Ramettes de papier, cartouches d’encre, classeurs, une souris, un câble HDMI, une petite visseuse : ce sont des achats fréquents, de faible montant, que personne ne veut suivre comme des immobilisations. Le plan comptable belge les range dans le compte 612 Fournitures diverses et énergie, avec des sous-comptes séparés pour les fournitures et le petit matériel.
Les comptes courants
| Compte | Contenu |
|---|---|
| 6120 | Fournitures de bureau et imprimés |
| 6121 | Livres, abonnements de presse, documentation |
| 6122 | Petit matériel (outils, accessoires informatiques, équipements bon marché) |
| 6123 | Produits d’entretien |
| 31 | Stock de fournitures, uniquement si vous gérez un stock significatif |
Ces numéros suivent la subdivision la plus répandue en Belgique. Le PCMN laisse la rubrique 61 libre ; si votre plan utilise un autre découpage, gardez simplement la même logique d’une année à l’autre.
Charge ou immobilisation ?
Aucune règle légale belge ne fixe un montant en dessous duquel un bien peut être pris en charge directement. Le critère est la durée d’utilisation et l’importance relative. La plupart des PME fixent un seuil dans leurs règles d’évaluation, par exemple :
- en dessous du seuil : 6122, même si l’objet dure plusieurs années ;
- au-dessus : immobilisation en 240 (mobilier et matériel de bureau), avec amortissement.
Appliquez le seuil par objet, pas par facture : dix écrans achetés ensemble restent dix écrans d’une valeur unitaire importante. Pour fixer ce seuil, voyez la politique de capitalisation.
Exemple : commande chez un fournisseur de bureau
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6120 | Papier et enveloppes | 180,00 | |
| 6122 | Clavier et souris | 120,00 | |
| 6121 | Ouvrages de référence | 60,00 | |
| 411 | TVA à récupérer | 66,60 | |
| 440 | Fournisseur | 426,60 |
Les fournitures et le matériel sont au taux de 21 % (63 EUR de TVA). Les livres imprimés bénéficient du taux réduit de 6 % (3,60 EUR). Dans la déclaration périodique, les bases vont en grille 82 et la TVA en grille 59.
Achats par carte et tickets de caisse
Une grande partie des fournitures est payée par carte en magasin ou sur une boutique en ligne. Pour déduire la TVA, il faut une facture au nom de la société avec son numéro d’entreprise ; un simple ticket ne suffit pas. Entre entreprises belges, cette facture arrive en principe via Peppol. Les achats sur des sites établis dans un autre État membre peuvent être facturés sans TVA belge et doivent alors être autoliquidés ; vérifiez chaque facture plutôt que de supposer un traitement. Le flux des dépenses par carte est détaillé dans les cartes d’entreprise.
Fournitures pour usage privé
Les fournitures achetées pour la maison du gérant ou pour ses enfants ne sont pas des charges professionnelles. Si elles passent par la société, elles se comptabilisent au compte courant du dirigeant et la TVA n’est pas déductible.
Contrôle annuel rapide
- un compte 6122 très élevé peut cacher des investissements à immobiliser ;
- des fournitures en stock important à la clôture (papier pour une imprimerie, consommables d’atelier) justifient une variation de stock ;
- les abonnements logiciels ne sont pas des fournitures : ils relèvent de logiciels et abonnements.