Payer moins que le montant facturé n’est pas rare : un litige sur une partie de la livraison, un étalement négocié pour préserver la trésorerie, ou une retenue légale imposée à l’entreprise. Dans chaque cas, la facture reste comptabilisée pour son montant total et c’est le règlement qui est partiel.
Trois raisons, trois traitements
| Raison | Ce qu’il se passe | Ce qu’il faut garder |
|---|---|---|
| Litige sur une partie | vous payez la partie non contestée | la contestation écrite et la réponse du fournisseur |
| Étalement convenu | plusieurs paiements selon un calendrier | l’accord signé ou l’e-mail de confirmation |
| Obligation de retenue | une part est versée à l’ONSS ou au SPF Finances | la preuve de consultation et des versements |
L’obligation de retenue, spécificité belge
Lorsque vous faites exécuter certains travaux, notamment dans la construction, par un entrepreneur qui a des dettes sociales ou fiscales, la loi vous oblige à retenir une partie de chaque paiement et à la verser directement à l’ONSS et au SPF Finances. Vous vérifiez la situation du cocontractant au moment de chaque paiement via le service en ligne de la sécurité sociale. Faute de retenue, vous pouvez être tenu solidairement de ses dettes.
Comptablement, la facture est soldée par trois paiements distincts :
- débit 440 fournisseur, crédit 550 banque pour la part versée au fournisseur
- débit 440, crédit 550 pour la part versée à l’ONSS
- débit 440, crédit 550 pour la part versée au SPF Finances
Les trois paiements sont lettrés avec la facture, qui est alors entièrement réglée. Le fournisseur reçoit une copie des preuves de versement.
Exemple d’étalement
Une facture de 12 100 EUR TVAC est réglée en trois mensualités de 4 033,33 EUR, la dernière arrondie à 4 033,34 EUR. Dans le compte fournisseur, chaque paiement est lettré partiellement sur la même facture. Le solde ouvert diminue à chaque mensualité et l’échéance de la mensualité suivante est notée sur la facture, pour que la balance âgée ne la classe pas en retard.
Le piège de la TVA
La TVA se déduit sur la base de la facture reçue, dans la déclaration de la période où vous la recevez, quel que soit le rythme de paiement. Un paiement partiel ne réduit pas la TVA déductible. Seule une note de crédit du fournisseur, en cas d’accord sur une réduction de prix, modifie la base ; elle se déclare alors en grille 85.
Discipline de lettrage
- Ne lettrez jamais un paiement partiel comme s’il soldait la facture.
- N’imputez pas un paiement sur « le plus ancien » par réflexe : suivez la référence de la facture.
- Signalez dans votre campagne de paiement les factures en cours d’étalement, pour qu’elles ne soient pas payées une seconde fois en totalité.
Pour le contrôle des données du fournisseur avant paiement, voyez la création des fournisseurs. L’organisation des paiements groupés est traitée dans la campagne de paiement fournisseurs, et les blocages volontaires dans les litiges de factures.