Depuis le 1er janvier 2026, vos fournisseurs belges assujettis doivent vous adresser leurs factures en format électronique structuré via le réseau Peppol. Un PDF reçu par e-mail d’un fournisseur belge n’est plus, en principe, une facture valable pour une opération B2B domestique. Le circuit d’achat d’une PME change donc de nature : la saisie disparaît, le contrôle reste.
Le circuit en six étapes
- Réception sur votre point d’accès Peppol (ou, pour un fournisseur étranger, par e-mail ou portail).
- Contrôle des mentions : votre dénomination et votre numéro d’entreprise exacts, numéro de TVA du fournisseur, date, numéro de facture, base, taux et montant de TVA.
- Imputation sur le compte de charge ou d’actif.
- Validation par la personne qui a commandé.
- Paiement à l’échéance, avec la communication structurée du fournisseur.
- Lettrage avec l’extrait CODA.
L’écriture type
Facture de 1 000 EUR HTVA de fournitures de bureau, TVA 21 % :
| Compte PCMN | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 61 Services et biens divers | 1 000,00 | |
| 411 TVA à récupérer | 210,00 | |
| 440 Fournisseurs | 1 210,00 |
Selon la nature de l’achat, la charge va en 60 (marchandises, matières) ou 61 (services et biens divers), et un bien durable au-dessus de votre seuil d’immobilisation en classe 2. La base apparaît dans la déclaration périodique en grille 81, 82 ou 83, la TVA en grille 59.
Les trois contrôles qu’aucun automatisme ne remplace
- La facture vous est-elle bien adressée ? Une facture au nom du gérant ou d’une autre société du groupe ne donne pas droit à déduction dans votre entreprise.
- La TVA est-elle déductible ? Les frais de voiture, de restaurant ou de réception obéissent à des limitations propres au Code de la TVA belge.
- Le bon taux et le bon régime sont-ils appliqués ? Travaux immobiliers avec cocontractant, services intracommunautaires ou fournisseur franchisé : chacun se traite différemment.
Le bon mois
Une facture reçue le 3 pour une livraison du mois précédent appartient comptablement au mois précédent, mais la TVA n’est déductible qu’à partir de la période où vous détenez la facture. Si vos clôtures mensuelles comptent, provisionnez en 444 Factures à recevoir et laissez la TVA suivre la facture réelle.
Pour aller plus loin
Avant de payer, vérifiez qu’il ne s’agit pas d’un double encodage et qu’aucun litige ne bloque la facture. Regroupez ensuite les règlements dans une campagne de paiement hebdomadaire. Côté amont, la qualité du circuit dépend de la création des fiches fournisseurs et, pour les achats durables, de votre politique de capitalisation. Le volet technique est détaillé dans la réception des factures Peppol.
Après le paiement, suivez les paiements partiels aux fournisseurs, les escomptes de règlement obtenus et les soldes débiteurs fournisseurs laissés par un avoir ou un double paiement. Pour les factures récurrentes payées par domiciliation, voir prélèvements automatiques et paiements récurrents.