Wer Rechnungen stellt, kennt das Problem: Ein Teil der Kundschaft zahlt nicht termingerecht. Für Schweizer KMU ist das mehr als ein Ärgernis, denn jede unbezahlte Rechnung bindet Liquidität, die im Tagesgeschäft fehlt. Ein durchdachtes Mahnwesen sorgt dafür, dass offene Forderungen systematisch nachverfolgt werden, ohne dass die Kundenbeziehung darunter leidet. Es geht nicht um Härte, sondern um Verlässlichkeit: Wer klar kommuniziert, wird in der Regel auch schneller bezahlt.
Zahlungsziele und Verzug
Der Ausgangspunkt jedes Mahnwesens ist das Zahlungsziel auf der Rechnung. In der Schweiz sind 30 Tage übliche Praxis, doch die Frist ist frei vereinbar und sollte zur Branche passen. Wichtig ist, dass das Zahlungsziel und die Bedingungen sauber definiert sind. Wie Sie diese Vorgaben sinnvoll setzen, lesen Sie im Beitrag zu Zahlungskonditionen festlegen.
Rechtlich gilt: Ist ein festes Verfalldatum vereinbart, gerät die Kundschaft nach dem Obligationenrecht (OR) mit Ablauf dieses Datums automatisch in Verzug. Fehlt ein konkretes Datum, tritt der Verzug erst mit einer Mahnung ein. Aus diesem Grund lohnt es sich, auf jeder Rechnung ein eindeutiges Fälligkeitsdatum anzugeben, statt nur “zahlbar in 30 Tagen” zu schreiben.
Mahnstufen festlegen
Ein bewährtes Mahnwesen arbeitet mit mehreren Stufen, die im Ton schrittweise verbindlicher werden. So bleibt Raum für Versehen, ohne dass berechtigte Forderungen liegen bleiben. Eine typische Struktur für KMU:
| Stufe | Zeitpunkt nach Fälligkeit | Ton | Inhalt |
|---|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | ca. 7 Tage | freundlich | Hinweis, oft ohne Gebühr |
| 1. Mahnung | ca. 14 Tage | sachlich | neue Frist, ggf. Gebühr |
| 2. Mahnung | ca. 21 Tage | bestimmt | letzte Frist, Verzugszins |
| Letzte Mahnung | ca. 30 Tage | verbindlich | Ankündigung der Betreibung |
Die genauen Fristen sind kein Gesetz, sondern eine Frage Ihrer Liquiditätsstrategie. Wichtiger als die exakte Anzahl Tage ist, dass die Stufen konsequent und immer gleich angewendet werden.
Mahngebühren und Verzugszinsen
Beim Thema Gebühren ist Augenmass gefragt. Mahngebühren müssen sich an den tatsächlichen Aufwand anlehnen und sollten in den Zahlungskonditionen oder im Vertrag angekündigt sein. Pauschalen in moderater Höhe sind üblich; überhöhte Gebühren können im Streitfall gekürzt werden.
Der Verzugszins ist gesetzlich verankert. Nach OR beträgt er für Geldschulden ohne abweichende Vereinbarung den gesetzlichen Satz pro Jahr; ein höherer Satz ist nur gültig, wenn er vorher schriftlich vereinbart wurde. Beachten Sie:
- Verzugszinsen laufen ab Verzugseintritt, nicht erst ab der ersten Mahnung.
- Sie sind getrennt von Mahngebühren auszuweisen.
- Bei MWST-pflichtigen Leistungen ändern sich Mahngebühren und Zinsen nichts an der bereits abgerechneten Mehrwertsteuer (MWST) der Hauptforderung.
Betreibung als letztes Mittel
Zahlt die Kundschaft trotz aller Mahnungen nicht, bleibt die Betreibung über das zuständige Betreibungsamt. Sie ist kein Inkassobüro, sondern ein staatliches Verfahren und sollte bewusst als letzter Schritt eingesetzt werden, denn sie belastet die Geschäftsbeziehung dauerhaft. Vor der Einleitung lohnt sich immer ein letzter direkter Kontakt.
Praktischer Ablauf in Kürze:
- Betreibungsbegehren beim Betreibungsamt am Wohn- oder Sitzort der Schuldnerschaft einreichen.
- Das Amt stellt den Zahlungsbefehl zu.
- Erfolgt kein Rechtsvorschlag und keine Zahlung, kann die Fortsetzung verlangt werden.
- Bei Rechtsvorschlag braucht es einen gerichtlichen Schritt zur Beseitigung.
Halten Sie alle Belege, Rechnungen und Mahnungen bereit. Eine saubere Dokumentation beschleunigt das Verfahren erheblich.
Kommunikation mit Kunden
Ein gutes Mahnwesen ist auch eine Frage des Tons. Viele Zahlungsverzögerungen entstehen durch Vergessen, Liquiditätsengpässe oder Unstimmigkeiten zur Leistung. Wer freundlich und lösungsorientiert auftritt, erhält eher eine rasche Zahlung als wer sofort droht.
- Bieten Sie bei längeren Engpässen eine Ratenzahlung an, schriftlich festgehalten.
- Prüfen Sie Reklamationen ernsthaft, bevor Sie weiter mahnen.
- Halten Sie Stammkunden anders als Einmalkunden, ohne Forderungen aufzugeben.
- Bleiben Sie in jeder Stufe sachlich und nachvollziehbar.
Automatisierung des Mahnlaufs
Manuelles Mahnen kostet Zeit und wird im Alltag oft vergessen. Eine moderne Buchhaltungssoftware erkennt überfällige Rechnungen automatisch und schlägt den nächsten Mahnlauf vor. Typische Funktionen sind voreingestellte Mahnstufen, automatische Fristberechnung, Vorlagen für jede Stufe und die direkte Verbuchung von Gebühren.
Die Automatisierung sorgt für Konsequenz: Jede Rechnung wird gleich behandelt, unabhängig davon, wie voll der Arbeitstag ist. So wird das Mahnwesen vom lästigen Sonderfall zum verlässlichen Standardprozess, der eng mit der QR-Rechnung im Alltag nutzen verknüpft ist.
Bezug zum Forderungsmanagement
Mahnwesen ist ein Baustein des grösseren Forderungsmanagements. Es beginnt schon bei der Bonitätsprüfung und endet erst, wenn das Geld auf dem Konto ist. Wer seine offene Forderungen im Blick behalten will, braucht eine aktuelle Debitorenübersicht und feste Routinen. Vertiefendes dazu finden Sie im Beitrag zu Forderungsmanagement und Mahnroutine sowie unter Debitorenmanagement verbessern.
Offene Posten, die trotz Mahnung nicht eingehen, müssen am Ende wertberichtigt oder ausgebucht werden. Welche Konten dafür vorgesehen sind, zeigen die Wertberichtigungen und Forderungsausfälle im Kontenrahmen.
Ein funktionierendes Mahnwesen wirkt direkt auf die Liquidität: Je schneller Forderungen eingehen, desto weniger Fremdfinanzierung ist nötig. Damit ist es ein zentraler Hebel für die Finanzierung und Liquidität für KMU.