In der Schweiz ergeben sich die Anforderungen an eine Rechnung vor allem aus dem Mehrwertsteuergesetz. Für Ihre Geschäftskunden ist die Rechnung der Beleg, mit dem sie die Vorsteuer zurückfordern. Fehlt eine Angabe, kann die ESTV den Vorsteuerabzug bei einer Kontrolle in Frage stellen, und der Kunde wird eine korrigierte Rechnung verlangen.
Die sechs Angaben nach Art. 26 MWSTG
| Nr. | Angabe | Praxis |
|---|---|---|
| 1 | Name und Ort des Leistungserbringers, Hinweis auf die MWST-Pflicht und MWST-Nummer | «CHE-123.456.789 MWST» |
| 2 | Name und Ort des Leistungsempfängers | so, wie der Kunde im Geschäftsverkehr auftritt |
| 3 | Datum oder Zeitraum der Leistung | nur nötig, wenn es vom Rechnungsdatum abweicht |
| 4 | Art, Gegenstand und Umfang der Leistung | «Beratung Jahresabschluss, 12 Stunden» statt «Dienstleistungen» |
| 5 | Entgelt | Betrag netto oder inklusive MWST |
| 6 | Steuersatz und Steuerbetrag | bei Preisen inklusive MWST genügt der Satz |
Die Liste stammt aus Art. 26 MWSTG. Werden Leistungen zu verschiedenen Sätzen verrechnet, etwa Lebensmittel zu 2.6 % und Getränke zu 8.1 %, muss ersichtlich sein, welcher Satz für welche Position gilt.
Was das MWSTG nicht verlangt
Anders als in der EU ist in der Schweiz keine fortlaufende Rechnungsnummer gesetzlich vorgeschrieben, ebenso wenig die Adresse des Kunden mit Strasse oder ein Fälligkeitsdatum. In der Praxis gehören diese Angaben trotzdem auf jede Rechnung: Die Nummer verbindet Rechnung, offenen Posten und Zahlung, und mit einer QR-Rechnung samt QR-Referenz ordnet Ihre Buchhaltung den Zahlungseingang automatisch zu. Mehr dazu im Beitrag zu Rechnungsnummernkreisen und Nummernlücken.
Firmenname wie im Handelsregister
Ist Ihr Unternehmen im Handelsregister eingetragen, müssen Sie die Firma auf Rechnungen und Briefen vollständig und unverändert verwenden, inklusive Rechtsform. «Muster Treuhand» statt «Muster Treuhand GmbH» genügt nicht. Ein Kurzname oder eine Marke darf zusätzlich erscheinen.
Sonderfälle
- Kassenzettel bis 400 CHF: Angaben zum Leistungsempfänger dürfen fehlen. Das betrifft vor allem Detailhandel und Gastronomie.
- Nicht MWST-pflichtig: Kleinunternehmen unter der Umsatzgrenze stellen Rechnungen ohne MWST und ohne MWST-Nummer aus. Wer trotzdem MWST ausweist, schuldet sie der ESTV.
- Saldosteuersatz: Auf der Rechnung steht der gesetzliche Satz, zum Beispiel 8.1 %, nicht der Saldosteuersatz. Hintergründe im Beitrag MWST-Saldosteuersatz.
- Export und Leistungen ins Ausland: Rechnung ohne Schweizer MWST, mit Hinweis auf die Steuerbefreiung bzw. den Leistungsort im Ausland.
- Fremdwährung: Bei Rechnungen in EUR muss der Steuerbetrag für die Abrechnung in CHF umgerechnet werden, siehe MWST bei Fremdwährungsrechnungen.
Checkliste vor dem Versand
- Firma und MWST-Nummer korrekt im Briefkopf.
- Kunde vollständig, bei Firmen mit Rechtsform.
- Leistung konkret beschrieben, Leistungszeitraum angegeben.
- Satz und Steuerbetrag pro Satzgruppe ausgewiesen.
- Rechnungsnummer, Zahlungsfrist und QR-Zahlteil mit QR-Referenz.
Eine fertige Vorlage mit QR-Zahlteil bietet die kostenlose Rechnung. Wie Sie eine fehlerhafte Rechnung korrigieren, erklärt der Ratgeber zu Gutschriften und Rechnungskorrekturen. Eine ausführliche Übersicht gibt auch der Beitrag Rechnung: Pflichtangaben in der Schweiz.