L’arrêté royal n° 1 relatif à la TVA impose que chaque facture porte un numéro séquentiel, attribué dans une ou plusieurs séries continues. Pour un contrôleur du SPF Finances, un trou dans la série est une question immédiate : la facture a-t-elle été émise puis supprimée pour réduire le chiffre d’affaires ? Votre numérotation doit permettre d’y répondre sans hésiter.
Ce qui est permis
- Plusieurs séries en parallèle, par exemple une par établissement, par activité ou pour les notes de crédit, à condition que chacune soit continue et clairement identifiable.
- Un préfixe ou l’exercice dans le numéro, tant que l’ordre reste univoque.
- Un redémarrage de série au début d’un exercice, si le préfixe distingue les exercices.
Ce qui ne l’est pas
- Supprimer une facture envoyée et réutiliser son numéro.
- Attribuer les numéros à la main, sans contrôle d’unicité.
- Laisser deux personnes ou deux outils puiser dans la même série sans synchronisation.
Facture erronée : la note de crédit, pas la gomme
Une facture déjà émise ne s’efface pas. Si elle est fausse, vous émettez une note de crédit qui l’annule en tout ou en partie, avec la mention « TVA à reverser à l’État dans la mesure où elle a été initialement déduite », puis une nouvelle facture correcte. La séquence reste complète et l’historique explique lui-même la correction. Le cas est détaillé dans les avoirs et corrections de factures.
Trouver et expliquer un trou
- Exportez chaque série triée par numéro, avec la date et le montant.
- Repérez les sauts de numéro et les numéros en double.
- Pour chaque saut, rassemblez la preuve : brouillon jamais envoyé, plantage d’une synchronisation, test de paramétrage.
- Consignez l’explication dans le dossier de clôture, datée et signée par la personne responsable.
- Corrigez la cause, par exemple en ne numérotant une facture qu’au moment de sa validation définitive.
| Cause fréquente | Prévention |
|---|---|
| Brouillon numéroté puis abandonné | numéro attribué seulement à la validation |
| Deux logiciels de facturation | une série distincte par outil, avec préfixe |
| Rejet Peppol suivi d’un nouvel envoi | renvoyer la même facture corrigée selon la procédure, ou note de crédit puis nouvelle facture |
| Import d’un webshop | contrôle d’unicité à l’import |
Avec Peppol
Depuis le 1er janvier 2026, les factures entre entreprises belges circulent en format structuré. Le numéro de facture devient une donnée lue par le logiciel du client : un doublon peut être rejeté ou, pire, enregistré deux fois. Vérifiez aussi que le numéro du PDF éventuellement joint est strictement identique à celui du fichier UBL.
À lire ensuite
Les règles complètes figurent dans la numérotation des factures en Belgique. Pour l’effet côté achats d’un numéro en double, voyez les factures et paiements en double, et pour le reste du contenu, les mentions obligatoires.