Chaque fiche fournisseur autorise, en pratique, des virements. C’est pourquoi la création et la modification d’un fournisseur méritent davantage de rigueur que l’encodage d’une facture. En Belgique, deux sujets dominent : l’exactitude des données légales pour la déduction de la TVA, et la fraude au changement de coordonnées bancaires.
Ce qu’il faut vérifier
- Numéro d’entreprise et dénomination dans la Banque-Carrefour des Entreprises : l’entreprise existe-t-elle, est-elle active, l’adresse correspond-elle à la facture ?
- Numéro de TVA : pour un fournisseur belge, un numéro BE0 actif ; pour un fournisseur européen, une vérification dans VIES, indispensable pour appliquer l’autoliquidation correctement.
- IBAN : le titulaire du compte doit être le fournisseur lui-même. Un IBAN étranger pour un fournisseur belge est un signal d’alerte.
- Identifiant Peppol : un fournisseur belge assujetti doit pouvoir vous envoyer ses factures en format structuré ; notez son identifiant pour reconnaître ses envois.
- Conditions de paiement et compte de charge habituel.
Le changement d’IBAN, scénario de fraude classique
Un e-mail « de votre fournisseur » annonce un nouveau compte bancaire. Le style est crédible, le logo correct. Le paiement suivant part chez un escroc.
| Règle | Application |
|---|---|
| Double canal | confirmez tout changement par téléphone, au numéro déjà connu et non à celui du message |
| Séparation des tâches | la personne qui modifie l’IBAN n’est pas celle qui valide le paiement |
| Trace | conservez la demande, la confirmation et le nom de la personne qui a validé |
| Délai | bloquez les paiements vers un IBAN modifié depuis moins de quelques jours, le temps du contrôle |
Le cas des fournisseurs étrangers
Un prestataire de services établi dans un autre État membre facture en principe sans TVA belge : vous autoliquidez la taxe dans votre déclaration (base en grille 88, TVA due en grille 55 et déduction en grille 59, la base figurant aussi parmi les achats en grille 82). Un fournisseur hors UE peut aussi exiger un traitement particulier. Notez dans la fiche le régime applicable, afin que l’encodage ne dépende pas de la mémoire de la personne qui saisit.
Un sous-compte par fournisseur
Les fournisseurs sont suivis dans le compte collectif 440 Fournisseurs, avec un compte auxiliaire par tiers. Évitez les fiches « fournisseurs divers » : elles rendent le rapprochement des relevés fournisseurs impossible et masquent les doublons.
Pour la suite : nettoyage des données fournisseurs, fournisseurs étrangers et Peppol et nettoyage des numéros de TVA et BCE.