Programa de facturación para enviar facturas y cobrarlas a tiempo

Un programa de facturación no se elige por lo bonita que queda la plantilla, sino por lo que pasa después de pulsar «enviar»: si la factura queda numerada sin huecos, si sabes cuándo vence, si alguien reclama cuando no se paga y si llega a la contabilidad sin volver a teclearla. Nexbal cubre ese recorrido completo.

Del presupuesto al cobro

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Lo que una factura española tiene que llevar

Cualquier programa debe permitirte cumplir el Reglamento de facturación. Una factura completa incluye, según su artículo 6:

• número y, en su caso, serie, con numeración correlativa dentro de cada serie;
• fecha de expedición, y fecha de la operación si es distinta;
• nombre o razón social, NIF y domicilio del emisor y del destinatario;
• descripción de la operación, base imponible, tipo de IVA y cuota, separados;
• la mención que corresponda si la operación está exenta, lleva inversión del sujeto pasivo o se acoge a un régimen especial.

La norma es el Real Decreto 1619/2012, que aprueba el Reglamento de facturación. Lo repasamos campo a campo en datos obligatorios de una factura y en numeración y series de facturas.

Si eres profesional y facturas a empresas, recuerda además la retención: el cálculo, con ejemplo, está en factura con retención de IRPF.

Verifactu y factura electrónica: lo que debes saber antes de elegir

En España, elegir programa de facturación ya no es solo una cuestión de comodidad. Dos normas regulan con qué se expiden las facturas, y conviene que tengas claro cuál te afecta y desde cuándo.

Sistemas informáticos de facturación (Verifactu). El Real Decreto 1007/2023 obliga a que los programas con los que empresas y autónomos expiden facturas generen un registro de cada una, encadenado con el anterior mediante una huella, y a que la factura lleve un código QR. En la modalidad Verifactu, esos registros se envían a la AEAT en el momento. Quedan fuera quienes llevan los libros por el SII. La fecha de exigencia se ha aplazado más de una vez: la vigente, las preguntas frecuentes y la aplicación gratuita de facturación de la AEAT están en la página de sistemas informáticos de facturación y Verifactu. Nuestro resumen: calendario Verifactu.

Factura electrónica entre empresas. La Ley Crea y Crece y su reglamento obligan a que las facturas entre empresarios y profesionales sean estructuradas (no un PDF) y circulen por plataformas privadas o por la solución pública de la AEAT, primero para las empresas grandes y después para el resto. La Agencia Tributaria explica las fechas y el funcionamiento en su análisis de la solución pública de facturación electrónica; el reparto por tamaño está en el calendario de la factura electrónica B2B.

Dónde encaja Nexbal. Nexbal expide facturas en PDF y las envía por correo. Cuando una de estas obligaciones te alcance, la expedición se hace con un sistema adaptado, sea la aplicación gratuita de la AEAT o un programa con declaración responsable, y Nexbal sigue siendo el lugar donde llevas presupuestos, seguimiento de cobros, compras, banco y contabilidad. Si las fechas ya te obligan hoy, plantéalo así desde el primer día. Las diferencias entre ambas normas están en Verifactu y factura electrónica.

Ejemplo: un mes de facturación

Una agencia con doce clientes factura a fin de mes:

1. El día 28 factura los cuatro presupuestos aceptados y emite ocho facturas de cuota mensual. Doce PDF salen por correo con vencimiento a 30 días.
2. A mitad del mes siguiente sube el extracto del banco. Nueve transferencias casan con su factura y quedan cobradas; una llega sin referencia y aparece en la lista de revisión, donde la asigna a mano.
3. El día 30 quedan dos facturas vencidas. Envía un recordatorio a cada cliente.
4. Un cliente pide que se le aplique un descuento pactado que no se incluyó. La agencia emite una rectificativa por la diferencia.
5. El informe de liquidez muestra lo pendiente de cobro por vencimiento y lo que hay que pagar a proveedores en las próximas semanas.

Ningún paso ha exigido copiar datos de un programa a otro.

Para quién es

• Empresas de servicios que facturan a otras empresas a 30 o 60 días y necesitan perseguir cobros con método; la rutina está en reducir impagados de clientes.
• Negocios con cuotas mensuales o trimestrales; mira facturación de servicios recurrentes.
• Empresas que venden fuera, con facturas en dólares, libras u otras divisas; las reglas de IVA están en facturación a clientes extranjeros.
• Quien hoy factura con Word o Excel y ha perdido alguna vez la cuenta de la numeración.

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Preguntas frecuentes

¿Puedo personalizar la factura?

La factura lleva los datos de tu empresa, tus condiciones de pago y tus conceptos. También hay plantillas para otros documentos, como contratos o propuestas, con seguimiento del estado de firma.

¿Qué diferencia hay con un programa solo de facturación?

Que aquí la factura no termina en el PDF: queda contabilizada, se casa con el cobro del extracto y alimenta los informes de margen y liquidez. Para el conjunto, mira el programa de contabilidad para pymes.

¿Cuánto cuesta?

Hay tres planes anuales que se diferencian por el número de justificantes al año; todos incluyen todas las funciones. Están en precios. La beta empieza con 30 días gratis: apúntate aquí.