Das Obligationenrecht verlangt, dass die Jahresrechnung die wirtschaftliche Lage zuverlässig zeigt und Aufwand und Ertrag periodengerecht erfasst werden (Art. 958b OR). In der Praxis heisst das: Alles, was wirtschaftlich zum alten Geschäftsjahr gehört, wird dort gebucht, auch wenn Rechnung oder Zahlung erst im Januar kommen.
Die vier Grundfälle
| Fall | Beispiel | Konto im KMU-Kontenrahmen |
|---|---|---|
| Aufwand im Voraus bezahlt | Betriebshaftpflicht für Juli bis Juni im Juni bezahlt | 1300 Aktive Rechnungsabgrenzungen |
| Ertrag noch nicht erhalten | Zinsgutschrift auf einem Festgeld erst im neuen Jahr | 1300 Aktive Rechnungsabgrenzungen |
| Aufwand noch nicht verrechnet | Stromrechnung für das vierte Quartal kommt im Februar | 2300 Passive Rechnungsabgrenzungen |
| Ertrag im Voraus erhalten | Jahresabo eines Kunden im Dezember für das Folgejahr bezahlt | 2300 Passive Rechnungsabgrenzungen |
Diese Posten heissen in der Schweiz traditionell transitorische Aktiven und transitorische Passiven. Sie werden zu Beginn des neuen Jahres zurückgebucht, sobald die eigentliche Rechnung verbucht ist.
Abgrenzung oder Rückstellung?
Eine Abgrenzung betrifft einen Betrag, der feststeht oder zuverlässig geschätzt werden kann, zum Beispiel die Miete für Dezember. Eine Rückstellung braucht es, wenn ein vergangenes Ereignis eine Verpflichtung auslöst, deren Höhe oder Fälligkeit noch unsicher ist (Art. 960e OR), etwa Garantiearbeiten oder ein laufender Rechtsstreit. Mehr dazu im Beitrag Rückstellungen bilden und auflösen.
Typische Posten bei Schweizer KMU
- Versicherungsprämien und Abos, die für zwölf Monate im Voraus bezahlt werden
- Treuhand- und Revisionshonorar für den Abschluss, der erst im Frühling erstellt wird
- Ferien- und Überzeitguthaben von Mitarbeitenden per 31. Dezember
- Nebenkosten der Geschäftsräume, wenn die Abrechnung der Verwaltung später folgt
- Zinsen auf Darlehen, die nur halbjährlich belastet werden
- Direkte Steuern auf dem Gewinn des abgelaufenen Jahres, gebucht auf 2208 Direkte Steuern
- erbrachte, aber noch nicht fakturierte Leistungen auf 1280 Nicht fakturierte Dienstleistungen
Rechenbeispiel
Eine GmbH bezahlt am 1. Oktober die Prämie für die Sachversicherung von 3'600 CHF für zwölf Monate. Per 31. Dezember sind drei Monate verbraucht, neun Monate gehören ins neue Jahr.
| Buchung | Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|---|
| Zahlung am 1. Oktober | 6300 Sachversicherungen | 1020 Bankguthaben | 3'600 CHF |
| Abgrenzung per 31. Dezember | 1300 Aktive Rechnungsabgrenzungen | 6300 Sachversicherungen | 2'700 CHF |
| Rückbuchung am 1. Januar | 6300 Sachversicherungen | 1300 Aktive Rechnungsabgrenzungen | 2'700 CHF |
MWST bei Abgrenzungen
Abgrenzungen werden netto gebucht. Die Vorsteuer darf erst geltend gemacht werden, wenn eine Rechnung mit den Angaben nach Art. 26 MWSTG vorliegt; bei der Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten sogar erst mit der Zahlung. Grenzen Sie deshalb nur den Nettobetrag ab und lassen Sie die MWST-Konten unberührt.
Kontrolle vor dem Abschluss
- Liste aller Abgrenzungen mit Betrag, Zeitraum und Beleg führen.
- Vorjahresabgrenzungen prüfen: Sind alle zurückgebucht?
- Kreditoreneingänge im Januar und Februar durchsehen und fehlende Abgrenzungen ergänzen.
- Saldo der Konten 1300 und 2300 mit der Liste abstimmen.
Wie die Konten unter dem Jahr überwacht werden, zeigt der Beitrag Transitorische Aktiven und Passiven kontrollieren. Für die laufende Arbeit unter dem Jahr gibt es zusätzlich den Ratgeber zur Periodenabgrenzung beim Monatsabschluss.