Vos factures, devis et rappels au même endroit que votre comptabilité

Ce qu’un logiciel de facturation doit régler en Belgique

Facturer, ce n’est pas produire un joli document : c’est émettre une pièce conforme, la faire arriver chez le bon destinataire, l’enregistrer en comptabilité et être payé. En Belgique, un logiciel de facturation se juge donc sur quatre points.

1. Des mentions complètes. L’arrêté royal n° 1 relatif à la TVA et le Code des sociétés et des associations imposent une série de mentions : numéro séquentiel, numéros de TVA, base imposable par taux, forme juridique et siège. Un outil sérieux les place sans que vous ayez à y penser.
2. Une numérotation sans trou. Chaque facture reçoit un numéro unique dans une série continue. Une facture erronée ne se supprime pas : elle se corrige par une note de crédit qui s’y réfère.
3. Le bon canal selon le client. Depuis le 1er janvier 2026, la facture entre deux assujettis belges est une facture électronique structurée, échangée sur le réseau Peppol. Le PDF envoyé par e-mail reste le canal des particuliers et des clients établis à l’étranger.
4. Un lien direct avec la comptabilité. Une facture qui vit dans un outil et son paiement dans un autre, c’est un rapprochement manuel chaque mois.

Quel canal pour quel client ?

C’est la question que tout indépendant belge se pose depuis l’entrée en vigueur de l’obligation. Le tableau ci-dessous résume la règle, telle que la présente l’administration fédérale sur efacture.belgium.be.

Un coiffeur, un photographe de mariage, un entrepreneur qui rénove des maisons de particuliers ou une agence qui travaille surtout pour l’étranger facturent donc encore largement en PDF. Une société de conseil dont tous les clients sont des SRL belges passe par Peppol pour ses factures, et garde le PDF pour ses devis et ses rappels, qui ne sont pas des factures.

Ce que fait Nexbal

Nexbal réunit la facturation et la comptabilité dans un seul outil, piloté par l’IA et ouvert en bêta aux entreprises belges.

• Factures et notes de crédit en PDF, envoyées par e-mail depuis Nexbal, comptabilisées au moment de l’envoi.
• Devis envoyés par e-mail en PDF, rangés au même endroit que vos factures.
• Rappels de paiement pour les factures échues, et un suivi des factures encore ouvertes.
• Devises étrangères : la facture est émise dans la devise du client et convertie au cours quotidien de la Banque centrale européenne.
• Projets et feuilles de temps : les heures prestées et les frais d’un projet se retrouvent à côté de ce qui a été facturé, ce qui rend la marge visible.
• Encaissements : vous téléversez votre extrait de compte en PDF ; les paiements que l’IA rattache à une facture la soldent, les autres vous sont présentés pour traitement.

Pour un client professionnel belge, la facture structurée part par votre solution Peppol et la vente est enregistrée dans Nexbal, où elle suit le même parcours que les autres : suivi de l’échéance, rappel, encaissement, rapports.

Rejoignez la bêta belge avec votre adresse e-mail : les 30 premiers jours sont gratuits, et les formules figurent sur la page des tarifs.

Du devis à l’encaissement : un exemple

Une graphiste indépendante à Liège travaille pour des particuliers, pour quelques commerces belges et pour une agence néerlandaise.

Rien n’est encodé deux fois, et la question « qui me doit encore de l’argent ? » a une réponse à tout moment.

Les règles belges à connaître avant d’émettre

• Délai. La facture doit en principe être émise au plus tard le quinzième jour du mois qui suit la livraison ou la prestation, comme le rappelle le SPF Économie.
• Mentions. La liste complète figure dans notre guide des mentions obligatoires sur une facture.
• Numérotation. Les séries, les trous et leur justification sont traités dans la numérotation des factures.
• Corrections. Une facture envoyée ne se modifie pas : voyez les notes de crédit et corrections de factures.
• Franchise de TVA. Les petites entreprises sous le régime de la franchise facturent sans TVA avec une mention spécifique, mais restent soumises aux règles de numérotation et de conservation.
• Communication structurée. La référence de type +++123/4567/89012+++ n’est pas obligatoire, mais elle rend le rapprochement des virements beaucoup plus sûr : voir les virements SEPA et références structurées.

Logiciel de facturation ou logiciel comptable ?

Un outil de facturation seul suffit tant que vous émettez peu de factures et que votre comptable encode tout le reste. Dès que vous voulez savoir, sans attendre la fin du trimestre, ce que vous avez gagné, ce que vous devez à la TVA et qui n’a pas payé, la facturation doit vivre dans la comptabilité. C’est le choix de Nexbal : les ventes, les achats et la banque dans un même ensemble. La page logiciel comptable en Belgique décrit cet ensemble et la manière de comparer les solutions du marché.

Si vous n’avez qu’une facture à établir aujourd’hui, le générateur de facture gratuit la produit en PDF dans votre navigateur, sans inscription.

Questions fréquentes

Puis-je encore envoyer une facture PDF à une entreprise belge ?

Entre deux assujettis belges, la facture légale est la facture structurée. Le PDF peut l’accompagner comme copie lisible, mais il ne la remplace pas.

Un devis doit-il être numéroté comme une facture ?

Non. Le devis n’entre pas dans la série des factures. Une numérotation propre aux devis reste utile pour retrouver l’offre acceptée.

Que faire d’une facture impayée ?

Envoyer un premier rappel dès l’échéance dépassée, puis suivre une routine régulière : notre guide du suivi des factures impayées en propose une.

Comment commencer avec Nexbal ?

Laissez votre adresse e-mail : vous recevez votre accès à la bêta, vous créez votre première facture et vous testez gratuitement pendant 30 jours.