Wer eine Leistung erbringt, will dafür auch bezahlt werden, und zwar möglichst rasch. Zahlungskonditionen sind die Spielregeln, die festlegen, bis wann, in welcher Form und zu welchen Bedingungen ein Kunde eine Rechnung begleicht. Für ein Schweizer KMU sind sie weit mehr als eine Fussnote auf der Rechnung: Sie entscheiden mit darüber, ob am Monatsende genug Geld auf dem Konto liegt, um Löhne, Lieferanten und die MWST an die ESTV zu bezahlen. Klare Konditionen schützen die Liquidität und beugen Zahlungsausfällen vor.
Zahlungsziele festlegen
Das Zahlungsziel ist die Frist, innerhalb derer eine Rechnung zu bezahlen ist. In der Schweiz sind 30 Tage netto verbreitet, doch es gibt keine gesetzliche Vorgabe: Sie dürfen das Ziel frei vereinbaren. Kürzere Fristen verbessern den Geldfluss, längere können ein Verkaufsargument sein.
Faustregeln für sinnvolle Zahlungsziele:
- Kurz halten, wo es geht. 10 oder 14 Tage sind bei Dienstleistungen oft akzeptiert und bringen das Geld schneller herein.
- Klar formulieren. Schreiben Sie ein konkretes Datum oder eine eindeutige Frist auf die Rechnung, nicht nur “zahlbar nach Erhalt”.
- Verzug regeln. Nach Ablauf des Ziels gerät der Kunde in Verzug. Das Obligationenrecht (OR) erlaubt dann grundsätzlich einen Verzugszins. Wie es danach weitergeht, zeigt der Beitrag zum Mahnwesen aufbauen.
Skonto als Anreiz
Mit Skonto belohnen Sie Kunden, die früh zahlen, mit einem prozentualen Abzug. Eine typische Formulierung lautet: “10 Tage 2 % Skonto, 30 Tage netto.” Der Kunde entscheidet selbst, ob er den Rabatt nutzt oder das volle Zahlungsziel ausschöpft.
Skonto ist ein zweischneidiges Instrument. Es beschleunigt den Zahlungseingang, kostet aber Marge. Rechnen Sie den effektiven Jahreszins durch, bevor Sie einen Satz festlegen, denn ein scheinbar kleiner Prozentsatz kann auf das Jahr hochgerechnet teuer sein. Verbuchung und Mehrwertsteuerfolgen erklärt der Ratgeber zu Skonti und Zahlungsabzüge. Wichtig: Der Skontoabzug mindert das Entgelt und damit die geschuldete MWST.
Kreditlimiten je Kunde
Wer auf Rechnung liefert, gewährt faktisch einen Lieferantenkredit. Eine Kreditlimite legt fest, wie viel offener Betrag pro Kunde maximal ausstehen darf. So begrenzen Sie das Risiko, falls ein einzelner Kunde ausfällt.
| Kundengruppe | Empfohlene Limite | Konditionen |
|---|---|---|
| Neukunde, unbekannt | tief oder Vorauszahlung | erste Rechnung im Voraus |
| Bestandskunde, gute Zahlungsmoral | mittel bis hoch | Standardziel mit Skonto |
| Grosskunde mit Volumen | individuell vereinbart | längeres Ziel, klare Limite |
| Auffällige Zahlungsmoral | reduziert | Vorkasse oder Anzahlung |
Die Limite ist kein starrer Wert. Sie wächst mit dem Vertrauen und sollte regelmässig überprüft werden. Ein sauberes Debitorenmanagement verbessern hilft, offene Posten und Limiten im Blick zu behalten.
Bonitätsprüfung
Bevor Sie einem neuen Kunden grosszügige Konditionen einräumen, lohnt sich eine kurze Bonitätsprüfung. Sie muss nicht aufwendig sein:
- Handelsregister prüfen: Existiert die Firma, wer ist zeichnungsberechtigt, welche Rechtsform liegt vor?
- Auskunft einholen bei einer Wirtschaftsauskunftei, vor allem bei grösseren Aufträgen.
- Zahlungserfahrung intern dokumentieren: Wie hat der Kunde bisher gezahlt?
Gerade bei einer Einzelfirma haftet der Inhaber mit dem Privatvermögen, während bei GmbH oder AG nur das Gesellschaftsvermögen einsteht. Diese Information fliesst direkt in die Festlegung von Limite und Konditionen ein.
Vorauszahlung und Anzahlung
Bei neuen oder risikobehafteten Kunden, bei grossen Aufträgen oder langer Projektdauer sind Vorauszahlung und Anzahlung ein wirksamer Schutz. Eine Vorauszahlung deckt den Betrag ganz ab, eine Anzahlung einen Teil, etwa als Teilrechnung zu Projektbeginn.
Beachten Sie dabei die MWST-Folgen: Auch auf Vorauszahlungen wird die Steuer fällig, sobald das Entgelt vereinnahmt ist. Wie Sie gestaffelte Zahlungen sauber abbilden, zeigt der Beitrag Teilrechnung und Akonto handhaben. Anzahlungen reduzieren das Ausfallrisiko deutlich, weil Sie nie das volle Volumen vorfinanzieren.
Konditionen in den AGB
Damit Ihre Konditionen rechtlich greifen, gehören sie in die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) oder klar in den Vertrag und auf die Rechnung. Wichtig ist, dass die AGB dem Kunden vor Vertragsabschluss bekannt sind. In die AGB gehören typischerweise:
- Zahlungsziel und Skontoregelung
- Verzugszins und Mahngebühren
- Eigentumsvorbehalt bei Warenlieferungen
- Gerichtsstand und anwendbares Recht
Die einzelnen Rechnungen müssen überdies die Pflichtangaben enthalten. Was darauf nicht fehlen darf, fasst der Beitrag zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung zusammen. Einen Gesamtüberblick liefert der Bereich Rechnung und Zahlung in der Schweiz.
Wirkung auf den Cashflow
Zahlungskonditionen sind ein direkter Hebel auf den Cashflow. Jeder Tag, den eine Rechnung früher bezahlt wird, verkürzt die Zeit, in der Sie Ihre eigenen Kosten vorfinanzieren. Drei Stellschrauben wirken zusammen:
- Kürzere Zahlungsziele holen Geld schneller herein.
- Skonto beschleunigt Zahlungen, kostet aber Marge.
- Kreditlimiten und Bonitätsprüfung senken das Ausfallrisiko.
Bilden Sie diese Effekte in einer rollenden Planung ab. Wie das geht, zeigt der Leitfaden Liquiditätsplanung erstellen. Wer Konditionen, Limiten und Mahnwesen aufeinander abstimmt, gewinnt finanzielle Stabilität, ohne Kunden zu verlieren.