Une SRL qui vient d’être constituée ou un indépendant qui démarre reçoit d’abord un numéro d’entreprise dans la BCE. Ce numéro ne fait pas encore de lui un assujetti identifié : tant que la qualité TVA n’est pas activée, vous ne pouvez pas facturer avec la mention BE0..., ni déduire la TVA de vos achats de démarrage. L’activation passe par le formulaire 604A, la « demande d’identification à la TVA ».
Qui doit introduire un 604A
Tout assujetti qui commence une activité économique en Belgique et qui réalisera des opérations soumises à la TVA doit être identifié avant le début de cette activité. Sont concernés :
- la société fraîchement inscrite à la BCE par le notaire ;
- l’indépendant personne physique qui s’installe à titre principal ou complémentaire ;
- l’entreprise qui n’effectuait que des opérations exonérées et qui ajoute une activité taxable ;
- l’entreprise étrangère qui ouvre un établissement en Belgique (elle passe par le centre compétent pour les non-résidents).
Les opérations préparatoires comptent déjà comme activité : l’achat d’un véhicule utilitaire ou l’aménagement d’un local avant la première vente. Une identification tardive complique la récupération de la TVA payée sur ces dépenses.
Où et comment le déposer
Le 604A s’introduit en ligne dans l’application e604, accessible depuis MyMinfin, onglet « Ma déclaration ». Trois voies existent :
| Qui introduit | Accès | Coût |
|---|---|---|
| le dirigeant lui-même | eID ou itsme, au nom de l’entreprise | gratuit |
| le comptable ou conseiller fiscal | son propre accès, pour le compte du client | selon ses honoraires |
| un guichet d’entreprises | lors de l’inscription BCE ou après | frais du guichet |
Les choix à faire dans le formulaire
Le 604A n’est pas une simple formalité : plusieurs réponses fixent vos obligations pour les mois qui suivent.
Le régime. Régime normal, régime de la franchise pour petites entreprises si votre chiffre d’affaires annuel reste sous le seuil légal, régime forfaitaire pour certains commerçants, ou statut d’assujetti exonéré (article 44). Le régime de franchise dispense de déclarations périodiques mais interdit de déduire la TVA sur vos achats.
La périodicité. Vous pouvez déposer des déclarations trimestrielles si votre chiffre d’affaires annuel hors TVA ne dépasse pas 2 500 000 EUR, sous réserve de règles particulières pour certains biens (produits énergétiques, véhicules, téléphones mobiles, ordinateurs). Au-delà, les déclarations sont mensuelles. La comparaison détaillée se trouve dans périodicité mensuelle ou trimestrielle.
Les activités. Décrivez ce que vous vendrez réellement, avec les codes NACE-BEL correspondants. Ces codes doivent rester cohérents avec ceux inscrits dans la BCE.
Le chiffre d’affaires estimé. Il sert à vérifier la périodicité et, le cas échéant, l’accès à la franchise. Une estimation trop basse peut vous valoir une requalification et des régularisations.
Le droit à déduction. Un assujetti mixte (activités taxées et exonérées) notifie dès le 604A s’il appliquera le prorata général ou l’affectation réelle.
Après l’envoi
Le SPF Finances confirme l’identification et la qualité TVA apparaît dans la BCE. Vérifiez-la sur la recherche publique de la BCE, puis :
- paramétrez le numéro
BE0xxx.xxx.xxxdans votre outil de facturation ; - préparez l’accès à Intervat pour la première déclaration, vous-même ou via un mandat TVA donné au comptable ;
- inscrivez-vous sur le réseau Peppol, puisque vos factures à des clients assujettis belges doivent être structurées ;
- rassemblez les factures d’achat antérieures à l’activation, établies au nom de l’entreprise, pour la déduction de démarrage.
Exemple
Une SRL de services informatiques est constituée le 2 mars. Elle achète le 5 mars des ordinateurs pour 6 000 EUR HTVA (TVA 1 260 EUR) et envoie sa première facture le 1er avril. Le 604A est introduit le 3 mars avec un début d’activité au 2 mars, une périodicité trimestrielle et le régime normal. La TVA de 1 260 EUR est déduite en grille 59 de la déclaration du premier trimestre, à condition que la facture d’achat porte la dénomination et le numéro de la société, et non le nom privé du fondateur.
Les erreurs qui coûtent
- Facturer « TVA en attente » avant l’identification : la facture devra être annulée par une note de crédit puis réémise.
- Cocher la franchise par réflexe alors que l’entreprise va investir : la TVA sur l’investissement sera perdue.
- Oublier que la société et le dirigeant sont deux assujettis distincts : un indépendant qui passe en société garde son propre numéro tant qu’il n’a pas introduit un 604C de cessation.
- Déclarer des activités vagues : la BCE et le SPF Finances s’en servent pour vos contrôles et vos données publiques.
Une fois actif, tout changement de régime, d’adresse d’activité ou de périodicité passe par le 604B de modification.