Bail commercial, location de matériel, marché de travaux, livraison de fûts ou de palettes : de nombreux contrats prévoient qu’une somme soit laissée en garantie. Elle ne rémunère aucune prestation et n’est donc ni une charge, ni un produit, ni une base de TVA. Le PCG la classe selon sa durée et sa nature : en immobilisations financières pour un dépôt à long terme, en comptes de tiers pour une retenue sur facture ou une consigne d’emballage.
Dépôt versé ou reçu
| Situation | Compte | Bilan |
|---|---|---|
| Dépôt versé à un bailleur, un loueur, un fournisseur d’énergie | 2751 Dépôts | Actif, immobilisations financières |
| Caution versée en garantie d’une obligation | 2755 Cautionnements | Actif, immobilisations financières |
| Dépôt reçu d’un locataire ou d’un client | 1651 Dépôts | Passif, dettes financières |
| Intérêts courus sur un dépôt reçu | 1658 | Passif |
Exemple : bail commercial. À la signature, le locataire verse un dépôt de garantie de trois mois de loyer, soit 4 500 €.
| Chez le locataire | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 2751 Dépôts | 4 500 | |
| 512 Banque | 4 500 |
Le bailleur enregistre symétriquement 512 au débit et 1651 au crédit. Pour un bail commercial, le Code de commerce prévoit que les sommes versées d’avance au-delà de deux termes de loyer portent intérêt au profit du locataire : le bailleur comptabilise alors chaque année une charge financière en 6615 contre 1658.
Le dépôt n’est pas un loyer payé d’avance : il ne passe jamais en charge pendant le bail et ne se répartit pas en charges constatées d’avance. Il reste à son montant nominal, sans actualisation.
Fin du contrat : restitution et créance de remboursement
À la sortie des lieux, le bailleur dispose d’un délai contractuel pour restituer le dépôt, après état des lieux et éventuelle retenue pour réparations. Deux étapes chez le locataire :
- Le bail prend fin, la restitution est attendue : reclassez le dépôt de 2751 vers 467 Débiteurs divers – dépôt à rembourser. Le montant n’est plus immobilisé, il est exigible.
- Le bailleur rembourse 3 900 € et retient 600 € pour remise en état :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 512 Banque | 3 900 | |
| 615 Entretien et réparations | 600 | |
| 467 Dépôt à rembourser | 4 500 |
Si le remboursement tarde ou fait l’objet d’un litige, la créance peut être dépréciée en 4967 à la clôture. Un dépôt versé il y a longtemps à un fournisseur d’énergie ou de télécom pour un contrat résilié est un grand classique des révisions : vérifiez que chaque ligne du 275 correspond à un contrat en cours, avec son justificatif. Le guide dépôts et cautions en comptabilité propose une méthode d’inventaire.
Retenues de garantie sur travaux et marchés
Dans les marchés de travaux, le client peut retenir une partie du prix jusqu’à la levée des réserves. La loi du 16 juillet 1971 plafonne cette retenue de garantie à 5 % du prix pour les marchés privés de travaux, et la libère un an après la réception, sauf réserves notifiées. L’entreprise peut la remplacer par une caution bancaire.
Chez l’entreprise de travaux, la retenue reste une créance sur le client, isolée en 4117 Clients – retenues de garantie :
| Étape | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Facture de 60 000 € HT, TVA 20 % | 411 : 72 000 | 704 : 60 000 ; 44571 ou TVA en attente : 12 000 |
| Retenue de 5 % du TTC | 4117 : 3 600 | 411 : 3 600 |
| Encaissement du solde | 512 : 68 400 | 411 : 68 400 |
| Libération un an plus tard | 512 : 3 600 | 4117 : 3 600 |
Les travaux immobiliers sont des prestations de services : sauf option pour les débits, la TVA comprise dans la retenue ne devient exigible qu’à son encaissement. Le suivi de cette TVA en attente est décrit dans les comptes de report de TVA.
Chez le maître d’ouvrage, la retenue est une dette envers l’entreprise, en 4017 Fournisseurs – retenues de garantie, ou 4047 si les travaux sont immobilisés. L’immobilisation entre à l’actif pour le coût total, retenue comprise.
Une retenue qui ne sera jamais libérée, parce que les réserves ont été levées aux frais du client, se solde chez l’entreprise par un avoir ou une perte, selon l’accord trouvé. Le même mécanisme s’applique aux autres retenues contractuelles : marchés publics, contrats de fourniture avec garantie de bonne fin. Pour le suivi des factures de situation, voir la facture de situation de travaux.
Emballages consignés
Les fûts, bouteilles, caisses ou palettes facturés en consigne doivent revenir chez le fournisseur. Le PCG leur consacre des comptes propres, des deux côtés.
Chez le fournisseur qui consigne (un brasseur livre 50 fûts consignés 30 € pièce) :
| Événement | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Facture de la consigne | 411 : 1 500 | 4196 Clients – dettes pour emballages consignés : 1 500 |
| Retour des 50 fûts | 4196 : 1 500 | 411 : 1 500 |
| Retour à prix réduit (fûts abîmés repris 25 €) | 4196 : 1 500 | 411 : 1 250 ; 7086 Bonis sur reprises d’emballages : 250 |
| Fûts conservés par le client | 4196 : 1 500 | produit de classe 7 (cession de l’emballage), avec la TVA correspondante |
Les emballages eux-mêmes restent à l’actif du fournisseur, en 2186 Emballages récupérables s’ils sont identifiables et durables, ou en stock 3265 dans le cas contraire.
Chez le client, la consigne payée est une créance sur le fournisseur, en 4096 Fournisseurs – créances pour emballages et matériel à rendre, soldée au retour. Un emballage perdu ou cassé fait perdre la consigne : le montant passe en charge, en 60262 Malis sur emballages.
TVA : la consigne n’entre pas dans la base imposable tant que l’emballage est destiné à être rendu et que la consigne est facturée distinctement. Si l’emballage n’est pas restitué dans le délai d’usage, il est réputé vendu : la consigne devient le prix d’une vente soumise à la TVA. Un fournisseur qui consigne beaucoup doit donc suivre, client par client, les emballages en circulation et leur ancienneté.