Une facture n’est pas un simple justificatif de paiement : c’est un document juridique, comptable et fiscal encadré par la loi. Une facture incomplète expose l’entreprise à une amende administrative, au rejet de la TVA déductible chez le client et à des difficultés en cas de contrôle de la DGFiP. Que vous soyez en micro-entreprise, en SARL ou en SAS, les mentions obligatoires sont largement identiques. Les mentions ci-dessous valent pour les factures entre professionnels, en papier comme en électronique.
Identifier le vendeur et l’acheteur
Toute facture doit permettre d’identifier sans ambiguïté les deux parties. Pour le vendeur (l’émetteur), on indique :
- la dénomination sociale ou le nom et prénom pour un entrepreneur individuel
- l’adresse du siège social et, si elle diffère, l’adresse de facturation
- le numéro SIREN ou SIRET, suivi de la mention de la forme juridique et du capital social pour les sociétés
- la mention RCS suivie de la ville du greffe d’immatriculation, pour les sociétés commerciales
- le numéro de TVA intracommunautaire lorsqu’il est requis
Pour l’acheteur, la facture mentionne sa dénomination ou son nom, son adresse, et son numéro de TVA intracommunautaire dans le cas d’opérations intracommunautaires. Bien identifier le client évite les litiges et facilite le recouvrement si vous devez engager la procédure de relance des impayés.
Date, numéro et numérotation continue
Chaque facture porte une date d’émission et un numéro unique. Ce numéro doit suivre une séquence chronologique et continue, sans rupture ni doublon, ce qui interdit de supprimer ou de réutiliser un numéro déjà attribué. Vous pouvez utiliser une série unique ou des séries distinctes par établissement ou par type d’opération, à condition que chaque série reste continue.
Pour construire une numérotation solide et éviter les trous de séquence, consultez les règles de numérotation des factures.
Désignation, quantités et prix
Le corps de la facture détaille la nature exacte de la transaction :
- la désignation précise de chaque produit ou prestation
- la quantité, exprimée en unités, heures, jours ou volume
- le prix unitaire hors taxes
- les éventuelles remises, rabais ou ristournes acquis à la date de la vente
- la date de la vente ou de la prestation si elle diffère de la date d’émission
Le total HT, le montant de TVA et le total TTC doivent apparaître clairement. Une bonne pratique consiste à reprendre les mêmes libellés que ceux de votre devis, ce qui garantit la cohérence entre l’offre et la facture. Pour cadrer la relation en amont, voyez comment rédiger un devis et des conditions de vente.
Une facture avec plusieurs taux de TVA
Quand une même facture regroupe des opérations soumises à des taux différents, chaque base hors taxes et chaque montant de TVA doivent être présentés par taux. Le taux s’indique ligne par ligne, puis un récapitulatif par taux précède le total. Les taux en vigueur en France métropolitaine sont 20 %, 10 %, 5,5 % et 2,1 %.
Situations courantes :
- restauration : plats et boissons sans alcool à 10 %, boissons alcoolisées à 20 % ;
- rénovation de logement : travaux d’amélioration à 10 %, travaux de rénovation énergétique éligibles à 5,5 %, équipements exclus à 20 % ;
- commerce alimentaire ou de gros : produits alimentaires à 5,5 %, produits non alimentaires à 20 % ;
- offre composite (coffret, abonnement avec matériel) : ventilation du prix entre les éléments, sauf si l’un est l’accessoire de l’autre.
Exemple : un traiteur facture un événement d’entreprise.
| Désignation | HT | Taux | TVA |
|---|---|---|---|
| Repas, 50 couverts | 2 500 | 10 % | 250 |
| Vins et champagne | 600 | 20 % | 120 |
| Location de vaisselle | 200 | 20 % | 40 |
| Récapitulatif base 10 % : 2 500 ; base 20 % : 800 | 3 300 | 410 | |
| Total TTC | 3 710 |
En comptabilité, ouvrez un sous-compte de TVA collectée par taux (par exemple 445711 à 20 %, 445712 à 10 %, 445713 à 5,5 %) et un compte de produits par famille si nécessaire : le contrôle de la déclaration CA3, qui ventile les bases par taux, en devient immédiat. Une remise globale en pied de facture doit être répartie entre les taux au prorata des bases. Le rapprochement est expliqué dans le rapprochement du compte de TVA, et le mécanisme général dans la TVA collectée et déductible.
Conditions de paiement et pénalités de retard
Une facture entre professionnels doit préciser les conditions de règlement :
- la date d’échéance du paiement
- le délai de paiement convenu, dans la limite légale autorisée
- le taux des pénalités de retard exigibles en l’absence de paiement à l’échéance
- l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due en cas de retard
- les éventuelles conditions d’escompte en cas de paiement anticipé
Ces mentions sont essentielles : sans elles, vous fragilisez votre position en cas d’impayé. Pour fixer des délais conformes, reportez-vous à les délais de paiement et pénalités.
Mentions spécifiques : franchise et autoliquidation
Selon votre régime ou la nature de l’opération, des mentions particulières s’ajoutent :
- Franchise en base de TVA : si vous bénéficiez de ce régime (cas fréquent en micro-entreprise), la facture ne fait pas apparaître de TVA et porte la mention “TVA non applicable, art. 293 B du CGI”. Pour savoir si ce régime vous concerne, voyez les régimes de TVA.
- Autoliquidation : lorsque la taxe est due par le preneur (sous-traitance du bâtiment, opérations intracommunautaires entre assujettis), la facture est établie hors taxe avec la mention “Autoliquidation”.
- Opérations exonérées : indiquez la référence légale justifiant l’exonération.
Ces mentions évitent une double taxation et permettent au client de déclarer correctement la taxe auprès de la DGFiP.
Les nouvelles mentions de la facturation électronique
À compter du 1er septembre 2026, quatre mentions s’ajoutent à la liste :
- le numéro SIREN du client ;
- l’adresse de livraison des biens, si elle diffère de l’adresse du client ;
- la nature de l’opération : livraison de biens, prestation de services, ou les deux ;
- la mention « option pour le paiement de la taxe d’après les débits », si le prestataire a exercé cette option.
Ces données deviennent des champs du message structuré échangé via les plateformes agréées. Les autres données obligatoires de la facture électronique sont détaillées dans les données obligatoires de la facture électronique.
Les sanctions
Chaque mention manquante ou inexacte expose à une amende fiscale de 15 €, plafonnée par facture au quart de son montant. Le Code de commerce prévoit en outre une amende administrative pour les manquements aux règles de facturation entre professionnels, dont le montant maximal est nettement plus élevé pour une personne morale. Surtout, une facture incomplète peut priver le client de sa déduction de TVA, ce qui le conduira à vous la retourner.
Conserver et anticiper
Les factures doivent être conservées pendant la durée légale, sous une forme garantissant leur intégrité. La dématérialisation devient la norme : préparez vos outils pour la réforme de la facture électronique, qui impose de nouveaux formats et un circuit de transmission encadré.
Un logiciel de facturation bien paramétré verrouille la numérotation, calcule la TVA et reprend automatiquement les mentions légales, ce qui réduit fortement le risque d’erreur.