La comptabilité d'indépendant, tenue au fil des jours

Ce que la loi demande à un indépendant

Un indépendant en personne physique inscrit à la Banque-Carrefour des Entreprises est une entreprise au sens du Code de droit économique : il doit tenir une comptabilité appropriée à son activité. Tant que son chiffre d’affaires annuel hors TVA ne dépasse pas le seuil prévu par ce code, il peut se contenter d’une comptabilité simplifiée. Votre guichet d’entreprises ou votre comptable vous confirme le seuil en vigueur et votre situation.

La comptabilité simplifiée repose sur trois journaux et un inventaire.

À cela s’ajoutent, pour la plupart des indépendants, la déclaration périodique à la TVA et le listing annuel des clients assujettis, déposés dans Intervat, les cotisations sociales trimestrielles à la caisse d’assurances sociales et la déclaration à l’impôt des personnes physiques. Les indépendants sous le régime de la franchise de TVA ne déposent pas de déclaration périodique, mais gardent le listing clients et la tenue des journaux.

Où le temps se perd réellement

Ce n’est pas la technique comptable qui épuise un indépendant, c’est l’accumulation.

• Les tickets de carburant, de parking et de restaurant s’effacent ou disparaissent avant d’être encodés.
• Les factures d’achat arrivent par e-mail, par Peppol, sur des portails clients, et quelques-unes encore par la poste.
• Le compte bancaire mélange parfois dépenses privées et professionnelles.
• La TVA est due à une date fixe, que les pièces soient classées ou non.
• En fin d’année, les frais professionnels mal documentés sont ceux que l’administration rejette.

Un tableur ne règle aucun de ces problèmes : il attend que quelqu’un le remplisse. Un logiciel comptable pour indépendant n’a d’intérêt que s’il supprime ce délai entre la dépense et son enregistrement.

Ce que Nexbal prend en charge

Nexbal est une plateforme comptable pilotée par l’IA, qui s’ouvre en bêta aux indépendants belges.

• Tickets et factures d’achat. Vous transférez l’e-mail du fournisseur ou vous téléversez la photo du ticket. L’IA lit la date, le fournisseur, le montant et la TVA, propose l’écriture, et vous validez. La pièce reste attachée à l’écriture.
• Factures de vente. Factures, notes de crédit, devis et rappels partent en PDF par e-mail et sont enregistrés à l’envoi.
• Banque. Vous téléversez l’extrait de compte en PDF. Les lignes que l’IA rattache à une pièce sont comptabilisées ; les autres apparaissent dans une liste à traiter, ce qui fait ressortir d’un coup d’œil les dépenses sans justificatif.
• Déplacements. Un carnet de route consigne vos trajets professionnels, la base d’une déduction des frais de voiture défendable.
• Matériel. L’ordinateur, la machine ou la camionnette entrent au registre des immobilisations.
• Temps et projets. Si vous facturez à l’heure, les feuilles de temps par projet montrent ce qui reste à facturer et ce que chaque mission rapporte.
• Rapports. Résultat, marge et liquidité, à jour dès que les pièces sont validées.

À l’échéance, vous déposez vous-même votre déclaration TVA dans Intervat avec les totaux de la période tirés de vos rapports Nexbal, ou vous transmettez ces rapports à votre comptable, qui s’en charge. Les factures structurées destinées à vos clients professionnels belges partent par votre solution Peppol, et la vente s’enregistre dans Nexbal avec les autres.

Rejoindre la bêta ne demande qu’une adresse e-mail. Les 30 premiers jours sont gratuits ; les formules sont présentées sur la page des tarifs.

Une semaine type

Prenons un électricien indépendant dans le Brabant wallon, assujetti à la TVA, qui travaille pour des particuliers et quelques syndics.

En fin de trimestre, il n’y a plus de soirée « paperasse » : les journaux sont déjà complets, et le montant de TVA à prévoir n’est pas une surprise.

Indépendant complémentaire : mêmes livres, moins de volume

L’activité à titre complémentaire obéit aux mêmes obligations comptables et de TVA que l’activité principale. Le volume est plus faible, ce qui rend le retard plus tentant : dix pièces par mois deviennent cent vingt pièces en décembre. Le guide de l’indépendant complémentaire détaille le statut et les cotisations.

Quand passer en société

Si votre activité grandit, la question de la SRL se pose : responsabilité limitée, impôt des sociétés, mais comptabilité en partie double, comptes annuels à déposer et recours quasi systématique à un expert-comptable. Le comparatif SRL ou entreprise individuelle pose les critères, et le passage d’indépendant en SRL décrit la transition. Des pièces déjà numérisées et rattachées à leurs écritures rendent ce passage nettement plus simple.

Pour aller plus loin

• Les obligations TVA des indépendants
• Les cotisations sociales de l’indépendant
• Les frais professionnels déductibles
• Les frais mixtes, privés et professionnels
• Choisir un logiciel comptable en Belgique

Questions fréquentes

Un indépendant peut-il tenir sa comptabilité sans comptable ?

Oui, la loi ne l’interdit pas, et la comptabilité simplifiée est conçue pour rester accessible. Vous restez responsable de l’exactitude de vos déclarations ; beaucoup d’indépendants tiennent leurs pièces eux-mêmes et confient la déclaration fiscale annuelle à un professionnel.

Faut-il un compte bancaire séparé ?

Pour un indépendant en personne physique, ce n’est pas une obligation générale, mais c’est la mesure la plus efficace pour un journal financier lisible : chaque ligne de l’extrait est alors professionnelle.

Combien de temps garder ses pièces ?

Les livres et pièces comptables se conservent plusieurs années, selon des délais comptables et fiscaux distincts : voir l’archivage des documents comptables.

Comment tester Nexbal ?

Inscrivez-vous à la bêta : vous envoyez vos premières pièces le jour même et vous jugez sur votre propre activité pendant 30 jours gratuits.