Una empresa de transporte por carretera, un transportista autónomo con un camión o un operador logístico con almacén comparten una estructura de costes muy concreta: vehículos, combustible, personal y peajes. Y una fiscalidad del IVA que cambia según el origen y el destino de cada viaje.
La flota
Los vehículos son el principal activo. Se registran como inmovilizado material (elementos de transporte) y se amortizan según su vida útil, que puede medirse en años o en kilómetros. Las tablas fiscales de amortización fijan los coeficientes máximos aceptados; los detalles están en amortizaciones en el cierre según el PGC.
Cuestiones habituales:
- Leasing y renting: el leasing se registra como activo con su deuda; el renting, como gasto de arrendamiento. Elegir uno u otro cambia el balance y los ratios que mira el banco.
- Neumáticos y reparaciones: los neumáticos y las reparaciones ordinarias son gasto; una reconstrucción de motor que alarga la vida del camión puede ser mayor valor del activo. El criterio se explica en reparación frente a inversión.
- Venta del vehículo usado: genera un beneficio o pérdida por la diferencia con su valor neto contable.
Combustible
El gasóleo es el mayor gasto variable. Dos aspectos propios del sector:
- El IVA del combustible de vehículos de transporte de mercancías afectos a la actividad es deducible en su totalidad (la presunción del 50 % del artículo 95 de la Ley del IVA no se aplica a esos vehículos).
- Los transportistas pueden solicitar la devolución parcial del Impuesto sobre Hidrocarburos por el gasóleo profesional, con un procedimiento de censo y tarjetas específicas gestionado por la AEAT. El importe a devolver es un ingreso que se registra cuando se tiene derecho a él.
Peajes, dietas y tacógrafos
Los peajes de autopista, nacionales y extranjeros, son gasto; los extranjeros llevan IVA del país, que no se deduce en el 303 sino mediante el procedimiento de devolución a no establecidos. Las dietas de los conductores siguen las reglas generales de exención en nómina, explicadas en dietas y gastos de viaje.
IVA del transporte
| Servicio | Localización habitual |
|---|---|
| Transporte nacional para una empresa española | España, IVA español |
| Transporte intracomunitario de mercancías para una empresa de otro país de la UE | país del cliente: factura sin IVA, inversión del sujeto pasivo, modelo 349 |
| Transporte vinculado a una exportación | exento (artículo 21 de la Ley del IVA) |
| Transporte para un particular | según el trayecto |
Valida el NIF-IVA del cliente extranjero en VIES antes de facturar sin IVA.
Autónomos en módulos
Muchos transportistas autónomos tributan en estimación objetiva (módulos) en IRPF y en el régimen simplificado del IVA, con epígrafes propios para transporte de mercancías por carretera. Tiene límites de volumen de ingresos y de compras, y los clientes empresa suelen practicar una retención del 1 % en las facturas de actividades en módulos. Cuando el volumen crece, compara con la estimación directa o con una sociedad.
Factura electrónica en transporte y logística
Casi toda la facturación del sector es entre empresas, y con mucho volumen: una factura de portes por viaje, o una factura mensual con cientos de servicios. Con la factura electrónica B2B:
- Referencias del cliente: número de pedido, número de expedición, matrícula o CMR. Los cargadores grandes casan cada factura con sus expediciones y rechazan las que no traen la referencia.
- Facturas recapitulativas mensuales: son válidas; cada línea debe identificar el servicio.
- Suplementos y recargos (combustible, esperas, paralizaciones) en líneas propias, pactados por contrato, para que el cliente no rechace la factura completa por un recargo discutido.
- Clientes extranjeros: fuera de la obligación española; sus facturas siguen por los canales habituales.
- Subcontratación: si subcontratas viajes a otros transportistas, recibirás sus facturas en estructurado cuando les toque; organiza la aprobación contra tus propios viajes.
Las fechas están en el calendario de la factura electrónica B2B.
Indicadores
Coste por kilómetro, ingreso por kilómetro, kilómetros en vacío, consumo medio por vehículo y margen por cliente o ruta. Son la base para negociar tarifas y para decidir cuándo renovar la flota.