Chaque facture d’achat reçue par une entreprise belge crée une dette commerciale. Le PCMN la range en 440 Fournisseurs, dans la rubrique 44 Dettes commerciales de la classe 4. C’est l’un des comptes les plus mouvementés de la balance, et l’un de ceux qui révèlent le plus vite un problème de procédure.
Les comptes autour du 440
| Compte | Usage |
|---|---|
| 440 Fournisseurs | factures reçues et non encore payées |
| 441 Effets à payer | lettres de change acceptées envers un fournisseur |
| 444 Factures à recevoir | achats livrés ou consommés dont la facture manque à la clôture |
| 406 Acomptes versés | avances payées avant la livraison (créance, à l’actif) |
| 1750 Fournisseurs à plus d’un an | dette commerciale étalée au-delà de douze mois |
| 4400 à 4409 (exemple) | séparation possible : fournisseurs belges, de l’Union, hors Union |
Écriture d’une facture et de son paiement
Facture d’un grossiste de Liège pour des marchandises : 5 000 € HTVA, TVA 21 %.
| Étape | Débit | Crédit | Montant |
|---|---|---|---|
| Réception de la facture | 604 Achats de marchandises | 440 Fournisseurs | 5 000 |
| 411 TVA à récupérer | 1 050 | ||
| Paiement par virement | 440 Fournisseurs | 550 Banque | 6 050 |
Une note de crédit du fournisseur passe en sens inverse, au débit du 440, avec la régularisation de la TVA déduite.
Réception des factures via Peppol
Depuis le 1er janvier 2026, les fournisseurs belges assujettis envoient leurs factures en format structuré via Peppol. Cela change la saisie du 440 :
- la fiche fournisseur s’appuie sur son numéro BCE, ce qui évite les doublons ;
- le compte de charge et le code TVA peuvent être proposés automatiquement d’après l’historique ;
- la facture structurée est la pièce de référence, à archiver telle quelle.
Les étapes de validation sont détaillées dans la réception des factures Peppol.
Avant de payer : l’obligation de retenue
Dans certains secteurs, en particulier la construction, un donneur d’ordre qui paie un entrepreneur ayant des dettes sociales ou fiscales doit retenir une partie du montant et la verser à l’ONSS et au SPF Finances (article 30bis de la loi ONSS et article 403 du CIR 92). La vérification se fait sur le portail de la sécurité sociale juste avant chaque paiement. Comptablement, la retenue réduit la dette du 440 et le paiement part vers l’administration, pas vers le fournisseur.
Fournisseurs qui exigent une fiche 281.50
Les commissions, honoraires et vacations payés à des indépendants ou des sociétés pour des prestations de services doivent souvent être déclarés sur une fiche 281.50, introduite via Belcotax-on-web. Marquez ces fournisseurs dans le logiciel pour que la liste annuelle sorte directement du 440 et du 61.
Contrôles réguliers
- Rapprochez la balance âgée fournisseurs du solde du 440 dans la balance générale.
- Analysez les soldes débiteurs : paiement en double, note de crédit non utilisée, acompte mal lettré.
- Comparez le relevé de vos principaux fournisseurs avec votre compte une fois par trimestre.
- À la clôture, reprenez en 444 les livraisons reçues sans facture.
Voyez aussi les factures fournisseurs en comptabilité, le rapprochement des relevés fournisseurs et les avances fournisseurs.