Un consultant refacture ses billets de train, une agence de communication ses frais d’impression, un transitaire les droits de douane qu’il a avancés, un avocat les frais de greffe. Selon la façon dont la dépense a été engagée, la refacturation se fait avec ou sans TVA, et elle s’enregistre en charges et produits ou seulement dans un compte de tiers.
Débours ou frais accessoires
| Débours | Frais refacturés (frais accessoires) | |
|---|---|---|
| Engagement de la dépense | au nom et pour le compte du client, en vertu d’un mandat | par vous, pour exécuter votre prestation |
| Facture d’origine | au nom du client | à votre nom |
| TVA sur la refacturation | aucune, le montant est exclu de votre base | TVA de votre prestation, quel que soit le taux d’origine |
| Montant refacturé | exactement le montant payé | libre, éventuellement majoré |
| Comptabilisation | compte de tiers (467) | charge par nature et produit (706 ou 708) |
| Déduction de la TVA d’origine | non, par vous | selon les règles habituelles, si la facture est à votre nom |
Pour qu’une dépense soit un débours, quatre conditions cumulatives : un mandat explicite du client, une refacturation au montant exact, une reddition de compte (le client reçoit le détail et, en général, une copie des pièces), et une comptabilisation dans un compte de passage. À défaut d’une seule, la somme fait partie de votre chiffre d’affaires et supporte la TVA de votre prestation.
Exemple de frais refacturés
Une consultante facture une mission de 5 000 € HT (TVA 20 %) et y ajoute ses frais de déplacement : train 220 € TTC et hôtel 330 € TTC, soit 550 €.
À l’achat, chaque dépense est enregistrée par nature. La TVA sur le transport de personnes et sur le logement du personnel ou des dirigeants n’est pas déductible : la charge est donc enregistrée TTC.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 6251 Voyages et déplacements | 550 | |
| 401 ou 512 | 550 |
À la refacturation, les frais s’ajoutent au prix de la mission et supportent la TVA de la mission, à 20 %, sur leur coût réel pour l’entreprise :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 411 Client | 6 660 | |
| 706 Prestations de services | 5 000 | |
| 708 Produits des activités annexes, frais refacturés | 550 | |
| 44571 TVA collectée (20 % sur 5 550) | 1 110 |
La refacturation supporte la TVA à 20 %, même si la TVA d’origine n’était pas récupérable : c’est le cas le plus courant pour les frais de déplacement d’un prestataire, et une source fréquente d’erreur quand la refacturation est faite « sans TVA » par réflexe. À l’inverse, un repas d’affaires dont la TVA est déductible se refacture sur sa base hors taxes.
Exemple de débours
Un expert-comptable paie pour son client les frais de greffe d’une formalité, 60 €, avec une facture du greffe établie au nom du client, et le mandat figure dans la lettre de mission.
| Étape | Compte débité | Compte crédité | Montant |
|---|---|---|---|
| Paiement pour le compte du client | 467 Débours à refacturer, client X | 512 | 60 |
| Refacturation au client, sans TVA | 411 Client | 467 | 60 |
Sur la facture, les débours apparaissent sur une ligne distincte, hors de la base de TVA, avec la mention qu’il s’agit de débours. Le compte 467 doit être soldé client par client : un solde ancien signale un débours jamais refacturé.
Les cas qui posent question
- Frais kilométriques du prestataire : ce ne sont jamais des débours, ils font partie du prix.
- Frais postaux ou d’impression à faible montant : en pratique, des frais accessoires soumis à la TVA de la prestation.
- Droits et taxes payés pour le client (douane, greffe, taxes administratives) : souvent de vrais débours, si les conditions sont réunies.
- Sous-traitance refacturée avec marge : jamais un débours, puisque le montant n’est pas refacturé à l’identique.
- Refacturations entre sociétés d’un même groupe : elles suivent les mêmes principes et doivent reposer sur une convention, voir les refacturations intersociétés.
Sur la facture
Indiquez la nature et le détail des frais refacturés (dates, objet, montant), surtout si le client doit les justifier lui-même à son tour. Le devis ou le contrat doit prévoir le principe de la refacturation et son mode de calcul (au réel, au forfait, avec ou sans majoration) pour éviter tout litige. La méthode de suivi des frais à refacturer est détaillée dans la refacturation des frais aux clients, et les règles de TVA sur les frais de déplacement dans les justificatifs de TVA déductible.