Une PME utilise aujourd’hui une dizaine de logiciels : comptabilité, paie, CRM, messagerie, suite bureautique, outil métier, parfois un développement sur mesure. Certains sont des actifs, d’autres de simples services. Le PCG, depuis le règlement sur les solutions informatiques, donne des critères précis pour les distinguer.
Immobilisation ou charge
| Situation | Traitement |
|---|---|
| Licence perpétuelle achetée, installée sur les postes ou serveurs de l’entreprise | 205, amortie |
| Logiciel développé par l’entreprise ou un prestataire pour ses besoins, critères remplis | 232 pendant le projet, puis 205 |
| Abonnement donnant accès à un logiciel hébergé par l’éditeur (SaaS) | charges, au fur et à mesure du service |
| Développement spécifique réalisé sur une plateforme hébergée, avec droit d’utilisation exclusif de la solution développée | peut être immobilisé |
| Paramétrage standard, formation, reprise de données d’un abonnement SaaS | charges |
| Maintenance et support d’une licence | 6156 Maintenance |
Le critère décisif est le contrôle : une entreprise qui ne fait qu’accéder à un service hébergé ne contrôle pas le logiciel, et ses coûts d’accès sont des charges au fil de la prestation. Une entreprise qui fait produire une solution pour ses besoins spécifiques, dont elle a l’usage exclusif, détient un actif, même si la solution tourne sur la plateforme d’un tiers.
Logiciel acquis
Exemple : licence d’un logiciel de conception achetée 6 000 EUR HT, utilisée environ quatre ans.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 205 | Concessions et droits similaires, solutions informatiques | 6 000 | |
| 44562 | TVA sur immobilisations | 1 200 | |
| 404 | Fournisseurs d’immobilisations | 7 200 |
Amortissement comptable sur quatre ans (dotation en 68111, crédit 2805). Fiscalement, les logiciels acquis peuvent faire l’objet d’un amortissement exceptionnel sur douze mois ; si l’entreprise l’utilise, la différence avec l’amortissement comptable va en amortissements dérogatoires (145). Un logiciel dont la valeur unitaire ne dépasse pas 500 EUR HT peut être déduit immédiatement en charges.
Logiciel développé
Les coûts d’un développement interne ou confié à un prestataire s’activent à partir du moment où l’entreprise s’engage dans le projet et que les critères sont réunis : faisabilité technique, intention et capacité d’achever et d’utiliser la solution, utilité démontrée, ressources disponibles, mesure fiable des coûts. Les études préliminaires et les coûts de changement d’organisation (formation des utilisateurs, refonte des processus) restent en charges. L’activation s’arrête quand la solution est en état de fonctionner. Les évolutions ultérieures ne s’activent que si elles améliorent la performance au-delà du niveau initial ; la correction d’anomalies et la maintenance sont des charges. Le schéma d’écritures (232, production immobilisée 721, puis 205) est décrit dans les immobilisations incorporelles.
Abonnements logiciels en charges
Un abonnement SaaS est une charge de services extérieurs. Le PCG ne prévoit pas de compte unique : utilisez un sous-compte dédié, par exemple dans le 651 Redevances pour concessions, brevets, licences, solutions informatiques (redevances d’utilisation) ou dans le 6135 Locations mobilières, et tenez-vous-en au même choix pour tous les abonnements. La charge est déductible du résultat imposable de l’exercice auquel elle se rapporte, comme toute dépense engagée dans l’intérêt de l’entreprise.
Rattachement à l’exercice. Un abonnement annuel payé d’avance se répartit sur la période couverte. Exemple : abonnement de 2 400 EUR HT payé le 1er octobre pour douze mois, clôture au 31 décembre.
| Date | Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 1er octobre | 6511 Abonnements logiciels | 2 400 | |
| 44566 TVA sur autres biens et services | 480 | ||
| 401 Fournisseurs | 2 880 | ||
| 31 décembre | 486 Charges constatées d’avance | 1 800 | |
| 6511 Abonnements logiciels | 1 800 |
La TVA, elle, se déduit en totalité sur la facture, sans étalement.
Éditeurs étrangers. Beaucoup d’éditeurs facturent depuis l’Irlande, les Pays-Bas ou les États-Unis, sans TVA. L’entreprise autoliquide la TVA française : débit 44566 et crédit 4452 TVA due intracommunautaire pour un prestataire européen (ou un sous-compte de 4457 pour un prestataire hors Union), avec déclaration de la base sur la CA3. Une facture étrangère sans votre numéro de TVA intracommunautaire ou avec de la TVA de son pays doit être corrigée. Voir l’autoliquidation sur services étrangers.
Abonnements sur la carte du dirigeant. Un abonnement payé avec une carte personnelle puis remboursé reste une charge de l’entreprise s’il est souscrit à son nom et pour son activité ; un abonnement au nom personnel du dirigeant, utilisé aussi à titre privé, pose une question de déductibilité et de TVA. Faites souscrire les abonnements au nom de la société, avec son adresse de facturation.
Recenser ses abonnements
Les abonnements se multiplient et se renouvellent tacitement. Tenez une liste avec l’éditeur, le titulaire du compte, le coût mensuel ou annuel, la date de renouvellement et le compte de charge. Elle sert à résilier ce qui n’est plus utilisé, à préparer les charges constatées d’avance de clôture et à repérer les factures qui n’arrivent que dans l’espace client de l’éditeur. Les charges récurrentes sont traitées dans les abonnements et charges récurrentes.