Die erste Anstellung ist ein grosser Schritt für ein KMU. Aus einem Einzelunternehmen oder einer kleinen GmbH wird ein Arbeitgeber mit klaren Pflichten gegenüber Mitarbeitenden, Sozialversicherungen und Behörden. Wer die wichtigsten Schritte von Anfang an sauber aufsetzt, vermeidet Nachzahlungen, Versicherungslücken und unnötigen administrativen Aufwand. Dieser Leitfaden zeigt, was vor und nach dem ersten Arbeitstag zu erledigen ist.
Arbeitsvertrag und Mindestinhalt
Grundlage jeder Anstellung ist der Arbeitsvertrag. In der Schweiz kann ein Einzelarbeitsvertrag nach Obligationenrecht (OR) grundsätzlich auch formlos zustande kommen, doch eine schriftliche Vereinbarung ist dringend zu empfehlen. Sie schafft Klarheit und schützt beide Seiten.
Ein guter Arbeitsvertrag regelt mindestens:
- Funktion und Aufgaben der angestellten Person
- Arbeitsort sowie wöchentliche Arbeitszeit und allfälliges Homeoffice
- Lohn, Auszahlungsmodus und ein allfälliger 13. Monatslohn
- Ferienanspruch (mindestens vier Wochen pro Jahr) und Umgang mit Überstunden
- Probezeit und Kündigungsfristen
- Beginn des Arbeitsverhältnisses und gegebenenfalls Befristung
Branchenspezifische Regelungen aus einem Gesamtarbeitsvertrag (GAV) gehen den individuellen Abreden teilweise vor. Bei Ferien und Mehrarbeit lohnt sich früh ein Blick auf die Ferien- und Überstundenrückstellungen, weil diese Ansprüchen direkt die Personalkosten beeinflussen.
Anmeldung bei der Ausgleichskasse
Sobald Lohn ausbezahlt wird, sind AHV/IV/EO-Beiträge abzurechnen. Dazu meldet sich das Unternehmen bei einer Ausgleichskasse an, falls noch kein Anschluss besteht. Die Kasse erfasst den Betrieb als Arbeitgeber und richtet die Abrechnung ein.
Über die Ausgleichskasse laufen in der Regel auch die Beiträge an die Arbeitslosenversicherung (ALV) und die Familienausgleichskasse. Diese Beiträge werden zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geteilt; der Arbeitnehmeranteil wird direkt vom Bruttolohn abgezogen. Eine Übersicht aller Zweige bietet der Beitrag zu den Sozialversicherungen im Überblick.
BVG-Anschluss prüfen
Übersteigt der Jahreslohn die gesetzliche Eintrittsschwelle, wird die Anstellung in der beruflichen Vorsorge (BVG), also der Pensionskasse, obligatorisch. Als Arbeitgeber muss das Unternehmen einer Vorsorgeeinrichtung angeschlossen sein und die neue Person dort anmelden.
Auch hier teilen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Beiträge, wobei der Arbeitgeber mindestens die Hälfte trägt. Wer noch keine Pensionskasse hat, sollte den Anschluss vor dem ersten Lohn klären. Details dazu stehen im Leitfaden zu BVG und Pensionskasse für Arbeitgeber.
Unfallversicherung abschliessen
Jede angestellte Person muss gegen Unfall versichert sein. Die Unfallversicherung (UVG) unterscheidet zwischen:
- Berufsunfall (BU): Prämie trägt der Arbeitgeber.
- Nichtberufsunfall (NBU): ab einem bestimmten wöchentlichen Pensum obligatorisch, Prämie wird üblicherweise dem Arbeitnehmer belastet.
Der Anschluss erfolgt je nach Branche bei der Suva oder einem privaten Versicherer. Wer Mitarbeitende ohne UVG-Deckung beschäftigt, riskiert erhebliche finanzielle Folgen im Schadenfall. Die Anmeldung gehört deshalb zwingend vor den ersten Arbeitstag.
Quellensteuer prüfen
Bei bestimmten Mitarbeitenden ohne Niederlassungsbewilligung muss der Arbeitgeber die Quellensteuer direkt vom Lohn abziehen und an die zuständige kantonale Steuerverwaltung abliefern. Das betrifft typischerweise ausländische Angestellte ohne Bewilligung C.
Der anzuwendende Tarif richtet sich nach Kanton, Zivilstand und weiteren Faktoren. Da die Regeln je nach Situation unterschiedlich sind, lohnt sich eine frühe Abklärung. Eine Einordnung gibt der Beitrag zur Quellensteuer für ausländische Mitarbeitende.
Lohnadministration aufsetzen
Damit der erste Lohnlauf reibungslos klappt, braucht es eine funktionierende Lohnadministration. Sie umfasst die korrekte Berechnung der Abzüge, eine nachvollziehbare Lohnabrechnung und die saubere Verbuchung in der Buchhaltung.
Die folgende Tabelle zeigt, wer die wichtigsten Beiträge trägt:
| Beitrag | Arbeitgeber | Arbeitnehmer |
|---|---|---|
| AHV/IV/EO | ja | ja |
| Arbeitslosenversicherung (ALV) | ja | ja |
| BVG (Pensionskasse) | mindestens 50 % | Restanteil |
| Berufsunfall (BU) | ja | nein |
| Nichtberufsunfall (NBU) | meist nein | meist ja |
| Quellensteuer | abliefern | tragen |
Aus der Bruttolohnsumme ergibt sich nach Abzug der Arbeitnehmeranteile der Nettolohn. Wie eine korrekte Abrechnung aufgebaut ist, zeigt der Leitfaden Lohnabrechnung erstellen. Für die Verbuchung im KMU-Kontenrahmen hilft der Beitrag Personalkosten verbuchen. Eine Software kann diese Schritte weitgehend automatisieren und gehört zu einer modernen Lohn und Personal in der Buchhaltung.
Checkliste für den Start
Vor dem ersten Arbeitstag sollten diese Punkte erledigt sein:
- Arbeitsvertrag schriftlich aufsetzen und unterzeichnen lassen
- Bei der Ausgleichskasse als Arbeitgeber anmelden
- BVG-Anschluss prüfen und die Person bei der Pensionskasse melden
- Unfallversicherung (BU und allenfalls NBU) abschliessen
- Quellensteuerpflicht abklären
- Lohnadministration aufsetzen und ersten Lohnlauf testen
- Personalkosten sauber in der Buchhaltung budgetieren
Wer diese Schritte strukturiert abarbeitet, hat die erste Anstellung rechtlich und buchhalterisch im Griff. Spätestens beim zweiten Mitarbeiter laufen die Prozesse dann fast von selbst.