Depuis 2023, les formalités des entreprises sont centralisées sur le guichet unique opéré par l’INPI. Une société qui change de dirigeant, d’activité ou d’adresse y dépose un dossier de modification, qui est ensuite transmis au greffe pour l’inscription au RCS et aux organismes concernés (Insee, services fiscaux, Urssaf).
Le parcours commun à toutes les modifications
- Décision de l’organe compétent : assemblée générale, associé unique, président ou gérance selon les statuts et la nature du changement.
- Mise à jour des statuts si la donnée y figure, et certification conforme par le représentant légal.
- Annonce légale dans un journal habilité du département du siège, lorsque la loi l’exige.
- Dépôt du dossier en ligne avec les pièces (procès-verbal, statuts mis à jour, attestation de parution), dans le mois qui suit la décision.
- Paiement des frais de greffe et d’annonce, à comptabiliser en 6227 Frais d’actes et de contentieux ou en honoraires selon la facture.
- Réception du nouvel extrait Kbis, à transmettre à la banque et aux partenaires.
Changer de dirigeant
La nomination ou la révocation d’un gérant de SARL relève des associés ; celle du président de SAS de l’organe désigné par les statuts. La formalité mentionne l’ancien et le nouveau dirigeant ; le nouvel entrant fournit une déclaration de non-condamnation et une pièce d’identité.
Côté comptable et administratif, le changement de dirigeant déclenche une série de mises à jour :
| Domaine | Action |
|---|---|
| Espace professionnel impots.gouv | transfert du rôle d’administrateur au nouveau dirigeant, révision des délégations |
| Banque | nouveaux pouvoirs de signature, cartes, accès en ligne ; retrait de ceux de l’ancien dirigeant |
| Statut social | un gérant majoritaire de SARL relève des travailleurs indépendants, un président de SAS rémunéré est assimilé salarié et entre dans la DSN |
| Rémunération | nouvelle décision fixant la rémunération, comptabilisée en 641 avec les cotisations correspondantes |
| Compte courant | arrêté du compte courant de l’ancien dirigeant (455) et calendrier de remboursement |
| Signature des comptes | le nouveau dirigeant arrête les comptes de l’exercice en cours, y compris la période antérieure à sa nomination |
| Bénéficiaires effectifs | mise à jour si le dirigeant était déclaré par défaut |
Un dirigeant révoqué en cours d’exercice ne disparaît pas du dossier : ses notes de frais, sa rémunération et ses avantages jusqu’à la date de départ doivent être soldés et documentés.
Changer d’objet social
L’objet social décrit dans les statuts les activités que la société peut exercer. Une activité nouvelle qui n’y figure pas impose une décision extraordinaire des associés, une modification des statuts, une annonce légale et une formalité. La formalité doit aussi déclarer la nouvelle activité principale, sur laquelle l’Insee attribue le code APE.
L’objet social n’est pas qu’une clause juridique. Il conditionne l’organisation comptable :
- TVA : une activité exonérée (formation, location nue, activités médicales) aux côtés d’activités taxées impose un coefficient de déduction ; voyez le prorata de déduction de TVA.
- Plan de comptes : ouvrez des comptes de produits distincts par activité (706 prestations, 707 ventes de marchandises, 708 activités annexes) et, si besoin, une analytique par secteur.
- Convention collective : le changement d’activité principale peut modifier la convention collective applicable aux salariés.
- Assurances et réglementation : certaines activités demandent une assurance spécifique, une carte professionnelle ou une qualification.
- Fiscalité locale : une activité industrielle ou une nouvelle implantation modifie la base de CFE.
Un objet social rédigé trop largement ne protège pas davantage : un objet précis et à jour facilite les relations avec la banque, l’assureur et les clients publics.
Transférer le siège social
Le transfert du siège dans le même ressort de greffe ou dans un autre département suit le même parcours, avec des différences :
| Même ressort de greffe | Autre ressort de greffe | |
|---|---|---|
| Décision | gérance ou président selon les statuts, souvent avec ratification des associés | idem |
| Annonce légale | une annonce | une annonce dans le département de départ et une dans celui d’arrivée |
| Greffe | un seul dossier | le greffe d’arrivée immatricule, celui de départ radie |
| SIRET | nouveau SIRET pour le nouvel établissement | idem |
Le SIREN ne change pas, mais le nouvel établissement reçoit un nouveau SIRET : il doit figurer sur les factures, dans le logiciel et chez vos clients. Les autres conséquences :
- Services fiscaux : le dossier passe au service des impôts des entreprises du nouveau siège ; vérifiez l’adresse dans votre espace professionnel.
- CFE : elle est due dans la commune où se trouvent les locaux au 1er janvier de l’année ; un déménagement en cours d’année laisse la CFE de l’année à l’ancienne adresse, et l’année suivante est taxée au nouveau lieu. Déclarez le nouvel établissement avant la date limite prévue.
- Facturation électronique : mettez à jour l’adresse et le SIRET dans l’annuaire via votre plateforme agréée.
- Mentions légales : site web, papier à en-tête, conditions générales de vente.
- Bail : résiliation de l’ancien bail, dépôt de garantie à récupérer (compte 275), nouveau dépôt à verser.
Une simple domiciliation auprès d’une société de domiciliation agréée, ou au domicile du dirigeant dans les conditions légales, suit la même formalité qu’un déménagement physique.
Après la formalité
Vérifiez sur le nouvel extrait que toutes les données ont été correctement inscrites, puis mettez à jour la fiche société de votre logiciel. Les démarches qui suivent une immatriculation, et qui se répètent en partie après une modification, sont détaillées dans les démarches après immatriculation.