Am Jahresende haben viele Mitarbeitende noch Ferientage oder Überstunden offen. Diese nicht bezogenen Guthaben sind keine blosse Randnotiz, sondern eine echte Verpflichtung des Unternehmens gegenüber den Angestellten. Wer sie im Abschluss ignoriert, weist die Personalkosten zu tief aus und zeigt einen zu schönen Gewinn. Mit einer sauberen Ferien- und Überstundenrückstellung zeigt die Jahresrechnung den tatsächlichen Aufwand der Periode.
Warum Rückstellungen nötig sind
Das Obligationenrecht (OR) verlangt eine periodengerechte Erfolgsrechnung. Aufwand muss in dem Jahr erfasst werden, in dem er wirtschaftlich entstanden ist. Ferien und Überstunden werden durch die Arbeit im laufenden Jahr verdient, oft aber erst im Folgejahr bezogen oder ausbezahlt. Ohne Rückstellung fallen die Kosten erst dann an, wenn die Tage tatsächlich bezogen werden, und das verzerrt beide Jahre.
Eine Rückstellung sorgt deshalb für:
- eine periodengerechte Zuordnung der Personalkosten,
- einen realistischen Gewinnausweis,
- eine vollständige Abbildung der Verpflichtungen in der Bilanz.
Wie Rückstellungen grundsätzlich funktionieren, beschreibt der Leitfaden zum Thema Rückstellungen bilden und auflösen.
Berechnung der Ferienguthaben
Grundlage ist der offene Ferienanspruch pro Person am Stichtag. Pro Mitarbeitenden wird der Tagessatz mit den noch offenen Ferientagen multipliziert. Ein praktikabler Tagessatz ergibt sich aus dem Jahreslohn geteilt durch die durchschnittliche Anzahl Arbeitstage pro Jahr.
Wichtig ist, den Lohn möglichst vollständig anzusetzen, nicht nur den Grundlohn:
| Bestandteil | In den Tagessatz einbeziehen? |
|---|---|
| Grundlohn | Ja |
| 13. Monatslohn (anteilig) | Ja |
| Regelmässige Zulagen | Ja, wenn dauerhaft |
| Arbeitgeberbeiträge Sozialversicherungen | Ja, anteilig |
| Einmalige Boni | In der Regel nein |
Die anteiligen Arbeitgeberbeiträge (AHV/IV/EO, ALV, BVG, UVG) gehören mit in die Bewertung, denn auch sie fallen beim späteren Bezug an. Ein einfaches Beispiel: Hat eine Person 6 offene Ferientage und einen Tagessatz inkl. Sozialleistungen von rund 320 Franken, beträgt die Rückstellung für diese Person etwa 1'920 Franken.
Überstunden bewerten
Bei Überstunden und Mehrstunden wird gleich vorgegangen, allerdings auf Stundenbasis. Massgebend ist der Stundenansatz, gegebenenfalls inklusive Zuschlag, falls vertraglich oder gesetzlich ein Zuschlag geschuldet ist.
- Mehrstunden bis zur gesetzlichen Höchstarbeitszeit: meist ohne Zuschlag.
- Überstunden im Sinne des OR: je nach Regelung mit Zuschlag, sofern keine abweichende schriftliche Vereinbarung besteht.
- Kompensation vereinbart: nur der reine Stundenwert ist relevant, falls kein Zuschlag fällig wird.
Prüfen Sie Arbeitsverträge und ein allfälliges Reglement, bevor Sie den Ansatz festlegen. So verhindern Sie, dass die Bewertung zu hoch oder zu tief ausfällt.
Buchungssatz für die Rückstellung
Gebucht wird im KMU-Kontenrahmen als Personalaufwand gegen ein Passivkonto. Typisch ist:
- Soll: Personalaufwand (z. B. Ferien- und Überstundenaufwand)
- Haben: Rückstellung Ferien und Überstunden (kurzfristige Verbindlichkeit / passive Rechnungsabgrenzung)
Damit steigt der Aufwand des laufenden Jahres, und die Verpflichtung erscheint in der Bilanz. Wie der laufende Personalaufwand grundsätzlich erfasst wird, zeigt der Beitrag zum Thema Personalkosten verbuchen. Das passende Passivkonto für offene Ferienguthaben beschreiben die Ferienrückstellungen im Kontenrahmen. Eng verwandt sind unterjährige Abgrenzungen, die im Leitfaden zu Lohnabgrenzungen zum Monatsabschluss erklärt werden.
Auflösung im Folgejahr
Im Folgejahr werden die Guthaben bezogen oder ausbezahlt. Dann wird die Rückstellung aufgelöst, damit der Aufwand nicht doppelt entsteht.
In der Praxis bewährt sich ein einfacher Ansatz: Am nächsten Stichtag wird der offene Ferien- und Überstundenbestand neu bewertet, und die Rückstellung wird auf diesen neuen Wert angepasst. Ist der neue Bestand tiefer, wird die Differenz ertragswirksam aufgelöst. Ist er höher, wird zusätzlicher Aufwand gebucht. So bleibt die Position stets aktuell, ohne dass jeder einzelne Bezug separat verbucht werden muss.
Auswirkung auf den Gewinn
Die erstmalige Bildung der Rückstellung senkt den Gewinn des laufenden Jahres, weil der bislang nicht erfasste Aufwand nachgeholt wird. In den Folgejahren wirkt sich nur noch die Veränderung des Bestands aus:
| Situation | Wirkung auf den Gewinn |
|---|---|
| Erstmalige Bildung | Gewinn sinkt |
| Bestand steigt | Gewinn sinkt (zusätzlicher Aufwand) |
| Bestand sinkt | Gewinn steigt (Auflösung) |
| Bestand unverändert | Keine Wirkung |
Eine bewusst zu hohe Rückstellung kann als stille Reserve wirken. Das ist im handelsrechtlichen Rahmen teilweise zulässig, sollte aber massvoll und nachvollziehbar bleiben, damit der Abschluss aussagekräftig bleibt und gegenüber der ESTV standhält.
Dokumentation für den Abschluss
Damit die Rückstellung prüfbar ist, gehört zu jedem Stichtag eine nachvollziehbare Berechnung. Bewährt hat sich eine einfache Liste mit:
- Name bzw. Personalnummer,
- offene Ferientage und Überstunden am Stichtag,
- verwendeter Tages- bzw. Stundenansatz,
- berechneter Betrag pro Person und Total,
- Hinweis auf einbezogene Sozialleistungen.
Diese Aufstellung wird als Beleg zur Buchung abgelegt und mit dem Saldo des Vorjahres verglichen. Sie ist Teil der ordentlichen Abschlussunterlagen und unterliegt der Aufbewahrungspflicht. Wer die laufenden Zeit- und Feriensaldi sauber führt, hat die Grundlage für diese Liste praktisch bereits zur Hand.