Changer de logiciel comptable, ce n’est pas seulement exporter une balance et l’importer ailleurs. En Belgique, votre comptabilité est branchée sur des flux extérieurs : factures électroniques Peppol, extraits bancaires CODA, déclarations Intervat. Une migration réussie déplace ces branchements sans perdre un document.
1. Choisir une date de bascule qui suit la TVA
La meilleure date est le premier jour d’une période TVA : début de mois pour un déclarant mensuel, début de trimestre pour un trimestriel. Idéalement, le premier jour de l’exercice. Ainsi, chaque déclaration périodique est préparée entièrement dans un seul système, et le listing clients annuel se reconstitue sans fusionner deux sources en cours de période.
2. Déplacer les flux, dans cet ordre
| Flux | Ce qu’il faut faire | Risque si on l’oublie |
|---|---|---|
| Réception Peppol | transférer l’enregistrement de votre numéro d’entreprise vers le point d’accès du nouveau logiciel | factures fournisseurs reçues dans l’ancien outil, ou rejetées |
| Envoi Peppol | tester un envoi réel vers un client avant la bascule | factures de vente bloquées |
| Extraits CODA | modifier le mandat auprès de la banque ou du service de distribution CODA | trous dans les extraits du premier mois |
| Mandats SPF Finances | vérifier que le comptable ou le logiciel peut déposer via Intervat | déclaration TVA en retard |
Un numéro d’entreprise ne peut être actif que sur un seul point d’accès pour un type de document : coordonnez la date avec les deux fournisseurs. Le sujet est développé dans migration de logiciel comptable et Peppol.
3. Reprendre peu, mais juste
Importez :
- la balance d’ouverture au jour de bascule, compte par compte selon le PCMN ;
- les factures clients et fournisseurs ouvertes, avec leur numéro, leur date et leur échéance ;
- les fiches clients et fournisseurs actives, avec numéro d’entreprise et IBAN vérifiés.
Laissez l’historique détaillé dans l’ancien système ou dans une archive exportée. La méthode de reprise est décrite dans soldes d’ouverture lors d’un changement de logiciel.
4. Faire correspondre les comptes
Si l’ancien plan comptable contenait des comptes créés au fil du temps, profitez-en pour regrouper : un compte par réalité économique, des sous-comptes seulement quand ils servent un rapport ou une déclaration. Le PCMN reste la colonne vertébrale ; le reste est de l’analytique.
5. Garder l’ancien système lisible
Vos anciens exercices doivent rester consultables pendant toute la durée de conservation, qui atteint dix ans pour les documents fiscaux. Avant de résilier l’abonnement, exportez balances, grands livres, journaux et pièces dans un format ouvert. Voir archivage des documents comptables.
Les contrôles du premier mois
- La balance d’ouverture est identique à la balance de clôture de l’ancien système.
- Les comptes 550 se rapprochent avec les extraits CODA dès le premier jour.
- Chaque facture fournisseur reçue via Peppol depuis la bascule apparaît dans le nouveau logiciel.
- La première déclaration TVA est comparée, grille par grille, à la précédente pour repérer un code TVA mal transposé.
- La numérotation des factures de vente continue sans trou ni doublon.
Prévoyez ce contrôle dans le premier dossier de clôture mensuelle : c’est là que les erreurs de migration coûtent le moins cher à corriger.