Kassekontoen er virksomhedens kontantbeholdning: sedler og mønter i butikkens kasse, i en pengekasse på kontoret eller i en byttepengepose. Det er den eneste konto i kontoplanen, hvor saldoen kan kontrolleres ved at tælle. Derfor er reglen også streng: saldoen må aldrig blive negativ, for man kan ikke have færre end nul kroner i kassen.
Hvornår har man brug for en kassekonto?
| Situation | Behov for kassekonto |
|---|---|
| Butik, café eller frisør med kontantsalg | Ja, med daglig kasseopgørelse |
| Kontor med en lille pengekasse til frimærker og kaffe | Ja, som “småkasse” |
| Virksomhed, der kun modtager kort og bankoverførsler | Nej |
| Ejeren betaler en lille udgift kontant af egne penge | Nej, det er et udlæg eller indskud |
Kontoer omkring kassen
- Kasse (likvide beholdninger)
- Kassedifferencer (andre driftsomkostninger)
- Penge undervejs, hvis kontanter afleveres i banken, men først indsættes en anden dag
Har virksomheden flere kasser, fx to butikker, får hver kasse sin egen konto.
Dagens kontantsalg
En butik sælger for 6.250 kr. kontant inkl. moms. Kassen tælles op ved lukketid.
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Kasse | 6.250 | |
| Salg | 5.000 | |
| Salgsmoms | 1.250 |
Når 6.000 kr. indsættes i banken næste dag, bogføres: debet bank, kredit kasse. De resterende 250 kr. bliver i kassen som byttepenge.
Kassedifferencer
Viser optællingen 6.200 kr. i stedet for 6.250 kr., er der en kassedifference på 50 kr. Den bogføres på kontoen for kassedifferencer, så kassekontoen stemmer med det, der rent faktisk er i skuffen. Små, tilfældige differencer er normale; store eller gentagne differencer er et kontrolproblem, der skal undersøges. Momsen af salget ændres ikke, fordi der mangler penge i kassen.
Krav til dokumentation
Kontantsalg skal dokumenteres med en kasseopgørelse eller et kasseapparats dagsrapport, og kontantudgifter med bilag. Bogføringsloven kræver, at registreringerne sker løbende og kan kontrolleres. Har virksomheden meget kontantsalg, er en daglig opgørelse den sikreste praksis; se dagsopgørelse af kasse og kortbetalinger og kassebog og kontantsalg.
Tegn på, at kassen ikke er i orden
- negativ saldo på kassekontoen
- runde beløb, der hæves fra banken til “kassen” uden tilhørende udgifter
- private udgifter betalt af kassen uden at være bogført som hævninger
Gennemgå kassen ved hvert månedsluk, og lad optællingen ved periodens udgang være bilag til saldoen. Den fulde arbejdsgang findes i kasse og kontantsalg i bogføringen.