Le coût d’un local ne se limite pas au loyer : provisions sur charges, taxe foncière refacturée, assurance, entretien, électricité, chauffage, eau. Chacun de ces postes a son compte, et la plupart donnent lieu à des appels provisionnels suivis d’une régularisation, ce qui en fait un sujet récurrent de clôture.
Les comptes
| Poste | Compte |
|---|---|
| Loyer d’un bureau, d’une boutique, d’un entrepôt | 6132 Locations immobilières |
| Provisions sur charges, charges de copropriété et taxe foncière refacturées par le bailleur | 614 Charges locatives et de copropriété |
| Taxe foncière payée par l’entreprise propriétaire | 63512 Taxes foncières |
| Électricité, gaz, eau, chauffage urbain | 6061 Fournitures non stockables |
| Entretien et petites réparations du local | 6152 Entretien et réparation sur biens immobiliers |
| Nettoyage des locaux par une entreprise | 6152, ou 611 Sous-traitance générale selon votre usage |
| Assurance multirisque | 6161 Multirisques |
| Dépôt de garantie versé au bailleur | 2751 Dépôts |
La taxe foncière refacturée par le bailleur n’est pas un impôt du locataire : c’est une charge locative, au compte 614. Seul le propriétaire comptabilise la taxe en 63512.
Le loyer et le bail
Exemple : loyer trimestriel d’avance de 4 500 EUR HT, bailleur ayant opté pour la TVA, plus 600 EUR de provisions sur charges.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6132 | Locations immobilières | 4 500 | |
| 614 | Charges locatives, provisions | 600 | |
| 44566 | TVA sur autres biens et services | 1 020 | |
| 401 | Fournisseurs, bailleur | 6 120 |
La TVA ne s’applique au loyer d’un local nu que si le bailleur a opté ; sinon, la quittance est hors taxe et sans TVA déductible. Les points propres au bail, à son coût et à sa déduction sont détaillés dans le loyer d’un local professionnel.
Franchise de loyer. Plusieurs mois de loyer gratuit consentis à la signature d’un bail ferme de neuf ans réduisent le coût total du bail : répartissez cet avantage sur la durée ferme plutôt que de constater zéro charge pendant la franchise puis le loyer plein.
Droit d’entrée. Une somme versée au bailleur à l’entrée dans les lieux est, selon le contrat, un supplément de loyer étalé sur la durée du bail (486) ou la contrepartie d’un élément d’actif incorporel ; une somme versée au précédent locataire pour reprendre son bail est un droit au bail (206).
Dépôt de garantie. Il reste une créance de l’entreprise jusqu’à sa restitution ; ne le passez pas en charges, sauf retenue définitive par le bailleur en fin de bail. Voir les dépôts de garantie.
Régularisation des charges locatives
Les provisions sur charges sont des acomptes. Le bailleur arrête chaque année les charges réelles et adresse une régularisation, souvent plusieurs mois après la clôture du locataire. À la clôture :
- si la régularisation de l’année est connue ou estimable et laisse un complément à payer, comptabilisez une charge à payer (débit 614, crédit 4081) ;
- si elle laisse un trop-versé, constatez un produit à recevoir (débit 409 Fournisseurs débiteurs ou 467, crédit 614) ;
- à défaut d’information, utilisez la régularisation de l’année précédente comme base, si l’écart était significatif.
Les loyers et charges payés d’avance pour la période suivant la clôture vont en 486 Charges constatées d’avance : un loyer trimestriel payé le 1er décembre pour décembre à février comporte deux mois de charge constatée d’avance pour une clôture au 31 décembre.
Énergie et charges de locaux
L’électricité, le gaz, l’eau et le chauffage vont au compte 6061 Fournitures non stockables (eau, énergie, etc.), avec un sous-compte par énergie si le suivi des consommations le justifie. Les factures d’énergie comportent des taxes et contributions (accises, contribution au service public, taxes locales sur l’électricité) qui font partie du coût et ne sont pas récupérables ; seule la TVA est déductible.
Trois particularités demandent une écriture de clôture :
- Factures estimées et mensualités. Un fournisseur qui facture des mensualités fixes, puis une facture de régularisation annuelle sur relevé de compteur, laisse à la clôture un écart entre consommation réelle et mensualités. Si la régularisation tombe après la clôture, estimez la consommation de la période (relevé de compteur au 31 décembre, ou historique) et comptabilisez la différence en charge à payer (4081 avec la TVA en 44586) ou en charge constatée d’avance.
- Énergie refacturée par le bailleur. Dans un local partagé, l’énergie des parties communes est souvent incluse dans les charges locatives (614) ; l’énergie privative relevée par sous-compteur et refacturée peut aller en 6061 pour un suivi cohérent des consommations.
- Fluides d’un local mixte. Un entrepreneur qui travaille dans une partie de son logement ne comptabilise que la quote-part professionnelle de l’électricité et du chauffage, sur une base documentée (surface, usage) ; voir les charges mixtes à usage professionnel et personnel.
Exemple : mensualités d’électricité de 800 EUR HT payées de janvier à décembre, soit 9 600 EUR, alors que le relevé au 31 décembre fait apparaître une consommation de 10 400 EUR HT ; la facture de régularisation arrivera en février. À la clôture : débit 6061 de 800, débit 44586 de 160, crédit 4081 de 960. Les contrats de maintenance des installations (chaudière, climatisation) vont en 6156, et leurs abonnements annuels payés d’avance se répartissent comme les loyers.
Les charges payées d’avance et à payer sont développées dans les charges constatées d’avance et charges à payer.