Auton kulut ovat yksi yleisimmin kysytyistä verovahennyksistä yrittäjän kirjanpidossa, mutta myös yksi virheherkimmistä. Käsittelytapa riippuu siitä, omistaako ajoneuvon yrittäjä itse vai yritys, sekä siitä, onko kyse toiminimestä vai osakeyhtiöstä. Oikein hoidettuna ajoneuvon kulut pienentävät verotettavaa tulosta laillisesti, mutta huolimaton dokumentointi voi johtaa vähennysten hylkäämiseen Verohallinnon tarkastuksessa. Tässä oppaassa käydään läpi oma auto vai yritysauto -valinta, kilometrikorvaus, ajopäiväkirja, auton ALV-vähennys, autoetu palkkana sekä leasingin perusteet.
Oma auto vai yritysauto
Lähtökohtana on ratkaista, kuuluuko ajoneuvo yrityksen vai yrittäjän omaan varallisuuteen. Valinta vaikuttaa siihen, miten kulut kirjataan ja mitä voidaan vähentää.
- Oma auto eli yksityiseen varallisuuteen kuuluva ajoneuvo: yritys korvaa ainoastaan työajoja, tyypillisesti kilometrikorvauksena tai todellisten kulujen mukaan ajopäiväkirjan suhteessa.
- Yritysauto eli yrityksen varallisuuteen hankittu ajoneuvo: kaikki auton kulut kirjataan yrityksen kuluiksi, mutta yksityisajojen osuus oikaistaan tai verotetaan autoetuna.
Nyrkkisääntö: jos auton vuotuinen työajojen määrä on suuri suhteessa yksityisajoon, yritysauto on usein perusteltu. Jos auto on enimmäkseen yksityiskäytössä ja työajoja on vähän, oman auton pitäminen ja kilometrikorvaus on yleensä yksinkertaisin ja verotehokkain ratkaisu. Tämä valinta liittyy laajemmin siihen, miten kannattaa jakaa kulut yrityksen ja omistajan välillä, mistä kerrotaan lisää oppaassa yrittäjän verovähennykset.
Kilometrikorvaus toiminimessa
Toiminimellä (yksityinen elinkeinonharjoittaja) yrittäjä ei voi maksaa itselleen palkkaa eikä verovapaata kilometrikorvausta samalla tavalla kuin osakeyhtiö työntekijälleen. Sen sijaan toiminimiyrittäjä tekee lisävähennyksen verovapaan kilometrikorvauksen tasoa vastaavalla määrällä, kun työajot tehdään yksityiseen varallisuuteen kuuluvalla autolla.
Käytännössä tämä tarkoittaa:
- yrittäjä pitää ajopäiväkirjaa, josta työajojen kilometrit selviävät
- vähennys lasketaan kyseiselle verovuodelle vahvistetun kilometrikorvauksen mukaan
- yksityisautolla tehdyt elinkeinotoiminnan ajot vähennetään, eivät yksityisajot
Osakeyhtiössä tilanne on toinen: yhtiö voi maksaa omistajatyöntekijälle verovapaata kilometrikorvausta samoin perustein kuin kenelle tahansa työntekijälle, jolloin korvaus on yhtiölle vähennyskelpoinen kulu. Korvausten ja matkakorvausten yleiset periaatteet löytyvät oppaasta matkakulut ja päivärahat.
Ajopäiväkirja on vähennyksen perusta
Ilman luotettavaa ajopäiväkirjaa auton kuluja koskevat vähennykset ovat heikolla pohjalla. Ajopäiväkirja erottaa työajot yksityisajoista ja toimii tositteena Verohallinnolle.
Ajopäiväkirjaan merkitään jokaisesta työajosta vähintään:
- ajon päivämäärä ja kellonaika
- lähtö- ja päätepiste sekä reitti tarvittaessa
- kilometrimäärä
- ajon tarkoitus ja asiakas tai kohde
Mittarilukema kannattaa kirjata vuoden alussa ja lopussa, jotta kokonaiskilometrit ja työajojen osuus voidaan todentaa. Sähköinen ajopäiväkirja tai sovellus helpottaa kirjaamista ja vähentää virheitä. Pidä tositteet ja ajopäiväkirja osana kirjanpidon aineistoa koko kirjanpitolain mukaisen säilytysajan.
Auton ALV-vähennys
Auton arvonlisävero (ALV) on oma kysymyksensä, joka ratkeaa eri tavalla kuin tuloverotuksen vähennys. Pääsääntö on tiukka: henkilöauton hankinnan ja käyttökulujen ALV ei lähtökohtaisesti ole vähennyskelpoinen, koska henkilöautoon liittyy oletus yksityiskäytöstä.
ALV-vähennyksen pääperiaatteet:
| Ajoneuvotyyppi | Hankinnan ALV | Käyttökulujen ALV |
|---|---|---|
| Henkilöauto, myös yksityiskäytössä | Ei vähennyskelpoinen | Ei vähennyskelpoinen |
| Henkilöauto, vain vähennykseen oikeuttava käyttö | Vähennyskelpoinen | Vähennyskelpoinen |
| Pakettiauto ja kuorma-auto | Yleensä vähennyskelpoinen | Yleensä vähennyskelpoinen |
| Taksi, vuokraus ja ajo-opetus | Vähennyskelpoinen | Vähennyskelpoinen |
Ajoneuvon hankinta ja käyttökulut kirjataan kirjanpidossa omille tileilleen, joiden rakenne on kuvattu kohdassa ajoneuvot tilikartassa.
Pakettiautojen ja kuorma-autojen ALV on tyypillisesti vähennyskelpoinen siltä osin kuin ajoneuvoa käytetään vähennykseen oikeuttavassa liiketoiminnassa. Vähennysoikeus edellyttää aina, että yritys on ALV-rekisterissä ja että ajoneuvoa käytetään verollisessa toiminnassa. Tarkista soveltuvat säännöt voimassa olevasta Verohallinnon ohjeesta, sillä autojen ALV-kohtelu on poikkeuksellisen yksityiskohtaista.
Autoetu palkkana
Jos osakeyhtiön omistama auto on työntekijän tai omistajan vapaassa käytössä, kyseessä on autoetu, joka käsitellään luontoisetuna palkanlaskennassa. Autoedun arvo lisätään työntekijän veronalaiseen palkkaan, ja se ilmoitetaan tulorekisteriin muun palkan tapaan.
Autoetuja on kaksi muotoa:
- vapaa autoetu: työnantaja maksaa kaikki auton kulut, myös polttoaineen
- käyttöetu: työntekijä maksaa itse polttoaineen, työnantaja muut kulut
Edun raha-arvo määräytyy Verohallinnon vuosittain vahvistamien luontoisetuarvojen mukaan, ja arvo riippuu muun muassa auton ikäryhmästä ja hankintahinnasta. Autoetu on yhtiölle palkkakulua, joten siihen liittyvät myös työnantajan sivukulut. Palkkakirjauksen perusteet löytyvät oppaasta palkanlaskennan perusteet.
Leasing ja rahoitus
Leasing on suosittu tapa hankkia ajoneuvon käyttöoikeus ilman, että autoa ostetaan yrityksen taseeseen. Leasingvuokra kirjataan tyypillisesti kuluksi sille kaudelle, jota se koskee, mikä tasoittaa kulurasitusta verrattuna kertaostoon ja poistoihin.
Huomioitavaa leasingissa:
- henkilöauton leasingvuokran ALV-vähennys on rajoitettu samalla logiikalla kuin oston ALV
- yksityiskäytön osuus on eroteltava, jos autoa käytetään myös yksityisesti
- vaihtoehtona on omaan taseeseen ostettu auto, jolloin hankinta kirjataan käyttöomaisuudeksi ja vähennetään poistoina
Leasingin ja vuokran kirjaamista käsitellään tarkemmin oppaassa leasing- ja vuokrakulut.
Vertailutaulukko: käsittelytavat
Seuraava taulukko kokoaa yleisimmät tavat käsitellä ajoneuvon kulut yrityksessä:
| Ratkaisu | Sopii | Vähennys tuloverotuksessa | ALV-vähennys |
|---|---|---|---|
| Oma auto + kilometrikorvaus | Vähän työajoja | Kilometrikorvaus tai lisävähennys | Ei |
| Yritysauto, henkilöauto | Paljon työajoja | Kaikki kulut, yksityisajo oikaistaan | Yleensä ei |
| Yritysauto, pakettiauto | Tavarakuljetus, asennustyö | Kaikki kulut | Yleensä kyllä |
| Leasing | Tasainen kulurasitus | Leasingvuokra kuluna | Rajoitettu henkilöautolla |
| Autoetu palkkana | Auto myös yksityiskäytössä | Palkkakulu yhtiölle | Edun mukaan |
Valinta kannattaa tehdä todellisen ajomäärän, ajoneuvotyypin ja yritysmuodon perusteella, ei pelkän verohyödyn mukaan.
Jatkolinkit
Ajoneuvon kulut ovat osa laajempaa vähennysten kokonaisuutta, jota kannattaa tarkastella yhdessä muiden yrityksen kulujen kanssa. Lisää aiheesta löydät vähennykset ja kulut -oppaat -osiosta sekä koko käytännön kirjanpito-oppaat -kokoelmasta.