Une PME qui vend des biens ou des services produit, pour une même opération, plusieurs documents qui se répondent. Les confondre (traiter une proforma comme une facture, facturer sans preuve de livraison, payer un fournisseur sans commande) est la source la plus fréquente d’écarts de facturation, de litiges et de doubles paiements.
Le rôle de chaque document
| Document | Émis par | Valeur | Pièce comptable ? |
|---|---|---|---|
| Devis | vendeur | offre ferme pendant sa durée de validité ; contrat une fois accepté | non |
| Bon de commande | acheteur | engagement d’achat, souvent avec ses propres conditions | non |
| Accusé de réception de commande | vendeur | confirmation des quantités, prix et délais | non |
| Facture proforma | vendeur | document d’information, sans valeur de facture | non |
| Bon de livraison | vendeur ou transporteur | preuve de la livraison, signée à réception | non, mais justificatif |
| Facture | vendeur | créance, base de la TVA | oui |
Le devis et les conditions générales qui l’accompagnent sont traités dans le devis et les conditions générales de vente.
Rapprocher devis, commande et facture
Avant d’émettre une facture, vérifiez qu’elle reprend fidèlement ce qui a été convenu :
- Même périmètre : chaque ligne facturée figure au devis accepté ou à la commande, ou dans un avenant signé.
- Mêmes prix : prix unitaires, remises et conditions identiques à l’offre.
- Mêmes références : numéro de devis et de bon de commande du client reportés sur la facture. Beaucoup d’acheteurs, en particulier les grands comptes et les acheteurs publics, rejettent une facture sans numéro de commande.
- Écarts justifiés : une quantité supérieure, un supplément ou une prestation additionnelle repose sur un écrit du client.
Côté achats, le contrôle inverse est le meilleur rempart contre les erreurs et les fraudes : ne valider une facture fournisseur qu’après l’avoir rapprochée de la commande et de la réception. Un écart de prix ou de quantité suspend la validation jusqu’à l’avoir du fournisseur ou l’accord écrit de l’acheteur. Le circuit de validation est décrit dans le workflow de validation des factures fournisseurs.
Le bon de livraison et la facture
Le bon de livraison prouve que les biens ont été remis au client, à quelle date et en quelle quantité. Il est signé par le destinataire, avec ses réserves éventuelles (colis abîmé, manquant). Il sert à trois choses :
- Facturer ce qui a réellement été livré, notamment en cas de livraison partielle ou de reliquat.
- Dater la vente : pour une livraison de biens, la TVA est exigible à la livraison, et la facture doit être émise au plus tard à ce moment, sauf facture périodique.
- Gérer le cut-off : à la clôture, une livraison sans facture est un produit à facturer (4181 Clients, factures à établir) ; une facture émise pour un bien non encore livré peut appeler un produit constaté d’avance.
Exemple : commande de 100 cartons, 80 livrés le 28 décembre, 20 en janvier. La facture de décembre porte sur 80 cartons et cite le numéro du bon de livraison ; les 20 restants seront facturés à leur livraison. Le contrôle des livraisons non facturées est détaillé dans les produits non facturés en fin de période.
La facture proforma et la facture définitive
La facture proforma est un document d’information qui ressemble à une facture : elle chiffre une opération avant sa réalisation. Elle sert à obtenir un financement, à préparer un dédouanement, à faire valider un budget chez le client ou à demander un paiement préalable.
Elle n’a aucune valeur comptable ni fiscale :
- elle ne porte pas de numéro dans la séquence des factures et doit être clairement intitulée « facture proforma » ;
- elle ne génère aucune écriture, ni chiffre d’affaires, ni créance, ni TVA collectée ;
- le client ne peut pas déduire de TVA sur sa base.
Si le client paie sur la base de la proforma, ce paiement est un acompte : il faut alors émettre une facture d’acompte, puis la facture définitive, comme expliqué dans la facture d’acompte et la facture de solde. La facture définitive reprend l’opération réellement réalisée, qui peut différer de la proforma (quantités, frais de transport réels).
Facture électronique dans le commerce de gros
Le commerce de gros cumule les difficultés de facturation : nombreuses livraisons au même client, catalogues de milliers de références, remises par palier, plusieurs taux de TVA, écocontributions, retours fréquents. La facturation électronique obligatoire entre entreprises établies en France change la donne :
- Données structurées : numéro de commande, numéro de bon de livraison, adresse de livraison distincte et référence de l’article deviennent des champs du message (Factur-X, UBL ou CII). Leur qualité conditionne l’automatisation chez le client, qui rapproche lui aussi commande, réception et facture.
- Facture périodique : pour plusieurs livraisons au même client au cours d’un même mois civil, une facture récapitulative peut être émise au plus tard à la fin du mois, en listant chaque livraison.
- Avoirs de retour : chaque retour donne lieu à un avoir électronique référencé, plutôt qu’à une compensation hors facture.
- Statuts : la plateforme renvoie des statuts (reçue, refusée, en litige, approuvée) qui permettent de détecter très tôt une facture bloquée.
- Calendrier : toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026 ; l’émission est obligatoire à cette date pour les grandes entreprises et les ETI, et à compter du 1er septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises.
Avant de basculer, nettoyez les fiches clients (SIREN, adresse de facturation électronique) et testez vos factures les plus complexes avec votre plateforme agréée. Les formats sont présentés dans Factur-X, UBL et CII.