Changer de logiciel comptable, c’est accepter qu’un jour donné l’ancien système s’arrête et que le nouveau prenne le relais. Les soldes d’ouverture font le lien. S’ils sont faux, chaque lettrage, chaque déclaration TVA et chaque balance du nouvel outil le sera aussi.
Choisir la date de bascule
| Date | Avantage | Contrainte |
|---|---|---|
| Premier jour de l’exercice | seule la balance de bilan est à reprendre ; les classes 6 et 7 démarrent à zéro | il faut attendre la clôture de l’exercice précédent, ou reprendre des soldes provisoires puis les corriger |
| Début d’un trimestre TVA | la déclaration périodique ne chevauche pas deux logiciels | les soldes des classes 6 et 7 doivent aussi être repris pour le cumul de l’exercice |
| En cours de mois | aucun | à éviter : la TVA, la paie et les rapprochements bancaires se répartissent sur deux systèmes |
Ce qu’il faut reprendre, et à quel niveau de détail
| Élément | Niveau de détail | Pourquoi |
|---|---|---|
| Balance générale | par compte PCMN | point de départ du bilan |
| Clients (400) | par facture ouverte | pour lettrer les paiements à venir et relancer |
| Fournisseurs (440) | par facture ouverte | pour payer et rapprocher les relevés |
| TVA (411, 451) | solde lié à la dernière déclaration Intervat | pour que la prochaine déclaration démarre juste |
| Immobilisations (21 à 26 et amortissements) | par fiche du registre | pour continuer les amortissements |
| Banques (55) | solde à la date de bascule, rapproché avec l’extrait CODA | pour que l’import CODA continue sans trou |
| Dettes sociales (453, 454, 456) | par nature | pour le rapprochement avec le secrétariat social |
Reprendre les clients et fournisseurs par solde global est une erreur classique : le premier paiement reçu ne pourra être lettré avec rien.
Correspondance des comptes
Si l’ancien plan comptable comportait des comptes personnalisés, établissez une table de correspondance vers le plan du nouveau logiciel, sans dépasser la structure du PCMN. Profitez-en pour regrouper les comptes inactifs ; voir nettoyer le plan comptable.
Les contrôles après import
- La balance d’ouverture est équilibrée et égale, compte par compte, à la balance de clôture de l’ancien système.
- Le total des factures ouvertes clients égale le solde du compte 400 ; idem pour 440.
- Le solde bancaire égale l’extrait au jour de la bascule.
- Le résultat repris (si bascule en cours d’exercice) égale celui de l’ancien logiciel.
- Les capitaux propres concordent avec les derniers comptes annuels déposés à la BNB, augmentés du résultat de l’exercice en cours.
Conservez une exportation complète de l’ancien système (grand livre, journaux, pièces) : les obligations de conservation courent toujours, et l’administration peut demander à consulter les données d’origine. Voir archivage des documents comptables.
La méthode générale de migration est décrite dans changer de logiciel comptable sans chaos, et ce qu’il faut prévoir pour la facturation électronique dans migration de logiciel et Peppol.