Kirjanpitolaissa pysyviksi vastaaviksi kutsutaan hyödykkeitä, jotka on tarkoitettu tuottamaan tuloa useana tilikautena. Tasekaavassa ne jaetaan aineettomiin hyödykkeisiin, aineellisiin hyödykkeisiin ja sijoituksiin. Tilikartassa niille on oma tilinsä vähintään tasekaavan erän tarkkuudella.
Tasekaavan erät ja tilit
| Erä | Esimerkkejä |
|---|---|
| Aineettomat oikeudet | ostetut ohjelmistolisenssit, tavaramerkit |
| Liikearvo | liiketoimintakaupassa maksettu ylihinta |
| Muut pitkävaikutteiset menot | vuokratilan perusparannukset |
| Maa- ja vesialueet | tontit (ei poisteta) |
| Rakennukset ja rakennelmat | omat toimitilat |
| Koneet ja kalusto | koneet, laitteet, ajoneuvot, tietokoneet, kalusteet |
| Ennakkomaksut ja keskeneräiset hankinnat | maksetut ennakot, kesken oleva rakennushanke |
| Sijoitukset | osakkeet ja osuudet pitkäaikaiseen omistukseen |
Mitä aktivoidaan
Hankintamenoon luetaan hankinnasta ja valmistuksesta aiheutuneet muuttuvat menot: kauppahinta, rahdit, asennus ja käyttöönotto. Vähennettävä ALV ei kuulu hankintamenoon; vähentämätön (esimerkiksi henkilöauton) kuuluu.
Esimerkki: kone 24 000 €, kuljetus 600 €, asennus 1 400 €, kaikki + ALV 25,5 %:
| Tili | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Koneet ja kalusto | 26 000 | |
| Ostojen ALV | 6 630 | |
| Ostovelat | 32 630 |
Pienhankinnat
Hyödykkeet, joiden todennäköinen taloudellinen vaikutusaika on enintään kolme vuotta, sekä pienet hankinnat voidaan verotuksessa vähentää kertapoistona hankintavuonna. Rajat ja ehdot on kuvattu oppaassa pienhankinnat kirjanpidossa.
Keskeneräiset hankinnat
Kun toimitilan muutostyö jatkuu yli tilinpäätöspäivän, menot kerätään tilille ennakkomaksut ja keskeneräiset hankinnat. Valmistuessaan ne siirretään lopulliselle tilille, ja poistot alkavat käyttöönotosta. Vuosia muuttumaton keskeneräisten hankintojen saldo on varoitusmerkki: hyödyke on todennäköisesti jo käytössä ilman poistoja.
Käyttöomaisuuskirjanpito
Pääkirjan tilit ovat summia. Jokainen hyödyke merkitään erikseen käyttöomaisuusrekisteriin: hankintapäivä, hankintameno, poistomenetelmä, poistot ja jäljellä oleva arvo. Rekisterin summien on täsmättävä pääkirjaan; ks. käyttöomaisuusrekisteri.
Milloin meno ylipäätään aktivoidaan, kerrotaan oppaassa aktivointiperiaatteet käyttöomaisuudelle; poistot sivulla poistot tilikartassa.
Aineettomat hyödykkeet ja liikearvo
Aineettomiin oikeuksiin kirjataan ostetut ohjelmistolisenssit, patentit, tavaramerkit ja muut oikeudet, joiden vaikutusaika on useita vuosia. Liikearvo syntyy vain liiketoimintakaupassa: se on kauppahinnan osa, jota ei voi kohdistaa yksittäisille varoille. Itse luotua liikearvoa ei aktivoida.
Kehittämismenot voidaan aktivoida omalle tililleen, kun ne kerryttävät todennäköisesti tuloa useana vuonna; tutkimusmenot kirjataan aina kuluksi. Aktivoidut kehittämismenot ja liikearvo poistetaan suunnitelman mukaan vaikutusaikanaan, ja aktivoidut kehittämismenot rajoittavat osakeyhtiön voitonjakoa. Pienyrityksessä on usein selkeintä kirjata kehitys kuluksi, ellei aktivointi kuvaa olennaisesti paremmin yrityksen asemaa.
| Tili (esimerkki) | Sisältö |
|---|---|
| Aineettomat oikeudet | lisenssit, patentit, tavaramerkit |
| Kehittämismenot | aktivoidut tuotekehitysprojektit |
| Liikearvo | liiketoimintakaupan ylihinta |
| Muut pitkävaikutteiset menot | esimerkiksi vuokratilan perusparannukset |
Koneet ja kalusto alatileittäin
Tasekaavassa koneet, laitteet, ajoneuvot, tietokoneet, kalusteet ja työkalut ovat kaikki erää koneet ja kalusto. Pääkirjassa ne kannattaa jakaa alatileihin, koska niiden käyttöajat ja poistot eroavat:
| Alatili (esimerkki) | Huomioitavaa |
|---|---|
| Koneet ja laitteet | tuotanto- ja huoltolaitteet |
| Ajoneuvot | pakettiautot ja kuorma-autot; henkilöauton ALV ei yleensä ole vähennettävissä, joten se kuuluu hankintamenoon |
| Tietokoneet ja IT-laitteet | lyhyt käyttöaika; moni hankinta on pienhankinta |
| Kalusteet ja myymäläkalusteet | toimisto- ja myymäläkalusteet, hyllyt |
| Varastolaitteet | trukit, hyllystöt, lastauslaitteet |
| Työkalut ja verstaslaitteet | erilliset kalliit työkalut; pienet työkalut kuluksi |
Verotuksessa kaikki koneet ja kalusto muodostavat yhden menojäännöksen, josta poistetaan enintään lain sallima prosentti. Alatilit palvelevat siis kirjanpitoa ja käyttöomaisuusrekisteriä, eivät verotusta.
Maa-alueet, rakennukset ja vuokratilan parannukset
Maa-alueet ja rakennukset ovat eri tileillä, koska maasta ei tehdä poistoja. Kiinteistön kauppahinta jaetaan maapohjalle ja rakennukselle esimerkiksi kiinteistöverotuksen arvojen suhteessa. Pihan päällystys, aidat ja vastaavat maa-alueiden parannukset voidaan pitää omana tilinään ja poistaa, koska ne kuluvat toisin kuin maa.
Vuokratilan perusparannukset, kuten väliseinät tai uusi keittiö vuokratussa liiketilassa, ovat vuokralaisen kirjanpidossa muita pitkävaikutteisia menoja. Ne poistetaan vuokrasopimuksen kestona, kuitenkin enintään parannuksen taloudellisena käyttöaikana.
Leasing ja käyttöoikeusomaisuus
Suomalaisessa tilinpäätöksessä leasingillä hankittu kone tai auto ei yleensä näy taseessa: leasingmaksut kirjataan vuokrakuluiksi, ja jäljellä olevat leasingvastuut kerrotaan liitetiedoissa. Käyttöoikeusomaisuuden ja leasingvelan esittäminen taseessa kuuluu IFRS-raportointiin, jota pienyritys ei noudata. Leasingantajan myöntämät kannustimet, kuten maksuttomat kuukaudet, jaksotetaan sopimuskaudelle. Käytäntö on oppaassa vuokra- ja leasingkulut kirjanpidossa.
Myynti, romutus ja arvonalentuminen
Kun hyödyke myydään, sen jäljellä oleva arvo poistetaan taseesta, ja kauppahinnan ja jäljellä olevan arvon erotus kirjataan liiketoiminnan muihin tuottoihin (voitto) tai liiketoiminnan muihin kuluihin (tappio). Romutettu hyödyke kirjataan kokonaan pois. Jos hyödykkeen arvo on pysyvästi alentunut alle kirjanpitoarvon, tehdään arvonalentuminen, joka esitetään tuloslaskelmassa poistojen yhteydessä. Menettely on oppaassa käyttöomaisuuden myynnit ja käytöstä poistot.
Investointiavustukset
Investointiin saatu avustus, esimerkiksi ELY-keskukselta, voidaan kirjata hankintamenon vähennykseksi, jolloin poistot lasketaan nettosummasta. Toiminnan kuluihin saatu avustus kirjataan liiketoiminnan muihin tuottoihin sille kaudelle, jolle kulut kohdistuvat. Jos avustus on maksettu ennen kuluja tai se voidaan periä takaisin, käyttämätön osa on velkaa.