Votre bureau d’études termine une mission le 28 décembre, mais la facture n’est établie que le 8 janvier. Sans écriture de clôture, le chiffre d’affaires glisse dans l’exercice suivant et le résultat de l’exercice écoulé est sous-évalué. Le principe de rattachement à l’exercice impose de reconnaître ce produit à la date où il est acquis.
Le compte à utiliser
| Situation | Compte du PCMN | Exemple |
|---|---|---|
| Livraison ou prestation achevée, facture pas encore émise | 404 Produits à recevoir | mission terminée le 28 décembre |
| Prestation en cours, facturée à l’achèvement | commandes en cours en classe 37, ou facturation partielle | chantier de plusieurs mois |
| Produit non commercial acquis (intérêts, ristourne à recevoir) | 491 Produits acquis | intérêts créditeurs de décembre payés en janvier |
Contrepartie dans les trois cas : le compte de produits de la classe 70 ou 75 concerné.
Exemple chiffré
Mission terminée le 28 décembre, honoraires 6 000 EUR HTVA.
- Au 31 décembre : débit 404 6 000 EUR, crédit 700 6 000 EUR.
- Au 1er janvier : extourne de cette écriture.
- Le 8 janvier : facture normale, débit 400 7 260 EUR, crédit 700 6 000 EUR et 451 1 260 EUR.
Le résultat de chaque exercice porte ainsi le bon chiffre d’affaires, et la facture de janvier ne le compte pas deux fois. L’extourne systématique est expliquée dans les écritures de contre-passation.
Attention au calendrier TVA
La comptabilité et la TVA ne suivent pas le même calendrier. En TVA, la taxe devient en principe exigible au moment où la livraison ou la prestation est achevée, et la facture doit être émise au plus tard le 15e jour du mois suivant. Dans l’exemple, la facture du 8 janvier respecte le délai, mais la TVA se rattache en principe à la période de décembre. Si vous déposez des déclarations mensuelles ou trimestrielles, vérifiez dans quelle déclaration la reprendre et appuyez-vous sur votre expert-comptable pour les cas limites, comme les prestations continues.
Comment ne rien oublier
- tenez une liste des missions terminées non facturées, mise à jour chaque vendredi
- comparez, à la clôture, les heures et livraisons de fin de mois avec les factures émises au début du mois suivant
- pour les contrats d’abonnement, vérifiez que la dernière période est bien facturée
Ne pas confondre
Une facture déjà émise pour une prestation future pose le problème inverse : le produit doit être reporté, ce qui relève des produits à reporter et non du 404. Pour les prestations longues encore en cours, lisez les travaux en cours des entreprises de services, et pour la clôture annuelle, le cut-off des ventes.