Sobald die Jahresrechnung steht und ein Gewinn ausgewiesen wird, folgt die nächste Entscheidung: Was geschieht mit diesem Gewinn? Die Gewinnverwendung legt fest, ob der Jahresgewinn in der Gesellschaft bleibt, in Reserven fliesst oder als Dividende an die Inhaberinnen und Inhaber ausgeschüttet wird. Bei der GmbH und der AG ist dieser Schritt nicht frei wählbar, sondern durch das Obligationenrecht (OR) geregelt und an die ordentliche Generalversammlung gebunden. Wer die Mechanik versteht, vermeidet Fehlbuchungen und unangenehme Überraschungen bei der Verrechnungssteuer.
Die Gewinnverwendung beschliessen
Der Gewinn gehört nicht automatisch den Gesellschaftern. Zuständig für den Entscheid ist das oberste Organ: bei der AG die Generalversammlung, bei der GmbH die Gesellschafterversammlung. Sie genehmigt die Jahresrechnung und beschliesst anschliessend die Verwendung des Bilanzgewinns. Der Verwaltungsrat beziehungsweise die Geschäftsführung bereitet dazu einen Antrag vor.
Der zu verteilende Betrag ist nicht nur der Jahresgewinn, sondern der gesamte Bilanzgewinn: Jahresgewinn plus ein allfälliger Gewinnvortrag aus dem Vorjahr, abzüglich eines Verlustvortrags. Erst auf dieser Basis wird entschieden, wie viel in Reserven geht und wie viel ausgeschüttet wird.
Gesetzliche Reserven zuerst
Bevor eine Dividende fliessen darf, verlangt das OR die Bildung gesetzlicher Reserven. Vereinfacht gilt: Ein Teil des Jahresgewinns muss der gesetzlichen Gewinnreserve zugewiesen werden, bis diese zusammen mit weiteren gebundenen Reserven eine bestimmte Schwelle im Verhältnis zum Kapital erreicht. Diese Reserven schützen Gläubiger und stärken die Substanz der Gesellschaft.
Daneben sind zu unterscheiden:
- Gesetzliche Kapitalreserve: entsteht typischerweise aus Aufgeld (Agio) bei der Kapitaleinlage.
- Gesetzliche Gewinnreserve: wird aus dem erwirtschafteten Gewinn dotiert.
- Freiwillige Gewinnreserven: können zusätzlich gebildet werden, etwa für Investitionen oder als Puffer.
Erst was nach den Pflichtzuweisungen verbleibt, steht für eine Ausschüttung oder einen Vortrag zur Verfügung.
Dividende ausschütten
Die Dividende ist die Gewinnbeteiligung der Gesellschafter. Sie darf nur aus dem Bilanzgewinn und aus hierfür gebildeten Reserven beschlossen werden; eine Ausschüttung zulasten des Grund- oder Stammkapitals ist nicht zulässig. Der Beschluss nennt den Betrag pro Anteil und den Fälligkeitstermin.
Wichtig ist die Reihenfolge: zuerst die gesetzlichen Pflichtzuweisungen, dann die freie Verwendung. Eine überhöhte Ausschüttung, die die Substanz aushöhlt, kann rechtlich angefochten und im Extremfall zurückgefordert werden.
Verrechnungssteuer auf Dividenden
Dividenden unterliegen der Verrechnungssteuer. Die Gesellschaft muss die Steuer zum anwendbaren Satz vom Bruttobetrag abziehen, an die ESTV abliefern und nur den Nettobetrag auszahlen. Die Abrechnung erfolgt innert der vorgeschriebenen Frist nach Fälligkeit mit dem entsprechenden Formular.
Für die empfangende Person ist die Verrechnungssteuer grundsätzlich rückforderbar oder anrechenbar, sofern der Ertrag korrekt deklariert wird. Sie wirkt damit als Sicherungssteuer und nicht als endgültige Belastung. Details dazu erklärt der Beitrag zur Verrechnungssteuer auf Dividenden.
| Schritt | Wer | Inhalt |
|---|---|---|
| Antrag | Verwaltungsrat / Geschäftsführung | Vorschlag zur Gewinnverwendung |
| Beschluss | General- / Gesellschafterversammlung | Reserven, Dividende, Vortrag |
| Abzug | Gesellschaft | Verrechnungssteuer zum anwendbaren Satz |
| Ablieferung | Gesellschaft an ESTV | Formular und Zahlung innert Frist |
| Auszahlung | Gesellschaft an Gesellschafter | Nettobetrag |
Gewinnvortrag als Alternative
Nicht jeder Gewinn muss verteilt werden. Der Gewinnvortrag belässt einen Teil oder den ganzen Restgewinn auf neue Rechnung. Das ist sinnvoll, wenn Investitionen geplant sind, die Liquidität geschont werden soll oder eine glättende Ausschüttungspolitik gewünscht ist. Der Vortrag erhöht den verteilbaren Bilanzgewinn der Folgejahre.
Gerade für ein KMU ist der Vortrag oft die ruhigere Variante: Er stärkt das Eigenkapital, ohne sofort Verrechnungssteuer und allenfalls Einkommenssteuer auf Ausschüttungen auszulösen.
Bezug zum Kapitaleinlageprinzip
Eine Besonderheit betrifft Rückzahlungen aus den Kapitaleinlagereserven. Nach dem Kapitaleinlageprinzip können offen ausgewiesene und korrekt bei der ESTV gemeldete Kapitaleinlagen unter Voraussetzungen verrechnungssteuerfrei zurückbezahlt werden. Entscheidend ist die saubere Trennung: Kapitaleinlagereserven sind nicht dasselbe wie erwirtschaftete Gewinnreserven, und nur erstere folgen dieser Logik. Wer eine solche Rückzahlung plant, sollte die Voraussetzungen früh klären; das Kapitaleinlageprinzip fasst die Grundsätze zusammen.
Buchung der Ergebnisverwendung
Die Ergebnisverwendung wird erst nach dem Beschluss verbucht, also im neuen Geschäftsjahr. Typische Buchungen sind:
- Zuweisung an Reserven: vom Bilanzgewinn in die jeweilige Reserve.
- Beschlossene Dividende: vom Bilanzgewinn auf eine Verbindlichkeit gegenüber den Gesellschaftern.
- Abzug der Verrechnungssteuer: von dieser Verbindlichkeit auf das Verrechnungssteuer-Kontokorrent.
- Auszahlung des Nettobetrags und Ablieferung der Steuer an die ESTV.
Im KMU-Kontenrahmen finden sich dafür klar getrennte Eigenkapital- und Reservekonten. Wie die Konten zusammenspielen, zeigt der Ratgeber zu Eigenkapital und Ergebnisverwendung sowie die Übersicht zu den Dividenden und Ausschüttungen im Kontenrahmen. Wer den Ablauf vom Abschluss bis zur Verwendung gesamthaft verstehen will, findet im Überblick zum Jahresabschluss in der Schweiz den passenden Rahmen.
Die steuerliche Seite auf Stufe Gesellschaft bleibt davon getrennt: Der Gewinn wird besteuert, bevor er verteilt wird. Eine Einordnung bietet der Beitrag zur Gewinnsteuer für KMU.