Le compte fournisseur de votre comptabilité ne contient que ce que vous avez reçu et enregistré. Le relevé du fournisseur contient ce qu’il a facturé. L’écart entre les deux révèle les factures égarées, les doubles paiements et les notes de crédit promises mais jamais envoyées. C’est un contrôle simple, particulièrement utile avant la clôture de l’exercice, quand une facture manquante fausse directement le résultat.
Quels fournisseurs contrôler
Inutile de tout rapprocher. Concentrez-vous sur :
- les fournisseurs les plus importants en volume
- ceux qui facturent des acomptes ou des régularisations (énergie, télécoms, loyers)
- ceux avec qui un litige est en cours
- ceux dont le solde dans votre comptabilité est débiteur, ce qui est anormal pour un fournisseur
La méthode en six étapes
- Demandez le relevé arrêté à une date précise, la même que celle de votre balance.
- Éditez le détail de votre compte 440 à la même date, pièces ouvertes uniquement.
- Pointez les pièces présentes des deux côtés avec le même montant.
- Listez les factures absentes de votre comptabilité. Vérifiez d’abord si elles sont arrivées via Peppol sans être validées, puis réclamez les autres.
- Listez les paiements que le fournisseur n’a pas encore enregistrés : souvent des virements des derniers jours.
- Documentez l’écart restant, ligne par ligne, et conservez la feuille dans le dossier de clôture.
Lecture des écarts
| Écart | Traitement comptable |
|---|---|
| Facture chez le fournisseur, absente chez vous, relative à la période | enregistrement de la facture, ou 444 factures à recevoir si elle ne peut être obtenue avant la clôture |
| Note de crédit annoncée mais non reçue | réclamer la note ; ne rien comptabiliser sans document |
| Paiement en double | demande de remboursement, solde débiteur au 440 en attendant |
| Acompte versé non imputé | imputer l’acompte sur la facture finale |
| Facture enregistrée deux fois chez vous | extourner le doublon, en vérifiant la TVA déduite |
Attention à la TVA
Une facture enregistrée en 444 à la clôture n’ouvre pas de droit à déduction : la TVA ne se déduit qu’une fois la facture reçue. De même, une facture en double déduite deux fois doit être corrigée dans la déclaration périodique ; voyez les corrections de TVA après déclaration.
Faire du contrôle une habitude
Programmez ce rapprochement chaque trimestre pour vos principaux fournisseurs, en même temps que la revue des codes TVA. Si les factures manquantes sont fréquentes, le problème vient en amont : vérifiez la réception des factures Peppol et le circuit décrit dans les factures fournisseurs en comptabilité.