Le cas typique : un dirigeant détient une holding (souvent une SRL de management), qui détient une société d’exploitation et une société qui porte l’immeuble. Trois dossiers, parfois tenus par deux comptables différents, avec trois plans comptables qui ont dérivé au fil des années. Le 6120 de l’une est le 6131 de l’autre, les frais de gestion facturés par la holding sont dans un compte de produits différent chaque année, et personne ne peut additionner les chiffres sans un tableur de traduction.
Le principe : une référence, des déclinaisons
Le PCMN fixe déjà la structure commune : classes, comptes à deux et trois chiffres. Le travail consiste à harmoniser le niveau en dessous, celui des sous-comptes que chaque société crée librement.
| Niveau | Règle dans le groupe | Exemple |
|---|---|---|
| Classes et comptes à 3 chiffres | ceux du PCMN, sans exception | 610 Loyers et charges locatives |
| Sous-comptes communs | même numéro, même libellé, même usage dans toutes les sociétés | 6100 Loyer bureaux, 6101 Charges locatives |
| Sous-comptes propres | réservés à une plage, documentés | 6109 Loyer dépôt, propre à la société d’exploitation |
| Comptes intragroupe | un sous-compte par société sœur, même numérotation partout | 4001, 4401, 4161 pour la holding |
Réservez une plage de numéros aux comptes propres de chaque société, par exemple le dernier chiffre 9. Quiconque lit une balance sait alors immédiatement si un compte est commun ou spécifique.
Ce qui doit rester différent
L’harmonisation s’arrête là où les sociétés diffèrent réellement. Trois différences belges sont fréquentes dans un petit groupe.
Le régime TVA. Une holding qui se contente de détenir des participations n’est pas assujettie pour cette activité ; si elle facture des frais de gestion, elle devient assujettie pour ces prestations, avec un droit à déduction parfois partiel. La société immobilière qui loue des bureaux nus effectue en principe des opérations exemptées. Les comptes peuvent être les mêmes, mais les codes TVA par défaut doivent différer par société. Les sociétés qui n’effectuent que des opérations exemptées de l’article 44 relèvent d’un régime particulier, notamment pour la facturation électronique, voir l’assujetti mixte et l’article 44.
Le schéma des comptes annuels. La holding dépose souvent un schéma micro, la société d’exploitation un schéma abrégé. Le plan commun doit permettre aux deux d’alimenter leur propre schéma sans reclassements manuels, voir choisir le schéma micro, abrégé ou complet.
L’activité. Les comptes de stock (classe 3) n’ont aucun sens dans la holding, les comptes de participations (280 à 283) n’en ont pas dans la société immobilière. Ne les ouvrez que là où ils servent.
Les comptes entre sociétés du groupe
Chaque flux interne apparaît deux fois, une fois dans chaque société, et les deux doivent concorder. Le plan commun facilite ce contrôle si :
- chaque société sœur a le même sous-compte dans toutes les sociétés (la holding est toujours « 1 », la société d’exploitation « 2 ») ;
- les frais de gestion, loyers internes et intérêts sur comptes courants ont des comptes de charge et de produit dédiés, identiques partout ;
- les participations et les prêts à plus d’un an sont en classe 2 (280, 281), les comptes courants à court terme en 416 et 489 ou dans les sous-comptes de 400 et 440.
Exemple : la holding facture chaque mois 4 000 EUR hors TVA de frais de gestion à la société d’exploitation.
| Société | Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| Holding | 4002 Client société d’exploitation | 4 840 | |
| Holding | 7050 Frais de gestion facturés au groupe | 4 000 | |
| Holding | 451 TVA due | 840 | |
| Exploitation | 6130 Frais de gestion du groupe | 4 000 | |
| Exploitation | 411 TVA à récupérer | 840 | |
| Exploitation | 4401 Fournisseur holding | 4 840 |
À chaque clôture mensuelle, le solde 4002 de la holding doit égaler le solde 4401 de la société d’exploitation. Le traitement des soldes, de l’annexe des comptes annuels et de l’unité TVA est détaillé dans les soldes avec les entreprises liées. Pour la facture elle-même, rappelez-vous qu’entre sociétés belges distinctes, hors unité TVA, elle suit l’obligation Peppol comme toute facture B2B.
Gouverner le plan dans le temps
Un plan harmonisé se dégrade en deux ans si chaque comptable peut créer des comptes. Fixez quelques règles :
- Un seul gardien du plan de référence, généralement le comptable de la holding ou l’expert-comptable du groupe.
- Toute création de sous-compte commun est faite dans toutes les sociétés le même jour.
- Un document de référence décrit l’usage de chaque compte commun en une phrase.
- Une fois par an, avant la clôture, on compare les balances des sociétés à la référence et on supprime les comptes créés hors règle.
Les sociétés d’un petit groupe sont souvent dispensées d’établir des comptes consolidés. Un plan commun reste utile même sans consolidation légale : il permet au dirigeant de lire les trois sociétés avec la même grille et à la banque de comprendre le groupe. Pour construire la référence de départ, partez du PCMN expliqué compte par compte.