Kun yritys valitsee kirjanpito-ohjelmaa Suomessa, pelkkä ominaisuuslista ei vielä kerro, sopiiko järjestelmä arkeen. Olennaista on, miten hyvin työkalut tukevat laskutusta, kirjanpitoa ja raportointia samassa kokonaisuudessa.
Mitä kannattaa vertailla ensin?
- kuinka paljon manuaalista kirjaamista jää käyttäjälle
- miten järjestelmä tukee ALV:n seurantaa ja tarkistuksia
- onko tilikartta ja tapahtumien käsittely selkeä myös kiireessä
Käytännön kysymyksiä valintaan
- syntyykö lasku nopeasti ja löytyykö sen tila helposti
- miten pankkitapahtumat ja tositteet liittyvät toisiinsa
- kuinka selkeästi raportit tukevat tilinpäätöstä
- millainen käyttöönotto tarvitaan, jos tiedot tuodaan vanhasta järjestelmästä
Valintaa kannattaa peilata myös siihen, miten järjestelmä toimii yhdessä yrityksen tilikartan ja päivittäisen kirjanpidon kanssa.
Samalla kannattaa päättää, onko yritykselle tärkeämpää oma ohjelmisto, ulkoinen kumppani vai näiden yhdistelmä. Katso myös tilitoimisto vai kirjanpito-ohjelma.
Pienet työkalut voivat helpottaa siirtymää
Siirtymävaiheessa voi olla hyötyä kevyistä apuvälineistä, kuten ilmaisesta laskusta tai Excel CSV-muuntimesta, jos osa tiedoista liikkuu vielä taulukkolaskennasta järjestelmään.
Yhteenveto
Paras kirjanpito-ohjelma ei ole välttämättä se, jossa on eniten toimintoja. Usein tärkeämpää on, että työnkulku pysyy selkeänä joka päivä.