Lorsque vous travaillez pour une administration belge, une commune, un CPAS, une intercommunale ou un organisme régional, la facture part au format électronique structuré, sur le même réseau Peppol que vos factures aux entreprises. Les pouvoirs adjudicateurs de toute l’Union doivent pouvoir recevoir des factures électroniques structurées depuis la directive européenne 2014/55, et la Belgique achemine ces factures vers ses administrations au moyen de la plateforme publique Mercurius, reliée à Peppol. Pour un indépendant ou une SRL qui débute avec les commandes publiques, l’enjeu est moins technique qu’administratif : une facture sans la bonne référence n’est pas payée.
Reconnaître un client public
Consultez la fiche du client dans la Banque-Carrefour des Entreprises : la qualité « Pouvoir adjudicateur », avec sa date de début, indique que les règles B2G s’appliquent. Le statut TVA du client n’y change rien : une commune non assujettie pour l’activité concernée reçoit quand même votre facture via Peppol. Pour le cadre général entre entreprises, voyez la facturation électronique B2B obligatoire.
Le même réseau, d’autres exigences
Vous n’avez pas besoin d’un outil distinct : le point d’accès qui envoie vos factures B2B achemine aussi vos factures vers les administrations, identifiées sur le réseau par leur numéro d’entreprise. Ce qui change, ce sont les données que l’acheteur public exige.
| Élément | Facture B2B | Facture B2G |
|---|---|---|
| Format et canal | structuré, via Peppol | structuré, via Peppol et Mercurius |
| Référence acheteur ou commande | l’une des deux, exigée par le format | celle imposée par le marché, souvent les deux |
| Référence du marché ou de l’engagement | rare | fréquente |
| Approbation préalable | selon le client | état d’avancement ou déclaration de créance approuvé pour beaucoup de marchés |
| Délais de paiement | loi sur les délais entre entreprises | réglementation des marchés publics et cahier des charges |
Pour la mécanique des points d’accès et des identifiants, lisez comment fonctionne Peppol.
Facture électronique pour marché public en PME
Le cahier spécial des charges est le document de référence : il précise l’entité à facturer, son adresse de facturation, les références à indiquer, le rythme de facturation et les documents à joindre. Lisez la section consacrée à la facturation avant la première prestation, pas au moment d’émettre la facture.
Trois cas fréquents pour une PME :
- Marché de fournitures ou de services sur bon de commande : chaque commande porte un numéro, à reprendre tel quel dans la facture. Une facture qui regroupe plusieurs bons de commande sans les citer tous sera bloquée.
- Marché de travaux : l’entrepreneur établit un état d’avancement, le pouvoir adjudicateur le vérifie et l’approuve, puis la facture est émise sur cette base. Joignez l’état approuvé en annexe du message Peppol.
- Marché à prix global avec tranches : la facture correspond à une tranche ou à un jalon défini dans le marché, avec sa référence.
Le cautionnement exigé pour garantir l’exécution, s’il est constitué en numéraire, se comptabilise en 288 Cautionnements versés en numéraire jusqu’à sa libération après la réception. Les créances sur l’acheteur public restent en 400, dans un sous-compte qui permet de suivre les délais propres aux marchés : voir Peppol et le PCMN.
Facturation B2G via Peppol et contrôle
Avant d’envoyer une facture à un pouvoir public, contrôlez quatre points dans cet ordre :
- Destinataire : le numéro d’entreprise de l’entité qui a passé la commande, et non celui de l’administration « mère ». Une commune et son CPAS sont deux entités distinctes ; un service régional peut avoir une identification de réception propre.
- Références : numéro de bon de commande, référence acheteur ou référence d’engagement, recopiés sans retouche de format (tirets, préfixes).
- Base de facturation : montant identique à l’état d’avancement ou à la commande approuvés, révision de prix comprise si le marché en prévoit une.
- TVA : taux applicable à la prestation ; l’acheteur public non assujetti paie la TVA, il n’y a pas d’autoliquidation à son égard, même pour des travaux immobiliers.
Après l’envoi, suivez les statuts : livraison par Peppol, puis prise en charge et traitement par l’administration. Une facture livrée mais non approuvée après le délai de vérification prévu par le marché mérite une relance écrite, avec la référence du marché. Conservez les statuts avec la pièce : ils datent la réception et servent de base au calcul d’éventuels intérêts de retard.
Rejets et corrections
Les causes de rejet les plus fréquentes en B2G sont une référence manquante ou erronée, un destinataire mal identifié et un montant qui ne correspond pas à l’engagement. Ne modifiez pas une facture déjà livrée : émettez une note de crédit via Peppol qui cite la facture, puis une nouvelle facture avec un nouveau numéro, comme expliqué dans les rejets Peppol et la correction de facture. Les mentions de base de toute facture sont rappelées dans les mentions légales d’une facture belge.
La FAQ consacrée aux pouvoirs publics sur efacture.belgium.be renvoie vers les guides officiels pour l’envoi aux administrations.