Une facture impayée pèse sur la trésorerie, mais aussi sur les comptes : elle reste à l’actif, peut surévaluer le résultat si elle n’est plus recouvrable et soulève une question de TVA si la perte devient définitive. Entre professionnels, le Code de commerce donne au créancier des outils précis ; encore faut-il les utiliser à temps et de façon documentée.
Ce qu’il faut regarder chaque semaine
- les factures échues et leur ancienneté
- les clients qui dépassent systématiquement les délais convenus
- les virements reçus sans référence de facture et non lettrés
- les factures bloquées par une contestation, un avoir attendu ou un rejet sur la plateforme de facturation électronique
Délais et pénalités entre professionnels
L’article L441-10 du Code de commerce encadre les délais de paiement entre entreprises :
| Règle | Contenu |
|---|---|
| Délai par défaut | 30 jours après la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation |
| Délai convenu maximal | 60 jours à compter de la date d’émission de la facture |
| Option fin de mois | 45 jours fin de mois, si elle est expressément prévue au contrat |
| Pénalités de retard | Dues de plein droit dès le lendemain de l’échéance, à un taux au moins égal à trois fois le taux d’intérêt légal |
| Indemnité forfaitaire | 40 € par facture pour frais de recouvrement, sans préjudice d’une indemnisation complémentaire justifiée |
Les conditions de règlement, le taux des pénalités et l’indemnité forfaitaire doivent figurer sur la facture et dans les conditions générales de vente. Des délais sectoriels particuliers existent, par exemple dans le transport ou certaines filières agricoles. Le détail est expliqué dans délais de paiement et pénalités et sur la fiche Délais de paiement entre professionnels.
Une routine de relance simple
| Étape | Moment | Action |
|---|---|---|
| Vérification | Quelques jours après l’échéance | Contrôler qu’aucun paiement n’est arrivé sans référence |
| Relance amiable | Peu après l’échéance | Courriel ou appel avec numéro de facture, montant et échéance |
| Mise en demeure | Si la relance reste sans effet | Lettre recommandée rappelant pénalités et indemnité |
| Recouvrement | Après la mise en demeure | Procédure simplifiée par commissaire de justice pour les petites créances, injonction de payer ou action au fond |
La procédure simplifiée de recouvrement des petites créances permet, si le débiteur l’accepte, d’obtenir un titre exécutoire sans juge pour les créances de faible montant. À défaut, l’injonction de payer reste la voie la plus courante pour une créance non contestée. Le déroulé détaillé se trouve dans la procédure de relance des impayés et la relance client amiable.
Le traitement comptable dans le PCG
| Situation | Compte PCG |
|---|---|
| Facture ouverte normale | 411 Clients |
| Recouvrement incertain (procédure collective, litige, retard important) | Transfert en 416 Clients douteux ou litigieux |
| Risque de perte estimé | Dépréciation en 491 contre 6817 Dotations aux dépréciations des actifs circulants |
| Perte définitive | 654 Pertes sur créances irrécouvrables, avec reprise de la dépréciation en 7817 |
La dépréciation se calcule sur le montant hors taxes de la créance et doit être justifiée client par client. Voir créances douteuses et passage en perte et comptes clients dans le plan comptable.
Et la TVA ?
Tout dépend de l’exigibilité :
- pour une livraison de biens, la TVA est exigible à la livraison et a en principe déjà été déclarée ;
- pour une prestation de services, la TVA est en principe exigible à l’encaissement : tant que le client n’a pas payé, elle n’est pas due, sauf option pour les débits.
Lorsque la créance devient définitivement irrécouvrable, la TVA acquittée sur une livraison peut être récupérée, à condition de pouvoir justifier ce caractère irrécouvrable et d’avoir adressé au client une facture rectificative. Voir TVA sur les débits ou les encaissements.
Prévenir plutôt que relancer
Une facture complète, transmise par une plateforme agréée lorsque le client est assujetti, avec le bon numéro de commande, risque moins d’être rejetée. Vérifiez les mentions obligatoires sur une facture et suivez les retards dans la gestion de trésorerie. Une erreur se corrige par un avoir, comme décrit dans avoirs et corrections de factures.