On parle beaucoup de l’envoi, mais c’est la réception qui concerne le plus d’entreprises. Un indépendant en franchise de TVA qui émet dix factures par an reçoit chaque mois des factures de téléphonie, de leasing, de comptabilité et de fournitures. Depuis le 1er janvier 2026, ces fournisseurs belges doivent les lui adresser en format structuré, et il doit être en mesure de les recevoir.
Réception obligatoire des factures Peppol
L’obligation de facture structurée vaut dans les deux sens : un fournisseur belge assujetti ne peut s’y conformer que si son client peut recevoir. La FAQ officielle rappelle qu’un client qui n’est pas prêt risque lui aussi d’être sanctionné.
| Situation | Doit pouvoir recevoir via Peppol ? |
|---|---|
| Société ou indépendant assujetti ordinaire | oui |
| Petite entreprise sous le régime de la franchise | oui |
| Exploitant au régime particulier agricole | oui, au moins pour la réception |
| Assujetti mixte (opérations taxables et exonérées) | oui |
| Entreprise n’effectuant que des opérations exonérées par l’article 44 | non |
| Assujetti au régime forfaitaire de l’article 56 | non |
| Entreprise étrangère sans établissement stable en Belgique | non |
| Entreprise en faillite, pour les activités visées par la faillite | non |
« Pouvoir recevoir » signifie concrètement être inscrit sur le réseau sous son numéro d’entreprise, via un prestataire, pour le type de document facture et note de crédit. Une adresse e-mail de facturation ne suffit pas. L’absence des moyens techniques d’émettre et de recevoir est sanctionnée par une amende administrative spécifique, progressive en cas de récidive. Les cas limites sont développés dans Peppol pour assujetti mixte et article 44.
Où arrivent vos factures
Le prestataire Peppol reçoit le fichier UBL et le dépose dans votre logiciel de comptabilité, dans un portail ou dans les deux. Trois points décident si la réception est réellement opérationnelle :
- Un seul point d’entrée. Si l’entreprise est inscrite chez deux prestataires sous deux identifiants, les factures se dispersent. Gardez une inscription principale.
- Une file d’attente surveillée. Une facture livrée dans un portail que personne n’ouvre est une facture non reçue en pratique, avec des rappels et des intérêts de retard à la clé.
- Un accès pour le comptable. Si un comptable externe tient la comptabilité, il doit voir les mêmes factures, au même moment, sans transfert par e-mail.
Le mandat donné au comptable pour vos accès en ligne est expliqué dans le mandat comptable et l’accès aux services publics.
Traiter une facture reçue
Une facture reçue suit ensuite le circuit d’approbation de l’entreprise : rapprochement avec la commande, validation, comptabilisation et paiement. Le circuit est décrit dans la validation des factures d’achat Peppol. Conservez le fichier tel que reçu : c’est la facture originale. Le destinataire doit garder la facture électronique structurée pendant toute la durée de conservation, sous une forme lisible, et une représentation PDF éventuelle ne doit pas être modifiable.
TVA sur achats reçus via Peppol
La déduction de la TVA suppose d’être en possession d’une facture régulière. Pour une opération qui entre dans le champ de l’obligation, la facture régulière est la facture électronique structurée. Le fichier Peppol est donc la pièce à laquelle la déduction se rattache, pas le PDF qui l’accompagne.
Que se passe-t-il si un fournisseur belge assujetti vous envoie encore un PDF ? La FAQ du SPF Finances indique que, si les conditions matérielles sont remplies, le droit à déduction ne sera pas refusé sur la seule base de la forme, mais des amendes administratives restent possibles. La bonne pratique est de demander la facture structurée et de noter la demande, plutôt que de bloquer la déduction ou d’accepter le PDF comme norme.
Exemple : une facture d’entretien de véhicules utilitaires de 800 EUR HTVA + 168 EUR de TVA, reçue via Peppol le 3 avril pour des travaux de mars.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 611 | Entretien et réparations | 800 | |
| 411 | TVA à récupérer | 168 | |
| 440 | Fournisseurs | 968 |
Pour un déclarant mensuel, la TVA se déduit dans la déclaration d’avril, période au cours de laquelle la facture est reçue : 800 en grille 82 et 168 en grille 59. Le fichier ne connaît pas vos limitations de déduction ; s’il s’agissait d’une voiture de tourisme, la part non déductible doit être appliquée par le code TVA. Une note de crédit reçue réduit la déduction : base en grille 85, TVA à reverser en grille 63.
Les factures adressées à titre privé (énergie, télécoms au nom du dirigeant) ne sont pas des factures B2B et n’ouvrent pas de droit à déduction, même si la dépense sert l’activité. Le contrôle d’ensemble avant le dépôt est décrit dans le contrôle TVA avant Intervat.