Un bureau en centre-ville, une boutique en bail commercial, un entrepôt, un local d’activité : la location est la situation la plus fréquente pour une TPE. Le loyer mensuel se comptabilise sans difficulté. Ce qui demande de la méthode, ce sont les sommes qui l’entourent : dépôt de garantie à la signature, mois offerts, pas-de-porte, provisions sur charges, refacturation de la taxe foncière.
Les comptes en jeu
| Élément | Compte PCG |
|---|---|
| Loyer d’un bâtiment | 6132 Locations immobilières |
| Charges locatives et de copropriété refacturées | 614 Charges locatives et de copropriété |
| Taxe foncière refacturée par le bailleur | 614 si elle est prévue au bail comme une charge, ou compte d’impôts selon votre plan |
| Dépôt de garantie versé | 275 Dépôts et cautionnements versés |
| Droit au bail acquis | 206 Droit au bail |
| Loyers payés d’avance à la clôture | 486 Charges constatées d’avance |
La TVA sur le loyer
La location de locaux nus à usage professionnel est exonérée de TVA, sauf si le bailleur a opté pour la TVA. Le bail et les avis d’échéance l’indiquent. Si le bailleur facture la TVA, vous la récupérez dans les conditions habituelles ; sinon, le loyer est comptabilisé pour son montant total, sans TVA. La location de locaux aménagés ou meublés, et certaines locations dans des centres d’affaires, sont taxées de plein droit.
Exemple : loyer trimestriel de 3 000 EUR HT, bailleur ayant opté pour la TVA, provision sur charges de 450 EUR HT.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 6132 Locations immobilières | 3 000 | |
| 614 Charges locatives | 450 | |
| 44566 TVA déductible | 690 | |
| 401 Bailleur | 4 140 |
L’avis d’échéance tient lieu de facture lorsqu’il comporte les mentions obligatoires ; conservez-le.
Le dépôt de garantie
Le dépôt de garantie n’est pas une charge : c’est une somme que vous récupérerez à la fin du bail, déduction faite des éventuelles réparations locatives. Il s’inscrit en 275 à l’actif et y reste jusqu’à la restitution. Sa restitution partielle se traite au départ : la part retenue par le bailleur passe en charge (entretien et réparations, ou pertes) selon le motif. Les cas pratiques sont dans les dépôts de garantie dans le plan comptable.
Franchise de loyer et paliers
Un bailleur accorde parfois trois ou six mois de loyer gratuit, ou un loyer progressif sur les premières années. Comptablement, ces avantages se répartissent en principe sur la durée ferme du bail : la charge de loyer est lissée, et l’écart avec les sommes effectivement payées passe en charges à payer ou en charges constatées d’avance. Pour une petite entreprise, l’enjeu est souvent modeste ; si vous choisissez de constater la charge au rythme des paiements, appliquez cette méthode de façon constante et parlez-en avec votre expert-comptable avant la première clôture.
Droit d’entrée et pas-de-porte
À la signature d’un bail commercial, deux sommes très différentes peuvent être demandées :
- le droit au bail, payé à l’ancien locataire pour reprendre son bail : c’est une immobilisation incorporelle (206), non amortissable en principe, qui peut être dépréciée si sa valeur baisse ;
- le pas-de-porte versé au bailleur : selon le bail, il représente un supplément de loyer, alors étalé en charge sur la durée du bail, ou la contrepartie d’un élément incorporel, alors immobilisé.
La qualification dépend des clauses du bail ; elle a des conséquences fiscales pour les deux parties. Faites-la valider avant de comptabiliser.
À la clôture
- Vérifiez que douze mois de loyer figurent dans l’exercice ; un loyer trimestriel payé d’avance en décembre pour janvier à mars passe pour sa totalité en 486.
- Régularisez les charges locatives : si le décompte annuel du bailleur arrive après la clôture, estimez le complément et comptabilisez-le en charges à payer.
- Contrôlez le compte 275 : il doit correspondre aux dépôts réellement versés pour les baux en cours.
- Notez dans l’annexe les engagements de loyers restant à courir jusqu’à la prochaine échéance de résiliation, si votre format d’annexe l’exige.
Le cas d’un bureau situé au domicile du dirigeant est traité dans les frais de télétravail du dirigeant, et les comptes de locaux plus généralement dans les loyers et charges de locaux.