Avant d’ouvrir un compte client avec des conditions de paiement, ou de payer un nouveau fournisseur, vous devez savoir à qui vous avez affaire : une société active, une entreprise individuelle, une entité radiée, ou un nom commercial sans existence juridique propre. Les registres publics français permettent de le vérifier en quelques minutes.
Kbis, extrait RNE, avis de situation : lequel demander
| Document | Concerne | Délivré par | Ce qu’il prouve |
|---|---|---|---|
| Extrait Kbis | sociétés et commerçants inscrits au RCS | greffe du tribunal | immatriculation au RCS, dirigeants, capital, procédures collectives |
| Attestation d’immatriculation au RNE | toutes les entreprises inscrites au RNE (commerciales, artisanales, libérales, agricoles) | INPI, en ligne et gratuitement | existence au registre national, activité, dirigeants |
| Avis de situation au répertoire Sirene | tout établissement identifié par l’Insee | Insee | SIREN, SIRET, code APE, état administratif (actif ou fermé) |
| Attestation de vigilance | entreprises employeuses ou indépendants | Urssaf | déclarations et paiements sociaux à jour |
Pour une profession libérale non commerciale ou un micro-entrepreneur en prestation de services, il n’existe pas de Kbis : l’attestation RNE ou l’avis de situation Sirene le remplacent. Les différents identifiants sont expliqués dans SIREN, SIRET, RNE et Kbis.
Un document de moins de trois mois est l’usage courant. Une copie plus ancienne ne prouve rien sur un changement de dirigeant ou une procédure collective récente.
Vérifier l’identité d’un client
Un client professionnel vous transmet un bon de commande avec un nom et une adresse. Avant de créer sa fiche :
- Obtenez son SIREN (neuf chiffres) ou un SIRET (quatorze chiffres) et recherchez-le dans les registres publics : dénomination exacte, forme juridique, adresse du siège, état actif.
- Contrôlez son numéro de TVA intracommunautaire :
FRsuivi d’une clé de deux caractères et du SIREN. Validez-le dans le système européen VIES, surtout si vous facturez sans TVA un client d’un autre État membre. - Regardez les procédures collectives : sauvegarde, redressement, liquidation figurent au Kbis et au Bodacc. Accorder trente jours de crédit à une société en redressement est un risque à décider en connaissance de cause.
- Vérifiez le signataire : la personne qui commande engage-t-elle la société ? Les dirigeants figurent au registre ; pour un acheteur salarié, un bon de commande signé suffit en général.
- Notez l’adresse de facturation électronique : avec la réforme, vos factures à des assujettis établis en France passeront par une plateforme agréée, et l’annuaire de la facturation électronique indique où le client reçoit ses factures.
Une fois ces données validées, créez la fiche une seule fois, comme le décrit la création des clients et données de facturation. Les données sur les factures elles-mêmes sont listées dans les mentions obligatoires de facture.
Le dossier d’un fournisseur
Pour un fournisseur, l’enjeu est double : éviter de payer une entreprise fictive ou un IBAN frauduleux, et respecter l’obligation de vigilance du Code du travail.
L’obligation de vigilance. Dès qu’un contrat atteint 5 000 € HT, y compris par cumul de commandes sur l’année, vous devez obtenir de votre cocontractant, lors de la conclusion du contrat puis tous les six mois jusqu’à la fin de son exécution :
- une attestation de vigilance de l’Urssaf (ou de la MSA), dont l’authenticité se vérifie en ligne avec son code de sécurité ;
- un justificatif d’immatriculation : extrait Kbis, attestation RNE ou, à défaut, document équivalent ;
- pour un fournisseur étranger, des documents équivalents de son pays.
À défaut, vous pouvez être tenu solidairement au paiement des cotisations, impôts et pénalités du sous-traitant qui recourt au travail dissimulé.
Le dossier type à tenir pour chaque fournisseur récurrent :
| Pièce | Contrôle | Renouvellement |
|---|---|---|
| Attestation RNE ou Kbis | dénomination, SIREN, dirigeant, absence de radiation | à la création, puis tous les six mois si vigilance |
| Attestation de vigilance | authenticité en ligne | tous les six mois |
| RIB | titulaire identique à la dénomination légale | à chaque changement, avec contre-appel |
| Numéro de TVA intracommunautaire | validité VIES | à la création |
| Attestation d’assurance (BTP, prestations à risque) | période de validité | annuelle |
Un changement d’IBAN annoncé par e-mail est le scénario classique de fraude au faux fournisseur : confirmez toujours par téléphone au numéro déjà connu, jamais à celui indiqué dans le message. Le processus complet figure dans la création des fournisseurs et le contrôle des données.
Classer et conserver
Rattachez chaque pièce à la fiche tiers dans votre logiciel plutôt que dans une boîte mail, avec sa date de validité. Un tableau des attestations arrivant à échéance, revu chaque mois, suffit à tenir l’obligation de vigilance dans une petite entreprise.