Lønkonti er den del af kontoplanen, hvor flest posteringer kommer fra et andet system. Lønsystemet beregner løn, skat og bidrag og sender én samlet postering til bogføringen. Det fungerer kun, hvis kontoplanen har præcis de konti, posteringen skal ramme, og hvis hver af dem kan afstemmes.
Omkostningskonti i resultatopgørelsen
| Konto (eksempel) | Indhold |
|---|---|
| Gager og lønninger | Bruttoløn inkl. medarbejderens egne andele af skat, AM-bidrag og pension |
| Feriepenge og ferietillæg | Optjent ferie og regulering af feriepengeforpligtelsen |
| Pension, arbejdsgiverbidrag | Virksomhedens egen pensionsandel |
| ATP og lovpligtige bidrag | Arbejdsgiverandel af ATP, AES, AUB, Barsel.dk og FIB |
| Bonus og provision | Periodiseret variabel løn |
| Personalegoder og øvrige personaleomkostninger | Fx personaleforsikringer, kurser, julefrokost |
Små virksomheder kan klare sig med færre konti, men skil altid løn, pension og lovpligtige bidrag ad, fordi de ofte skal oplyses særskilt i årsrapporten. Lønarter i lønsystemet bør mappes direkte til disse konti; se lønarter og kontoplan.
Skyldige lønposter i balancen
Hver lønkørsel skaber gæld, som først forsvinder, når pengene er betalt. Den lønrelaterede gæld er typisk fordelt sådan:
| Gældskonto | Opstår ved | Nulstilles ved | Afstemmes mod |
|---|---|---|---|
| Skyldig nettoløn | Lønkørsel | Udbetaling til medarbejderne | Lønsedler/udbetalingsliste |
| Skyldig A-skat | Lønkørsel | Betaling til Skattestyrelsen | eIndkomst |
| Skyldigt AM-bidrag | Lønkørsel | Betaling til Skattestyrelsen | eIndkomst |
| Skyldig ATP og Samlet betaling | Lønkørsel/periodisering | Betaling af opkrævning | Opkrævning fra Samlet betaling |
| Skyldig pension | Lønkørsel | Betaling til pensionsselskab | Pensionsselskabets opkrævning |
| Skyldige feriepenge | Løbende optjening | Afholdelse eller afregning | Ferieopgørelse pr. medarbejder |
De enkelte konti er beskrevet nærmere i A-skat og løntilbageholdelse, arbejdsgiverbidrag, pension og feriepenge.
Hvorfor ikke én samlet konto for “skyldig løn”? Fordi hver gæld har sin egen modtager og sin egen frist. Med én samlekonto kan en ubetalt pensionsopkrævning skjule sig bag en forudbetalt A-skat, og ingen opdager det før årsafslutningen.
Én lønkørsel fra start til slut
- Lønsystemet beregner løn og bogfører: debet omkostningskonti, kredit gældskonti.
- Nettolønnen udbetales: debet skyldig nettoløn, kredit bank.
- A-skat og AM-bidrag betales efter fristen: debet de to gældskonti, kredit bank.
- Pension og Samlet betaling betales, når opkrævningerne kommer.
- Ved månedsluk skal alle saldi kunne forklares med uafregnede beløb.
Aktiebaseret aflønning
Medarbejderaktier og -optioner er en del af lønnen, når de udnyttes eller tildeles efter aftalen; beskatningen afhænger af ordningen. Skattemæssigt kan nogle ordninger beskattes som aktieindkomst ved salg i stedet for som løn, hvis betingelserne er opfyldt. Regnskabsmæssigt kræver ordningerne en særskilt vurdering, især i større virksomheder; oplys om dem i noterne, og afklar behandlingen med revisor, før ordningen indføres.
Typiske fejl i lønbogføringen
- Nettoløn bogført som omkostning direkte fra banken. Så mangler skat og bidrag i omkostningen, og gældskontiene viser forkerte saldi.
- Gamle saldi på en gældskonto, fordi en betaling er bogført på en anden konto. Find betalingen i banken og omklassificér.
- Ejerløn i enkeltmandsvirksomhed. Ejeren kan ikke få løn fra sin egen personlige virksomhed; hævninger er private og hører til på egenkapitalen.
Læs også lønafstemning før indberetning.