Bevor die Bilanz steht, sind eine Reihe von Abschlussbuchungen nötig. Sie sorgen dafür, dass Aufwand und Ertrag periodengerecht im richtigen Jahr stehen und dass die Konten den tatsächlichen Wert der Vermögenslage abbilden. Wer diese Schritte strukturiert abarbeitet, vermeidet hektische Nacharbeit kurz vor dem Stichtag. Diese Checkliste führt Schweizer KMU in der richtigen Reihenfolge durch alle wesentlichen Buchungen und ordnet sich in den grösseren Ablauf des Jahresabschluss in der Schweiz ein.
Vorbereitende Abstimmungen
Abschlussbuchungen sind nur dann zuverlässig, wenn die Ausgangslage stimmt. Deshalb steht am Anfang die Abstimmung der wichtigsten Konten. Erst danach ergeben Abgrenzungen und Bewertungen ein sauberes Bild.
- Bank- und Postkonten mit den Kontoauszügen per Stichtag abstimmen
- Kassenbestand zählen und mit dem Kassenkonto vergleichen
- Offene Debitoren und Kreditoren mit der Belegliste abgleichen
- MWST-Konten mit den eingereichten Abrechnungen abstimmen
- Verrechnungskonten und Durchlaufposten auf null prüfen
Eine vollständige Übersicht aller Vorarbeiten bietet die Checkliste zur Jahresrechnung. Saubere Grundlagen verkürzen jeden weiteren Schritt spürbar.
Abgrenzungen erfassen
Die periodengerechte Abgrenzung ist das Herzstück der Abschlussbuchungen. Aufwand und Ertrag gehören in das Jahr, zu dem sie wirtschaftlich gehören, unabhängig davon, wann die Zahlung erfolgt ist. Typische Fälle sind im Voraus bezahlte Versicherungen, noch nicht fakturierte Leistungen oder erst im neuen Jahr eintreffende Lieferantenrechnungen.
| Abgrenzungstyp | Beispiel | Wirkung |
|---|---|---|
| Aktive Rechnungsabgrenzung | im Voraus bezahlte Miete oder Versicherung | Aufwand ins Folgejahr verschoben |
| Passive Rechnungsabgrenzung | im Voraus erhaltene Kundenzahlung | Ertrag ins Folgejahr verschoben |
| Transitorischer Aufwand | Lieferung erhalten, Rechnung folgt | Aufwand im laufenden Jahr erfasst |
| Transitorischer Ertrag | Leistung erbracht, noch nicht fakturiert | Ertrag im laufenden Jahr erfasst |
Die Logik dahinter und konkrete Buchungssätze erläutert der Beitrag zu den Abgrenzungen im Jahresabschluss. Wichtig ist, dass jede Abgrenzung im neuen Jahr wieder aufgelöst wird.
Abschreibungen buchen
Anlagegüter verlieren über die Nutzungsdauer an Wert. Diese Wertminderung wird über Abschreibungen als Aufwand erfasst. Massgebend ist ein nachvollziehbarer Plan, der pro Anlagekategorie die Methode und die Nutzungsdauer festlegt.
- Anlageverzeichnis auf Zu- und Abgänge aktualisieren
- Abschreibungssatz pro Kategorie anwenden (linear oder degressiv)
- Geringwertige Güter gegebenenfalls direkt als Aufwand verbuchen
- Ausserplanmässige Wertminderungen prüfen
Wie ein Abschreibungsplan aufgebaut wird, zeigt der Leitfaden zu den Abschreibungen planen und buchen. Ein durchgängiger Plan über mehrere Jahre macht den Abschluss vergleichbar.
Warenbestand bewerten
Wer mit Waren oder Material handelt, muss den Warenbestand per Stichtag erfassen und bewerten. Die Bestandsänderung gegenüber dem Vorjahr wird über das Warenaufwandskonto gebucht und beeinflusst den Erfolg direkt.
Nach dem Obligationenrecht (OR) gilt das Vorsichtsprinzip: Bewertet wird zum tieferen Wert aus Anschaffungskosten und Marktwert. Beschädigte oder schwer verkäufliche Ware ist entsprechend abzuwerten. Die praktische Durchführung beschreibt der Beitrag zur Lagerbewertung zum Jahresende.
Rückstellungen prüfen
Rückstellungen decken Verpflichtungen ab, die dem Grunde nach bestehen, aber in Höhe oder Fälligkeit noch unsicher sind. Dazu gehören etwa Garantieverpflichtungen, drohende Prozesskosten oder noch nicht bezogene Ferien- und Überstundenguthaben.
- Bestehende Rückstellungen auf ihre Berechtigung prüfen
- Nicht mehr nötige Rückstellungen erfolgswirksam auflösen
- Neue Verpflichtungen vorsichtig, aber realistisch bewerten
Eine zu hohe Rückstellung verzeichnet das Ergebnis, eine fehlende verschleiert Risiken. Wie der Aufbau und die Auflösung sauber gelingt, erklärt der Beitrag zu den Rückstellungen bilden und auflösen.
Erfolgskonten abschliessen
Sind alle Korrekturbuchungen erfasst, werden die Erfolgskonten über die Erfolgsrechnung abgeschlossen. Aufwand und Ertrag werden gegeneinander verrechnet, und der Saldo ergibt den Gewinn oder Verlust des Geschäftsjahres. Dieser fliesst anschliessend ins Eigenkapital. Ein logisch aufgebauter KMU-Kontenrahmen der Schweiz erleichtert diesen Abschluss, weil Aufwand- und Ertragsgruppen klar getrennt sind.
Erst nach diesem Schritt steht das vorläufige Ergebnis fest. Ob daraus eine ordentliche oder eine eingeschränkte Revision folgt, hängt von Rechtsform und Grösse ab; Details dazu finden sich bei der Revision und eingeschränkte Prüfung.
Saldovortrag ins neue Jahr
Zum Schluss werden die Bestandskonten der Bilanz abgeschlossen und als Saldovortrag ins neue Geschäftsjahr übertragen. Aktiven und Passiven bilden die Eröffnungsbilanz des Folgejahres.
- Bilanzkonten mit ihren Salden vortragen
- Aktive und passive Abgrenzungen im neuen Jahr auflösen
- Eröffnungsbilanz auf Gleichheit von Aktiven und Passiven prüfen
- Belege für die Aufbewahrungspflicht archivieren
Ein moderner Eintrag im Handelsregister und eine ordentlich abgewickelte Mehrwertsteuer (MWST) gegenüber der ESTV gehören zwar nicht zur Buchung selbst, runden den Jahreswechsel aber organisatorisch ab. Damit ist der Kreislauf geschlossen, und das neue Jahr startet auf einer geprüften Grundlage.