Sobald ein Schweizer KMU den ersten Lohn auszahlt, wird die Lohnabrechnung zur monatlichen Pflicht. Sie hält fest, was die Mitarbeitenden verdienen, welche Sozialabzüge vom Bruttolohn abgehen und welcher Betrag am Ende als Nettolohn überwiesen wird. Eine saubere Abrechnung schützt vor Fehlern bei den Ausgleichskassen, schafft Transparenz gegenüber dem Personal und liefert die Grundlage für die korrekte Verbuchung der Personalkosten. Dieser Leitfaden führt Sie als Arbeitgeber Schritt für Schritt vom Bruttolohn bis zum Nettolohn.
Bestandteile der Lohnabrechnung
Eine vollständige Lohnabrechnung folgt immer demselben Grundaufbau. Sie beginnt mit dem Bruttolohn, listet anschliessend alle Abzüge auf und endet beim ausbezahlten Nettolohn. Damit die Abrechnung nachvollziehbar bleibt, gehören folgende Blocks dazu:
- Bruttolohn inklusive Zulagen und allfälliger variabler Bestandteile
- Arbeitnehmerbeiträge an die Sozialversicherungen (AHV/IV/EO, ALV, BVG, NBU)
- allfällige Quellensteuer
- der resultierende Nettolohn als Auszahlungsbetrag
Wer den Aufbau einmal sauber definiert, kann jede weitere Abrechnung nach demselben Schema erstellen. Mehr zum Gesamtkontext finden Sie im Bereich Lohn und Personal in der Buchhaltung.
Bruttolohn und Zulagen
Der Bruttolohn ist der Ausgangspunkt jeder Abrechnung. Er umfasst das vereinbarte Grundgehalt sowie alle weiteren Lohnbestandteile, die als Entgelt für die Arbeit gelten. Dazu zählen unter anderem:
- der vertraglich vereinbarte Monats- oder Stundenlohn
- Zulagen wie Schicht-, Pikett- oder Funktionszulagen
- variable Bestandteile wie Provisionen und Boni
- ein allfälliger 13. Monatslohn, anteilig oder im Auszahlungsmonat
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Lohnbestandteilen und Spesen. Echte Spesen entschädigen tatsächliche Auslagen und sind kein Lohn. Wie Sie diese Grenze sauber ziehen, zeigt der Beitrag zu Verpflegung und Reisespesen abrechnen.
AHV/IV/EO-Abzüge
Vom Bruttolohn werden zuerst die Beiträge an die erste Säule abgezogen. AHV (Alters- und Hinterlassenenversicherung), IV (Invalidenversicherung) und EO (Erwerbsersatzordnung) werden gemeinsam abgerechnet und zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer paritätisch, also je zur Hälfte, getragen. Auf der Lohnabrechnung erscheint nur der Arbeitnehmeranteil als Abzug; den gleich hohen Arbeitgeberanteil zahlt das Unternehmen zusätzlich an die Ausgleichskasse.
Den gesamten Beitrag rechnen Sie und Ihre Ausgleichskasse periodisch ab. Details und aktuelle Ansätze finden Sie im Beitrag zu den AHV/IV/EO-Beiträge. Verwenden Sie immer den jeweils geltenden Satz, da sich die Prozentsätze periodisch ändern können.
ALV und BVG
Neben AHV/IV/EO fallen weitere obligatorische Abzüge an:
- ALV (Arbeitslosenversicherung): ebenfalls paritätisch finanziert und nur bis zu einer Lohnobergrenze geschuldet.
- NBU (Nichtberufsunfallversicherung): Die Prämie wird in der Regel vom Arbeitnehmer getragen, sofern keine andere Vereinbarung besteht. Die Berufsunfallversicherung (BU) zahlt der Arbeitgeber.
- BVG (berufliche Vorsorge): Ab der gesetzlichen Eintrittsschwelle sind Mitarbeitende bei der Pensionskasse zu versichern. Der Beitrag hängt von Alter, Lohn und Vorsorgeplan ab und wird zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt.
Da die BVG-Beiträge je nach Kasse und Alterskategorie variieren, lohnt sich ein Blick auf BVG und Pensionskasse für Arbeitgeber.
Quellensteuer bei Bedarf
Für bestimmte Mitarbeitende muss zusätzlich die Quellensteuer direkt vom Lohn abgezogen werden. Betroffen sind in der Regel Personen ohne Niederlassungsbewilligung C, die in der Schweiz erwerbstätig sind. Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, die Steuer einzubehalten und an die zuständige kantonale Steuerbehörde weiterzuleiten.
Der anzuwendende Tarif richtet sich nach Wohnkanton, Zivilstand, Pensum und Familiensituation. Da die Quellensteuer kantonal geregelt ist, sollten Sie den massgebenden Tarif stets bei der zuständigen Behörde prüfen, bevor Sie ihn in der Lohnabrechnung anwenden.
Nettolohnberechnung
Der Nettolohn ergibt sich, wenn alle Arbeitnehmerabzüge vom Bruttolohn abgezogen werden. Die folgende Tabelle zeigt das Grundschema einer Abrechnung mit Beispielwerten:
| Position | Betrag (CHF) |
|---|---|
| Bruttolohn | 6'000.00 |
| Abzug AHV/IV/EO (Arbeitnehmer) | -318.00 |
| Abzug ALV (Arbeitnehmer) | -66.00 |
| Abzug NBU | -42.00 |
| Abzug BVG (Arbeitnehmer) | -270.00 |
| Nettolohn | 5'304.00 |
Die Beträge dienen nur der Veranschaulichung. Setzen Sie immer den aktuell geltenden Satz der jeweiligen Versicherung ein und berücksichtigen Sie allfällige Quellensteuerabzüge. Den ausbezahlten Nettolohn und die Arbeitgeberbeiträge erfassen Sie anschliessend in der Buchhaltung, wie der Beitrag zu Personalkosten verbuchen zeigt. Auf welchen Konten der Lohnaufwand landet, erklären die Löhne und Gehälter im Kontenrahmen.
Pflichtangaben und Aufbewahrung
Eine korrekte Lohnabrechnung enthält mindestens den Namen von Arbeitgeber und Mitarbeitendem, die Abrechnungsperiode, den Bruttolohn, jeden einzelnen Abzug mit Bezeichnung und Betrag sowie den Nettolohn. Werden Zulagen oder Spesen ausbezahlt, sind diese separat auszuweisen.
Zusätzlich gelten zwei wiederkehrende Pflichten:
- Am Jahresende erstellen Sie für jede Person einen Lohnausweis. Was dabei zu beachten ist, erklärt der Beitrag zum Lohnausweis in der Schweiz.
- Vor der Jahresmeldung an die Ausgleichskasse sollten die ausbezahlten Löhne mit der Buchhaltung übereinstimmen. Wie Sie das prüfen, zeigt die Lohnabstimmung vor der Meldung.
Lohnunterlagen unterliegen wie die übrige Buchhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren gemäss Obligationenrecht. Bewahren Sie Abrechnungen, Lohnjournale und Belege deshalb geordnet und revisionssicher auf.