Votre compte 400 dit qu’un client vous doit 8 470 EUR. Son service comptable affirme n’en devoir que 6 050 EUR. Les deux chiffres peuvent être justes en même temps : il manque simplement une information d’un côté. Le relevé de compte est l’outil qui permet de trouver laquelle, idéalement avant la date d’échéance plutôt qu’après la troisième relance.
Quand envoyer un relevé
- chaque mois aux clients qui reçoivent beaucoup de factures
- avant chaque clôture d’exercice aux clients dont le solde est significatif
- à la demande de votre réviseur d’entreprises, sous forme de confirmation de solde
- avant une procédure de recouvrement, pour s’assurer que le montant réclamé est incontestable
Ce que le relevé doit contenir
Toutes les pièces ouvertes à une date donnée : numéro et date de facture, échéance, montant initial, paiements partiels déjà reçus et solde. Ajoutez les notes de crédit non encore imputées et les paiements non lettrés. Indiquez la date d’arrêté et la référence à utiliser pour payer, de préférence la communication structurée de chaque facture.
Écarts typiques et leur solution
| Ce que dit le client | Explication fréquente | Solution |
|---|---|---|
| « Nous n’avons jamais reçu cette facture » | facture Peppol rejetée, ou envoyée à un mauvais identifiant | vérifier le statut d’envoi, renvoyer au bon destinataire |
| « Nous avons payé » | paiement non lettré, au compte d’attente ou sur un autre client | rechercher par montant et IBAN dans le 499 |
| « Vous nous devez une note de crédit » | réclamation acceptée mais note non émise | émettre la note de crédit et l’imputer |
| « Ce montant est en litige » | contestation non enregistrée chez vous | statut litige sur la facture, suspension des relances |
| « Le solde est déjà payé par notre société mère » | paiement d’un autre numéro d’entreprise | réaffecter après accord écrit des deux sociétés |
Exemple
Écart de 2 420 EUR sur le client ci-dessus. L’analyse montre deux éléments : une facture de 1 210 EUR rejetée par le point d’accès Peppol du client, jamais reçue, et un paiement de 1 210 EUR arrivé sans communication et resté en 499. Après correction, les deux comptes concordent à 6 050 EUR, dont une facture à renvoyer.
Confirmations de solde
Une société soumise au contrôle d’un commissaire peut voir celui-ci demander des confirmations directes auprès de clients choisis. Préparez-les à partir de relevés propres : un écart non expliqué devient un point de l’audit. Voyez la préparation du contrôle du réviseur.
Pour aller plus loin
Le relevé s’insère naturellement dans la routine de relance clients et dans le tableau d’âge des créances, qui montre où concentrer les efforts.