La hostelería y la restauración son sectores con una contabilidad muy particular. Un bar o un restaurante mueve mucho efectivo, factura cientos de tickets al día, mezcla varios tipos de IVA, trabaja con materias primas perecederas y suele tener una plantilla con alta rotación. Llevar bien las cuentas no es solo cumplir con la Agencia Tributaria (AEAT): es la única forma de saber si el negocio gana dinero de verdad, plato a plato y día a día. Esta guía repasa las particularidades contables y fiscales que conviene dominar.
Tipos de IVA en hostelería
El primer reto es que en un mismo negocio conviven varios tipos de IVA. El servicio de comidas y bebidas consumidas en el local (servicio de restauración) tributa habitualmente al tipo reducido, mientras que determinados productos vendidos para llevar o ciertas bebidas pueden ir al tipo general. Esa mezcla obliga a configurar bien cada artículo en el TPV y a no aplicar un porcentaje único a toda la venta.
Algunos ejemplos habituales de como se separan las operaciones:
- consumo de menú, raciones y bebidas en sala o terraza al tipo reducido
- bebidas alcohólicas y algunos productos de tienda que pueden ir al tipo general
- catering y eventos, según las condiciones del servicio prestado
Para no equivocarte conviene repasar los tipos de IVA aplicables a cada operación antes de configurar la carta en el sistema de cobro. Un error de tipo se arrastra hasta el Modelo 303 de IVA trimestral y, después, al resumen anual.
Control de caja y arqueos
En hostelería el efectivo sigue teniendo mucho peso, así que el arqueo de caja es una rutina obligatoria. Al cierre de cada turno o de la jornada se cuenta el dinero físico y se compara con lo que dice el TPV. Las descuadres pequeños son normales, pero un patrón de diferencias suele indicar errores de cobro, propinas mal gestionadas o falta de control.
Buenas prácticas de control de caja:
- contar el fondo de cambio al abrir y separarlo de la recaudación
- registrar las salidas de efectivo (proveedores que cobran en mano, gastos menores)
- documentar las propinas y su tratamiento
- hacer un arqueo por turno y firmar el resultado
Establecer una rutina de cierre diario de caja evita sorpresas a fin de mes y deja un rastro claro de cada euro que entra y sale.
Cobros con TPV y conciliación
Cada vez se cobra más con tarjeta, así que el datáfono o TPV se convierte en una fuente de datos clave. El importe que el banco abona no siempre coincide con la venta del día: hay comisiones, abonos agrupados de varios días y desfases de fecha. Por eso hay que conciliar lo que registra el sistema de venta con lo que llega a la cuenta bancaria.
| Concepto | Origen del dato | Qué comprobar |
|---|---|---|
| Ventas en efectivo | arqueo de caja | que cuadre con el cierre del TPV |
| Cobros con tarjeta | extracto del datáfono | importe bruto menos comisiones |
| Abonos bancarios | extracto bancario | fecha valor y agrupación de días |
| Comisiones | liquidación del banco | registro como gasto deducible |
Automatizar la conexión bancaria y conciliación ahorra muchas horas y reduce los errores manuales típicos de un negocio con cientos de movimientos.
Escandallos y márgenes
El escandallo es el cálculo detallado del coste de cada plato o bebida a partir de sus ingredientes. Sin escandallos no se puede saber el margen real de la carta ni fijar precios con criterio. Es, probablemente, la herramienta de gestión más importante de un restaurante.
Para construir un escandallo útil conviene:
- desglosar cada ingrediente con su cantidad y coste por unidad
- añadir mermas, raciones reales y posibles desperdicios
- calcular el coste de materia prima por plato
- comparar ese coste con el precio de venta sin IVA
- revisar el escandallo cuando suben los precios de los proveedores
El indicador clave es el coste de materia prima sobre las ventas (el llamado food cost). Controlarlo permite detectar platos poco rentables y ajustar la carta. Un plato puede venderse mucho y, aun así, aportar poco margen. Las compras de materia prima se imputan a las cuentas de compras y coste de ventas.
Gestión de existencias perecederas
A diferencia de un comercio tradicional, en hostelería buena parte del stock es perecedero: caduca, se estropea o se desperdicia. Un control deficiente de existencias se traduce directamente en pérdidas. Conviene aplicar criterios de rotación como FIFO (lo primero que entra es lo primero que sale) y registrar las mermas.
Aspectos a vigilar en el inventario:
- recuentos periódicos de almacén, cámara y barra
- registro de mermas, roturas y caducidades
- comparar el consumo teórico (según escandallos) con el consumo real
- ajustar las compras a la rotación para no inmovilizar dinero
Estos controles enlazan con la gestión de tesorería en una pyme, porque cada euro de stock parado es liquidez que no está disponible.
Personal y nóminas con alta rotación
La hostelería se caracteriza por plantillas amplias y muy cambiantes: contratos a tiempo parcial, extras de fin de semana, refuerzos de temporada y bajas frecuentes. Esto multiplica el trabajo de nóminas y las altas y bajas en la Seguridad Social, que deben gestionarse en plazo para evitar sanciones.
Para no perder el control conviene tener clara la gestión de nóminas y, sobre todo, calcular bien el coste real de un trabajador, que incluye el salario bruto más las cotizaciones a cargo de la empresa. El personal suele ser la mayor partida de gasto, por encima incluso de la materia prima.
Obligaciones de facturación
Aunque la mayoría de clientes se conforma con el ticket, el negocio debe poder emitir factura completa cuando se la pidan (por ejemplo, una comida de empresa). Eso obliga a llevar una numeración correlativa, conservar los registros y cumplir con la normativa de facturación, cada vez más digital.
Conviene tener presente:
- los datos obligatorios de una factura cuando un cliente la solicita
- la correcta numeración y series de tickets y facturas
- la evolución hacia la factura electrónica obligatoria y los nuevos sistemas de registro
- la conservación de los justificantes para deducir el IVA soportado
Tanto autónomos como sociedades (SL) deben aplicar el Plan General Contable (PGC) al registrar estas operaciones, con sus cuentas de ventas, existencias y personal.
Consejos de control
Algunas prácticas sencillas marcan la diferencia entre un negocio que sabe lo que gana y otro que solo mira la caja al final del día:
- haz un arqueo por turno y concilia el TPV cada día
- mantén los escandallos actualizados y revisa el food cost cada mes
- controla el food cost y el coste de personal como porcentaje de ventas
- vigila las mermas del stock perecedero
- separa contablemente los productos con distinto tipo de IVA
- presenta en plazo el Modelo 303 de IVA trimestral y el calendario fiscal de la Agencia Tributaria
Si automatizas la captura de tickets, la conciliación bancaria y las nóminas, te quedará tiempo para lo importante: la cocina, la sala y el margen.