Après quelques exercices, un dossier comptable compte souvent plus de comptes dormants que de comptes utilisés : fiches clients d’un salon unique, fournisseurs remplacés, sous-comptes créés pour un projet terminé. Ils encombrent les listes de saisie et invitent à se tromper de compte. Le nettoyage consiste à trancher, compte par compte, entre trois décisions.
Arbre de décision
| Situation du compte | Décision | Ce qu’il faut documenter |
|---|---|---|
| Solde nul, aucune écriture sur l’exercice ni le précédent | désactiver | la date et la personne qui a décidé |
| Solde non nul, aucune écriture récente | analyser avant toute action | la nature du solde et la pièce qui l’explique |
| Solde nul, mais compte encore utilisé par un paramétrage | corriger le paramétrage, puis désactiver | l’article, le code TVA ou la fiche qui pointait dessus |
| Compte légalement nécessaire (capital, réserves, TVA) | garder même sans mouvement | rien de particulier |
Un compte désactivé ne peut plus recevoir d’écritures, mais il reste visible dans l’historique, les grands livres et les états des exercices passés. C’est indispensable : le Code de droit économique impose de conserver les livres pendant sept ans, et les règles fiscales portent ce délai à dix ans pour les documents utiles à l’impôt.
Les soldes dormants, le vrai sujet
Un compte qui ne bouge plus mais garde un solde cache presque toujours une anomalie :
- un client avec un petit débit : reliquat d’escompte, frais bancaires, note de crédit jamais émise
- un fournisseur avec un débit : acompte versé jamais imputé, double paiement non récupéré
- un compte 499 ou 58 : opération de transit restée à moitié passée
- un sous-compte de charges à reporter : étalement terminé sans écriture finale
Chaque cas a son traitement. Les reliquats minimes sont abordés dans les petits soldes à solder ; les débits fournisseurs dans les anciens soldes débiteurs des fournisseurs.
Fréquence conseillée
- Une fois par an, après la clôture et avant le début de la saisie du nouvel exercice, pour le plan comptable général.
- Chaque trimestre, en même temps que la déclaration TVA, pour les fiches clients et fournisseurs créées dans la période et jamais utilisées.
À ne pas faire
- Supprimer une fiche qui a eu des écritures : vous perdez le lien entre pièces et comptes.
- Désactiver un client ou un fournisseur avec un solde ouvert : le solde reste au bilan et plus personne ne le voit.
- Réutiliser un numéro de compte désactivé pour un autre usage, ce qui mélange deux historiques.
La règle de conservation détaillée se trouve dans l’archivage des documents comptables, et la restructuration complète du plan dans nettoyer le plan comptable.