Le même atelier répare la voiture d’un particulier le matin et l’utilitaire d’une société l’après-midi. Le premier repart avec une facture papier ; le second doit recevoir une facture structurée via Peppol. Pour un garage, la difficulté n’est pas de connaître la règle, mais de savoir au comptoir qui est réellement le client.
Qui est le client ?
| Situation | Destinataire de la facture | Peppol |
|---|---|---|
| Entretien de la voiture privée d’un particulier | le particulier | non |
| Entretien d’un véhicule appartenant à une SRL | la SRL | oui |
| Véhicule en leasing opérationnel, entretien inclus dans le contrat | la société de leasing, propriétaire | oui |
| Réparation après sinistre, prise en charge par l’assureur | le preneur ou l’assureur, selon l’accord de prise en charge | oui si le destinataire est un assujetti belge |
| Vente de pièces à un autre garage | le garage | oui |
| Voiture de société conduite par un salarié qui paie lui-même un petit entretien | à clarifier : facture au nom de l’employeur ou du salarié | selon le destinataire |
Le conducteur n’est pas forcément le client. Un véhicule en leasing appartient à la société de leasing, qui fixe ses propres règles : accord préalable pour toute intervention au-delà d’un montant, tarifs négociés, facture adressée à elle et non à l’utilisateur. Une facture envoyée à la mauvaise entité est refusée et doit être annulée par une note de crédit.
Les données que les flottes exigent
Les sociétés de leasing et les gestionnaires de flotte traitent des milliers de factures et les valident automatiquement. Une facture Peppol qui ne porte pas leurs références reste bloquée. Prévoyez dans la fiche de l’ordre de réparation :
- la plaque d’immatriculation et, si demandé, le numéro de châssis ;
- le kilométrage relevé à l’entrée ;
- le numéro d’accord ou de bon de commande communiqué par la société de leasing, en référence acheteur ;
- le détail des lignes : main-d’œuvre en heures et taux, pièces avec référence, forfaits ;
- les éventuelles contributions environnementales (pneus, batteries, huiles) sur des lignes séparées.
Le traitement des contributions est expliqué dans les éco-contributions et frais de recyclage.
Sinistres et franchise
Lorsqu’un assureur prend en charge une réparation, le garage reçoit un accord de l’expert et facture selon les modalités convenues. Deux points à régler avec l’assureur et le client avant de facturer : qui est le destinataire de la facture, et qui paie la franchise et la TVA non récupérable. Un client assujetti qui récupère la TVA paie souvent lui-même la TVA, l’assureur réglant le montant hors TVA. Si la facture est adressée à une société assujettie belge, elle passe par Peppol, avec la référence du dossier sinistre. La partie payée par l’assureur et la partie payée par le client ne justifient pas deux factures pour une même réparation, sauf accord explicite.
Ventes de véhicules
Une voiture neuve vendue à une société se facture avec 21 % de TVA, via Peppol. Une voiture d’occasion achetée à un particulier puis revendue peut relever du régime de la marge : la TVA est calculée sur la marge du garage et n’apparaît pas sur la facture, et l’acheteur ne peut pas la déduire. La facture porte la mention du régime ; dans un fichier Peppol, la ligne est encodée sans TVA, avec le motif d’exonération prévu pour les biens d’occasion, et passe par Peppol si l’acheteur est une société assujettie belge. Joignez le Car-Pass au même message lorsque la vente l’exige. Une erreur fréquente : facturer une occasion sous le régime de la marge alors qu’elle a été achetée avec TVA déductible, auquel cas le régime normal s’applique.
Côté achats
Les grossistes en pièces, les distributeurs de pneus et les importateurs envoient de nombreuses factures avec beaucoup de lignes. Reçues via Peppol, elles peuvent alimenter directement le stock de pièces si le logiciel lit les références articles. Les notes de crédit pour retours de pièces et garanties constructeur arrivent par le même canal ; lettrez-les avec la facture d’origine pour que le compte fournisseur reste lisible.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 604 | Achats de pièces | 2 000 | |
| 411 | TVA à récupérer | 420 | |
| 440 | Fournisseurs, grossiste | 2 420 | |
| 440 | Fournisseurs, note de crédit retour | 242 | |
| 604 | Achats de pièces | 200 | |
| 411 | TVA à récupérer | 42 |
Organisation au comptoir
- À l’ouverture de l’ordre de réparation, demandez qui paie et au nom de qui la facture doit être établie.
- Pour un client professionnel, vérifiez le numéro d’entreprise dans la BCE et, pour un véhicule en leasing, obtenez le numéro d’accord avant les travaux.
- Au moment de facturer, le logiciel choisit le canal à partir du type de client : Peppol pour un assujetti belge, papier ou PDF pour un particulier.
Les clients professionnels qui récupèrent la TVA sur l’entretien de leurs voitures le font dans les limites propres aux véhicules ; ce n’est pas au garage de les appliquer. Le cas des clients particuliers est développé dans la facturation électronique et les clients B2C, et les refus de facture dans les rejets Peppol.