummerserien. Fakturanumre skal være fortløbende, og der må ikke være huller, du ikke kan forklare. Programmet skal tildele nummeret, når fakturaen sendes, ikke når kladden oprettes. Læs om faldgruberne i fakturanummerserier og manglende numre.

Kunde- og varekartotek. Navn, adresse, CVR-nummer og betalingsfrist skal ligge klar, så den næste faktura til samme kunde tager under et minut.

Kreditnotaer. En sendt faktura retter man ikke i. Man krediterer den og sender en ny. Programmet skal kunne lave kreditnotaen ud fra den oprindelige faktura, så de to hænger sammen. Se kreditnotaer og fakturarettelser.

Rykkere. Du skal kunne se alle forfaldne fakturaer på én liste og sende en påmindelse uden at skrive den forfra. Reglerne for frister og gebyrer er beskrevet i betalingsbetingelser og rykkere.

Tilbud. Mange opgaver starter med et tilbud. Når tilbud og faktura laves samme sted, står der det samme på begge.

Valuta. Fakturerer du udenlandske kunder, skal beløbet kunne stå i kundens valuta og omregnes til kroner i bogføringen. Se valutafakturaer i bogføringen.

Betalingsstatus. Den vigtigste funktion er den kedeligste: en liste over, hvad der er sendt, betalt og forfaldent.

Sådan fakturerer du i Nexbal

1. Opret kunden én gang. Næste gang vælger du den fra listen.
2. Skriv linjerne. Antal, pris og moms. Nexbal regner totalerne ud og tildeler fakturanummeret.
3. Send som PDF på e-mail. Kunden får fakturaen som vedhæftet PDF.
4. Følg betalingen. Når du uploader kontoudtoget som PDF, matches indbetalingerne mod de åbne fakturaer. Det, der ikke kan matches sikkert, vises til gennemgang.
5. Ryk. Forfaldne fakturaer står for sig, og du sender rykkeren derfra.
6. Kreditér. Skal noget rettes, sender du en kreditnota.

Fordi faktureringen sidder i regnskabet, bliver salget bogført i samme bevægelse. Du taster ikke fakturaen ind en gang til, og rapporterne viser omsætning og udestående, uden at du eksporterer noget. Fakturaer i euro, dollar eller andre valutaer omregnes til ECB’s dagskurs.

Fakturaerne sendes som PDF på e-mail. Offentlige myndigheder tager kun imod elektroniske fakturaer, så dem sender du gennem NemHandel, for eksempel med den gratis fakturablanket på Virk, og bogfører salget i Nexbal.

Prøv det med din næste faktura. Prøveperioden er 30 dage, og priserne står på prissiden.

Et regneeksempel: hvad koster manuel fakturering?

Tag en konsulent, der sender 12 fakturaer om måneden fra en skabelon.

Godt tre timer om måneden. Tallene er et eksempel, men forholdet går igen: selve fakturaen er den mindste del. Det er opfølgningen, der æder tiden, og det er den, et program fjerner.

Typiske fejl i fakturering

• Huller eller dubletter i nummerserien, fordi numrene tastes i hånden.
• Manglende CVR-nummer eller leveringsdato, så kunden sender fakturaen retur.
• Forkert moms ved salg til udlandet. Se moms ved salg til EU.
• Ingen betalingsfrist, så der ikke er en dato at rykke ud fra.
• Fakturaen rettes efter afsendelse i stedet for at blive krediteret.
• Ingen opfølgning. Den faktura, ingen holder øje med, bliver betalt sidst.

Når faktureringen vokser

Abonnementer, acontofakturaer og projekter stiller større krav. Fakturerer du det samme hver måned, så læs om abonnementsfakturering. Fakturerer du i rater på længere opgaver, er acontofakturering af projekter relevant. I Nexbal kan timer og udlæg registreres på projekter, så du har grundlaget for fakturaen samme sted.

Vil du se hele billedet, og ikke kun faktureringen, så læs guiden til at vælge regnskabsprogram, eller start med den praktiske gennemgang af, hvordan du laver en faktura.